Como criar controle de ponto na empresa?

Controlar o ponto dos funcionários pode parecer difícil, mas é muito importante para o departamento de pessoal de uma empresa.

Além de ser uma obrigação para empresas com mais de 10 funcionários, é essencial para evitar problemas legais e financeiros.

Registrar os horários de entrada e saída dos funcionários ajuda a saber se estão presentes, atrasados, de férias ou trabalhando além do horário.

Se você está buscando orientações sobre como implementar um sistema de controle de ponto eficaz em sua empresa, este artigo é para você.

Continue lendo para descobrir os passos essenciais para criar e manter um controle de ponto que atenda às necessidades da sua organização.

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Controle de ponto e a Jornada de Trabalho

O controle de ponto resume-se em registrar as horas trabalhadas pelos funcionários de uma empresa. Criar controle de ponto significa simplesmente anotar todos os momentos do dia de trabalho de um colaborador.

Isso inclui a entrada, os intervalos para descanso ou refeição, o retorno após o intervalo e a saída. Se houver horas extras, elas também precisam ser registradas, com o início e o fim, sendo importante lembrar que o máximo permitido são duas horas extras.

Por muito tempo, o controle de ponto foi feito manualmente, muitas vezes em um livro preto. Com o avanço da tecnologia, era natural que esse sistema se tornasse automatizado.

A CLT permite que o controle de ponto seja feito manualmente, de forma mecânica ou eletrônica.

Mas por que o controle de ponto é importante? Continue lendo para entender melhor este assunto.

Por que criar controle de ponto é tão importante?

Quando uma empresa contrata um novo funcionário, isso geralmente é feito com um objetivo específico em mente. Para garantir que esse objetivo seja alcançado, é estabelecida uma jornada de trabalho para o colaborador.

Então, como saber se o colaborador está cumprindo corretamente suas horas de trabalho sem um registro adequado dos horários?

A falta de controle de ponto na empresa torna impossível saber se as horas acordadas estão sendo cumpridas. Isso pode impactar diretamente na produtividade do colaborador, afetando, por consequência, os resultados financeiros da empresa.

Sem trabalho, não há dinheiro para cumprir as obrigações financeiras.

O controle de ponto é essencial para calcular o pagamento do colaborador. Mesmo que haja um acordo sobre a jornada de trabalho, é necessário que o colaborador cumpra essa jornada para receber o salário combinado.

Por todos esses motivos, é importante criar controle de ponto eficiente para garantir o bom funcionamento da empresa e manter a organização em dia. Além disso, criar controle de ponto também serve para evitar processos trabalhistas, especialmente relacionados a horas extras.

Reduzir custos e erros operacionais também é uma grande vantagem de ter um controle de ponto eficiente. Isso ajuda a evitar erros na folha de pagamento e a calcular corretamente os custos com os colaboradores, proporcionando uma base sólida em caso de auditorias ou processos legais.

Além disso, um controle de ponto eficaz permite uma gestão mais precisa do tempo dos funcionários. Isso ajuda a identificar faltas, atrasos e horas extras, permitindo que a empresa tome medidas para melhorar seu desempenho.

Portanto, é essencial criar controle de ponto eficiente para garantir o sucesso e a saúde financeira da empresa.

Como Criar Controle de Ponto Eficaz?

Para criar controle de ponto eficaz na sua empresa, você pode seguir algumas etapas simples:

1. Escolha do Método de Registro:

Decida qual método de registro de ponto será mais adequado para sua empresa, seja ele manual, mecânico ou eletrônico. Considere as necessidades da empresa, o número de funcionários e a praticidade do método escolhido.

2. Definição das Regras:

Estabeleça as regras claras para o controle de ponto, incluindo os horários de entrada, saída e intervalos. Certifique-se de que todos os funcionários compreendam e estejam cientes das políticas de registro de ponto.

3. Utilize Tecnologia:

Se optar por um sistema eletrônico, escolha uma solução confiável e fácil de usar. Existem muitas opções disponíveis, como aplicativos de registro de ponto, relógios de ponto biométricos ou cartões de ponto eletrônicos.

4. Treinamento dos Funcionários:

Capacite os funcionários para utilizar o sistema de controle de ponto corretamente. Forneça treinamento adequado sobre como registrar os horários de forma precisa e dentro das políticas da empresa.

5. Monitoramento e Manutenção:

Mantenha um acompanhamento regular do sistema de controle de ponto para garantir sua eficácia. Realize auditorias periódicas para identificar e corrigir eventuais problemas ou irregularidades.

6. Cumprimento Legal:

Certifique-se de que o controle de ponto está em conformidade com as leis trabalhistas locais e regulamentações governamentais. Esteja ciente dos requisitos legais relacionados ao registro de ponto, horas extras e descanso dos funcionários.

7. Flexibilidade e Adaptabilidade:

Esteja aberto a ajustes no sistema de controle de ponto conforme necessário. À medida que a empresa cresce ou as necessidades mudam, o sistema de registro de ponto pode precisar ser adaptado para garantir sua eficácia contínua.

Seguindo essas etapas, você estará no caminho certo para criar controle de ponto eficaz que atenda às necessidades da sua empresa e ajude a garantir o cumprimento das políticas internas e das leis trabalhistas.

Qual é o tipo de controle de ponto mais eficaz?

De acordo com a Portaria 671 do MTE a marcação de ponto pode ser feito por registro manual (livros de ponto), registro mecânico (relógios cartográficos) e o registro eletrônico pelo REP ou sistema online.

Se seu objetivo é criar controle de ponto eficaz, é importante escolher o mais moderno, com a melhor tecnologia.

No passado o livro de ponto já foi a melhor alternativa. Hoje o tipo de controle de ponto mais eficaz é o controle de ponto eletrônico, também conhecido como ponto digital.

Este método oferece uma série de vantagens e diferenciais que o tornam uma escolha popular para empresas de diversos tamanhos e setores.

1. Precisão: O controle de ponto eletrônico registra os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários de forma precisa e automática. Isso reduz significativamente as chances de erros ou fraudes nos registros de ponto.

2. Agilidade: Com o ponto digital, os funcionários podem registrar seus horários de forma rápida e fácil, geralmente por meio de dispositivos como cartões magnéticos, biometria ou aplicativos móveis. Isso economiza tempo tanto para os colaboradores quanto para o departamento de recursos humanos.

3. Armazenamento Seguro: Os registros de ponto eletrônico são armazenados de forma segura em sistemas informatizados, o que garante a integridade e a confidencialidade das informações. Além disso, esses registros podem ser facilmente acessados e auditados quando necessário.

4. Flexibilidade: O controle de ponto eletrônico oferece mais flexibilidade em termos de localização e horário de registro. Os funcionários podem registrar seus pontos de qualquer lugar, seja no escritório, em casa ou em trânsito, desde que haja acesso à internet ou aos dispositivos de registro.

5. Conformidade Legal: Muitos sistemas de ponto digital são projetados para estar em conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações governamentais. Isso ajuda as empresas a evitarem problemas legais relacionados ao registro de ponto, horas extras e outras questões trabalhistas.

6. Análise e Relatórios: Os sistemas de controle de ponto eletrônico geralmente oferecem recursos avançados de análise e geração de relatórios. Isso permite que os gestores acompanhem facilmente as horas trabalhadas, identifiquem padrões de frequência e tomem decisões informadas para melhorar a gestão do tempo e da produtividade.

Esses diferenciais tornam o controle de ponto eletrônico uma opção altamente eficaz para empresas que buscam uma maneira confiável, precisa e conveniente de gerenciar a frequência dos funcionários.

TWO: O melhor sistema de controle de ponto eletrônico!

Você está pronto para elevar a gestão de tempo e presença na sua empresa a um novo patamar? Com o sistema de controle de ponto eletrônico da TWO, você terá em mãos uma solução completa e inovadora para otimizar o registro de ponto dos seus colaboradores.

Imagine não precisar mais lidar com a burocracia de autorizações sindicais. Com a TWO, você implementa o sistema REP-P de forma rápida e descomplicada, sem obstáculos no caminho.

Nossa tecnologia avançada vai além do convencional. Com a cerca virtual, garantimos que o registro de ponto aconteça nos locais designados, proporcionando maior segurança e controle.

E não importa se a conexão à internet falhar, nosso registro offline garante que nenhum registro seja perdido, mantendo a integridade dos dados.

O reconhecimento facial é a cereja do bolo. Com essa funcionalidade, seus funcionários terão uma experiência de registro de ponto rápida, fácil e segura, sem a necessidade de cartões ou senhas.

E a praticidade não para por aí! Acesso via aplicativo móvel ou navegador web, proporcionando flexibilidade para seus colaboradores registrarem o ponto onde quer que estejam.

Além disso, nossos recursos avançados de análise e relatórios vão ajudá-lo a obter insights valiosos sobre as horas trabalhadas, padrões de frequência e produtividade da equipe.

Com a TWO, você não apenas melhora a gestão do tempo e presença na sua empresa, mas também impulsiona a eficiência e o desempenho da sua equipe.

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Indicadores de RH: conheça os 10 principais e saiba como usá-los!

Utilizar métricas para fundamentar decisões é uma prática básica para qualquer negócio. Da mesma forma, há diversos indicadores de RH que podemos utilizar para verificar o desempenho e resultados de nossas equipes.

Gerenciar com base em dados, em vez do achismo, é o primeiro passo para uma gestão de sucesso. Por isso, elencamos 10 indicadores de RH que toda empresa precisa acompanhar. Confira!

10 Indicadores de RH:

10 Indicadores de RH:

1 Turnover

Turnover ou rotatividade é um dos indicadores de RH mais essenciais. Ele compara o número de contratações e demissões em um determinado período. Para achar a porcentagem de turnover basta dividir o número de demissões pelo número total de funcionários ativos.

Assim, quanto maior for essa porcentagem:

• Maior os custos com verbas rescisórias;
• A cultura organizacional não é repassada;
• Pior será a produtividade do time;
• Maior será a desmotivação da equipe.

2 Absenteísmo

Em segundo lugar, temos o absenteísmo, que também é um dos indicadores de RH super importante de se manter sob constante análise. Aqui estamos avaliando a quantidade de afastamentos e faltas de um período.

Assim, além da queda de produtividade, o absenteísmo pode denunciar a falta de motivação e satisfação dos funcionários. Logo, caso esse indicador esteja alto quer dizer que precisamos atuar com urgência em verificar as causas e criar projetos de engajamento dos colaboradores.

3 Vagas finalizadas no prazo

Agora um dos indicadores de RH para medir a produtividade do próprio setor. As vagas finalizadas no prazo nada mais é do que o próprio nome diz: a porcentagem de vagas que foram preenchidas dentro do cronograma.

Para saber essa porcentagem basta dividir a quantidade de vagas fechadas no prazo pela quantidade total de vagas.

Caso o valor seja baixo, quer dizer que o planejamento e/ou execução do processo de Recrutamento e Seleção não está funcionando. Logo, é necessário uma avaliação dessas etapas e buscar chegar em 100% de vagas preenchidas dentro do prazo.

4 Índice de satisfação

Dentre os indicadores de RH que podem ser mais complicados de gerar podemos destacar o de satisfação. É um aspecto bastante subjetivo e sua quantificação precisa ser bem trabalhada.

Nesse sentido, a prática mais utilizada atualmente são os questionários que o funcionário atribui nota de 0 a 10 para as perguntas. Exemplo de pergunta: o quanto seu emprego atual satisfaz suas expectativas?

É essencial conseguir manter a satisfação em altos níveis, pois isso irá significar em:

• Maior produtividade;
• Menor índice de absenteísmo;
• Redução do turnover;
• Alinhamento de cultura.

5 Competitividade salarial

Competitividade salarial relaciona o valor pago pela empresa em comparação a média do mercado. O salário ofertado é um dos elementos estratégicos para atrair talentos e aumentar a satisfação, motivação e retenção dos colaboradores.

Por isso, essa métrica também entra para nossa lista de indicadores de RH que toda empresa precisa acompanhar.

Contudo, é bom ressaltar que ter o maior salário do mercado não garante colaboradores felizes. A satisfação no trabalho envolve muito mais do que o dinheiro. Por isso, quando estiver analisando os concorrentes, pergunte-se:

• Quais amenidades eles possuem no ambiente de trabalho (como cozinha com snacks, academia, etc)?
• Que tipo de benefícios eles dão? Aqui é importante ir além do convencional, pense se eles têm um convênio com o bar próximo do escritório para os funcionários fazerem o happy hour;
• Há algum tipo de projeto de saúde mental?
• Como é a cultura desse meu concorrente?

6 Reclamações trabalhistas

Uma das tarefas do setor de RH e DP é garantir que a empresa esteja por dentro das leis trabalhistas. Assim, esse indicador pode ser uma forma de medir a eficácia das medidas adotadas.

Bem como evidencia como a empresa vem lidando com seus funcionários. Afinal, um péssimo tratamento leva o trabalhador a se sentir motivado a abrir queixas, enquanto em um negócio que valoriza e cuida dele as ocorrências são menores.

Por isso é importante que o setor faça apuração dos pagamentos tributários e da previdência corretamente. Além de ter processos, como entrega de documentos, otimizados para não perder prazos.

7 Tempo médio de empresa

Tempo médio de empresa consegue ser um dos indicadores de RH bastante eficiente para medir a retenção de talentos. Dessa forma, quanto maior o tempo de casa que os funcionários possuem, melhor.

Ou seja, se o colaborador permanece com a empresa por longos períodos indica que: o local de trabalho lhe satisfaz, ele se sente valorizado, ele gosta da cultura da empresa. Enfim, pode significar que todo o esforço do RH de ajudar as equipes está trazendo resultados.

8 Custo de benefício por funcionário

Dos indicadores de RH que são fundamentais para apoiar a confecção do orçamento operacional podemos destacar o custo de benefícios por funcionário.

O indicador relaciona o gasto total com benefícios com a quantidade de colaboradores. Assim, essa informação apoia na construção do orçamento e nos planos estratégicos de retenção de talentos e planos de carreira.

9 Índice de horas extras por horas trabalhadas

Esse é um dos indicadores de RH que pode denunciar uma necessidade de aumento da equipe. Isto é, se vemos este índice aumentando ou se mantendo alto significa que a demanda do determinado setor está alta.

Quando temos mais demanda do que equipe é natural que os colaboradores sejam requisitados para fazer horas extras. Ter que trabalhar a mais, no longo prazo, leva a queda de produtividade, aumento do absenteísmo e turnover. Então, esse índice pode ser utilizado como uma evidência para justificar novas contratações.

Dessa forma, temos que cuidar que o índice de horas extras não se mantenha elevado. Afinal, a empresa precisa pagar 50% a mais por hora extra. Ou seja, o custo da folha de pagamento fica muito maior e pode ter grandes efeitos negativos na saúde financeira do negócio.

10 Avaliação de aprendizagem

Programas de treinamento e desenvolvimento são essenciais para todas empresas. Contudo, quais indicadores de RH podemos utilizar?

Podemos empregar diversas metodologias, como:

• Teste prático e objetivo;
• Lista de avaliação de comportamento;
• Resultados, como aumento de vendas, redução de custos e reclamações, etc;
• Pesquisa de satisfação com os programas de treinamento.

 

Ademais, as avaliações de resultados (como aumento de vendas) nos permite descobrir o ROI desses programas. Por exemplo, ao pegarmos o aumento de vendas e compararmos com o valor gasto em treinamento e desenvolvimento, teremos informações valiosas sobre o impacto que as ações tiveram.

Além disso, é importante que nesses indicadores de RH seja feito medição antes e depois dos programas. Dessa forma é possível realmente verificar qual foi o impacto na equipe, no negócio e nos resultados.

Indicadores de RH dependem do sistemas automatizados e digitais. Seu setor ainda está lotado de papel e com baixa produtividade? Temos um artigo especialmente para você: leia agora sobre a transformação digital no RH.

Quando as horas extras são um problema nas empresas?

Em geral, as horas extras são um problema quando a empresa perde o controle sobre elas, seja por tornarem-se rotina por má administração, seja por má-fé dos funcionários.  

Horas extras são um tema bastante frequente no mundo corporativo, seja na iniciativa privada ou no setor público. O mais comum é que a jornada de trabalho seja composta por 44 horas semanais, porém ela pode ser aumentada tanto por iniciativa do empregador, quanto do empregado, podendo ser uma estratégia benéfica para ambos os lados.  

Mas quando as horas extras são um problema? É preciso avaliar a interferência da prática na saúde dos colaboradores, no plano de negócios da empresa e no ponto de vista jurídico. 

Para muitos, principalmente funcionários, as horas extras são uma alternativa simples, que não exige tanto cuidado. Para eles, é uma oportunidade de aumentar a renda, se destacar como colaborador ou simplesmente concluir tarefas que ultrapassam o horário acordado.  

No entanto, aumentar a jornada de trabalho pode se transformar em um verdadeiro caos, afetando custos, produtividade e até mesmo a cultura organizacional. É preciso descobrir o equilíbrio entre atender às demandas do negócio e respeitar o tempo e os direitos dos colaboradores. E é isso que você vai descobrir nesse artigo.  

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Quando as horas extras são necessárias?

O primeiro passo é saber quando as horas extras são necessárias. E para isso, é preciso ser estratégico na forma de administrar a jornada de trabalho de cada funcionário. Veja alguns momentos que fazer hora extra é benéfico para a empresa: 

Projetos extensos e prazos apertados

Em casos de projetos urgentes, lançamentos de produtos ou prazos apertados, as horas extras podem ser necessárias para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo estipulado. 

Nesse caso, nem sempre é possível prever a necessidade a tempo de escalar o time que ficará mais tempo na tarefa. 

Quando o colaborador se ausenta

Ter uma equipe é ter a certeza de que o quadro não estará completo o tempo todo. Seja por doença, emergência ou outros tipos de entrevistas, a ausência precisa ser paga com horas extras ou descontada do salário — o que geralmente desanima o colaborador.  

Em uma situação como essa, oferecer a opção de abono com horas extras pode até mesmo aumentar o vínculo com o contratado que precisa repor as horas perdidas. 

Eventos e conferências

Alguns setores, como o varejo, possuem picos de demanda anuais, por exemplo nos períodos de festas, como no Natal, Dia dos Namorados, Carnaval, etc. Nessas épocas, há uma intensificação da demanda antes do lançamento de um produto ou até mesmo na preparação de um evento, como convenções, e as horas extras são de grande valia. 

Períodos de transição ou mudanças organizacionais

Qualquer processo de mudança corporativa demanda tempo e mão de obra, seja para pensar, planejar ou executar a transição necessária. Com isso, contar com a disponibilidade dos colaboradores garante que as outras demandas não sejam afetadas.

Hora extra é sinônimo de maior produtividade?

Por outro lado, engana-se quem acredita que horas extras são sinônimo de produtividade. Embora possam ser uma solução temporária para atender as necessidades, é essencial geri-las adequadamente para garantir o bem-estar dos colaboradores e o cumprimento das regulamentações trabalhistas. 

Quando as horas extras são um problema?

Em geral, as horas extras são um problema quando a empresa perde o controle sobre elas, seja por tornarem-se rotina por má administração, seja por má-fé dos funcionários.  

E isso pode acontecer como consequência de algumas questões importantes, como a empresa não conseguir gerir um banco de horas, não ter um controle de ponto eficiente e contar com recursos ultrapassados para dominar a folha de pagamento.  

Quanto maior a empresa e o quadro de funcionários, maiores são os riscos que ela corre.   

Quais são as principais consequências do excesso de horas extras para a empresa?

Horas extras podem virar caso de justiça 

Segundo o Tribunal Superior do Trabalho (TST), só no primeiro semestre de 2023 foram recebidos 288 mil processos relacionados a horas extras, provando que a prática é frequentemente mal gerida pelas empresas.  

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que a jornada de trabalho normal não deve exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais. As horas extras devem ser pagas com um adicional de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal. 

Veja como calcular corretamente nesse artigo: Como fazer cálculo de hora extra dos colaboradores? 

 

Alto custo para a empresa 

Quando a jornada estendida não pode ser compensada com a folga do colaborador, a empresa pode ter que arcar com outros tipos de custo, como horas extras noturnas, que têm um valor mais alto, e horas extras em feriados e finais de semana, que também são mais caras.  

Como consequência, a folha de pagamento pode aumentar a ponto de afetar a saúde financeira da organização. 

 

Quando o excesso prejudica a saúde 

Trabalho em excesso causa cansaço que, com frequência, afeta a concentração e a produtividade, podendo levar a erros e até mesmo a acidentes de trabalho.  

Além do controle sobre as horas extras dos colaboradores, a empresa deve adotar iniciativas de bem-estar, como oferecer um ambiente agradável e incentivar a prática de atividades físicas, boa alimentação e acompanhamento terapêutico. 

Leia também o artigo: RH Humanizado: Importância, Impactos e Como Implementar na sua empresa  

Vantagens e desvantagens das horas extras

Existem vantagens e as desvantagens das horas extras. Por um lado, flexibilidade e oportunidades para os funcionários. Por outro, desafios como custos adicionais e impactos na saúde e bem-estar dos colaboradores. Por isso, é importante usar horas extras de forma equilibrada e consciente, buscando o melhor para todos. 

Existem alternativas às horas extras?

Algumas alternativas às horas extras incluem o planejamento eficiente da força de trabalho e a implementação de práticas de produtividade.  

Entretanto, as estratégias mais eficientes são investir em um regime de compensação de jornada e um banco de horas, que permite que a empresa ajuste a carga horária dos funcionários ao longo do tempo, sem ter que recorrer ao pagamento das horas extras sempre.

Regime de compensação

O regime de compensação é um acordo que permite a compensação das horas trabalhadas em excesso, em determinados dias, com a redução do tempo trabalhado na mesma semana ou no prazo máximo de 30 dias. 

Assim como em todo tipo de regime, essa compensação de horas deve seguir as regras estabelecidas pela legislação trabalhista, para garantir os direitos e deveres tanto do empregador quanto do empregado.  

Aqui, o problema está em não formalizar os acordos entre as partes, podendo levar a discordâncias e ações judiciais contra o empregador. 

Banco de horas – como funciona?

Enquanto o regime de compensação de jornada ocorre quando há um acordo para compensar o excesso de horas trabalhadas em um período de até 30 dias, o banco de horas atua como um sistema de créditos e débitos de horas trabalhadas que devem ser zerados.  

Ou seja, o empregado vai acumulando saldo de horas e o empregador paga o crédito com folgas, e não com dinheiro. 

O banco de horas oferece flexibilidade para ambas as partes. Para a empresa, possibilita uma gestão mais eficiente do tempo e dos recursos humanos, enquanto para os colaboradores, proporciona a oportunidade de adaptar seus horários de trabalho de acordo com suas necessidades pessoais e profissionais. 

Leia também o artigo: Lei do banco de horas: como usar o banco de horas sem descumprir a lei? 

Como diminuir o pagamento de horas extras?

Para diminuir o pagamento de horas extras, é importante envolver planejamento, investimento em treinamento e tecnologia, incentivo de cultura organizacional voltada para a eficiência e a produtividade, e manutenção de uma comunicação aberta e transparente com a equipe.  

Como prática básica, os gestores da equipe devem organizar a carga de trabalho e o dimensionamento da equipe. Antecipando e projetando as necessidades de recursos, fica mais fácil distribuir as tarefas de forma equilibrada entre os colaboradores, evitando que eles fiquem sobrecarregados ou precisem fazer horas extras. 

Outro ponto importante é reconhecer e valorizar os esforços dos colaboradores, incentivando o trabalho em equipe e a busca por melhorias contínuas. Isso faz com que o time passe a otimizar seu desempenho e reduzir a dependência de horas extras. 

Entretanto, nenhuma das estratégias citadas resolvem na prática o problema das horas extras mal administradas.  

 

Como resolver o problema? 

Para se destacar como empresa e ficar à frente nos negócios, é imprescindível implementar tecnologias e sistemas automatizados que possam contribuir significativamente para otimizar os processos de trabalho, como é o caso de sistemas de controle de ponto eletrônico.  

Um banco de horas inteligente serve como um braço estratégico da empresa. Com ele, há redução de custos com folgas indenizadas, melhor controle sobre as jornadas dos colaboradores, menor índice de absenteísmo, flexibilidade para a empresa e colaboradores, e a possibilidade de ajustar a capacidade de produção de acordo com as demandas do negócio.  

Automatizar até mesmo o registro do ponto garante que os gestores de recursos humanos e de departamentos pessoais não sofram com surpresas na hora do fechamento da folha de pagamentos do mês. Além de sobrar tempo para focar em outros projetos para o crescimento da empresa. 

O sistema de controle de ponto da TWO foi desenvolvido para garantir às empresas agilidade no dia a dia, desburocratização dos processos, segurança para funcionários e empregadores e aumento da produtividade de todos os envolvidos. Como? Com tecnologia de ponta. 

TWO: O Aplicativo de Ponto Eletrônico que veio para descomplicar

Conheça algumas das muitas funcionalidades do app de ponto eletrônico da TWO: 

 

Banco de horas seguro e tecnológico 

Quando chega a hora de fechar a folha de ponto, quem sofre é o RH e o DP, com imensos e exaustivos cálculos manuais. Com o sistema da TWO, sua equipe controla o banco de horas em tempo real e com compensação automática das horas. Ou seja, nosso sistema faz tudo por você.  

Além disso, é totalmente personalizável, possibilitando que a sua empresa configure múltiplas regras para o banco de horas, seja por colaborador ou por grupos.  

 

Automatização de verdade, como deve ser 

A folha de ponto fica disponível em tempo real para o colaborador, que pode solicitar pelo aplicativo possíveis correções de ponto.  

Os cálculos são feitos em tempo real, combinando informações de ponto, horas e atestados de forma rápida para fechamento da folha de ponto ou auditorias fiscais. Depois, com apenas um clique, todas as informações são exportadas para gerar a folha de pagamento. 

 

Registro de ponto online 

Todos os registros recebem as informações de localização e horário do aparelho no momento da marcação, mesmo sem conexão com internet. Com a identificação facial e um único aparelho habilitado por colaborador, é possível se assegurar da identidade de quem bate o ponto.  

Além disso, PIN e GPS complementam as estratégias de segurança da ferramenta. 

Conclusão

Como vimos, o excesso de horas extras pode impactar negativamente a produtividade e o bem-estar dos colaboradores, e a implementação de um banco de horas automatizado oferece inúmeras vantagens para organizações que querem crescer com solidez.  

A missão da TWO vai ao encontro dessa necessidade, fornecendo uma solução funcional que não só otimiza o Departamento Pessoal e o RH, mas também a empresa como um todo, alinhando-se com os processos organizacionais. 

Ao automatizar os cálculos e simplificar as operações, a TWO permite que as empresas reduzam o tempo gasto em ações manuais, liberando recursos para atividades estratégicas. A tecnologia se torna uma aliada do RH na transformação estratégica focada em pessoas, promovendo eficiência e precisão na gestão do banco de horas. 

Com uma base global de clientes e marcas renomadas, a TWO descomplica o controle de ponto de milhões de colaboradores, acumulando cases de sucesso que atestam a eficácia de sua abordagem.  

Ao adotar o sistema de ponto eletrônico da TWO, as empresas podem contar com uma solução completa para a gestão de banco de horas, proporcionando uma visão abrangente e integrada das horas trabalhadas. 

Conheça mais sobre o sistema de ponto eletrônico da TWO e explore como a nossa solução pode impulsionar a eficiência e a produtividade em sua empresa. 

Agende uma demonstração com nossos especialistas e descubra como a TWO pode contribuir para simplificar e aprimorar a gestão do banco de horas, promovendo uma abordagem mais estratégica e centrada nas necessidades dos colaboradores.  

Juntos, podemos transformar a gestão de tempo e presença, impulsionando o sucesso e o crescimento sustentável de sua organização. 

Folha de ponto Excel: Veja como modernizar o seu DP

Utilizar a folha de ponto Excel é uma prática muito arriscada para as empresas.

Isso porque as ferramentas de controle de ponto manuais geram muita dor de cabeça.

Além de demandar mais tempo e gerar estresse na equipe de DP, as planilhas estão mais sujeitas a falhas e, por isso, podem até ocasionar ações trabalhistas.

O seu departamento pessoal ainda usa o excel para gerenciar a jornada dos colaboradores?

Então você não pode deixar de ler este artigo até o final, pois vamos te mostrar como é fácil automatizar este processo e como ele é vantajoso para o setor. Confira!

Quais os problemas da folha de ponto no Excel?

Conforme se sabe, o controle de ponto é obrigatório para empresas que possuem 20 funcionários ou mais, logo, acompanhar os horários de cada cola borador no Excel não é a solução mais adequada.

Por quê?

Basicamente, porque esse programa apresenta desvantagens, como:

• demanda muito tempo para o preenchimento;
• erros nas fórmulas;
• nível de segurança baixo;
• atualização manual de dados;
• mais chances de fraudes na folha de ponto;
• recursos limitados;
• dificuldade de acesso às informações.

Por que modernizar o controle de ponto?

Investir na automatização do controle de ponto é uma estratégia que traz benefícios para o RH, para os colaboradores e para a organização de maneira geral.

Ao usar a folha de ponto excel, você pode demorar de uma a duas semanas para concluir o fechamento.

Por outro lado, com um sistema de controle de ponto digital, esse tempo pode ser reduzido pela metade, pois permite fazer o registro e o tratamento das informações em uma mesma plataforma.

Além disso, ferramentas tecnológicas, como os aplicativos de ponto eletrônico centralizam a gestão de ponto, possibilitando cálculos automáticos de horas e armazenamento em nuvem, com acesso às informações em tempo real.

Graças a esses recursos, você não vai mais precisar ter diversos relógios de ponto pela empresa nem vai deixar de realizar o controle de jornada dos funcionários quando estiver longe do escritório.

Modernização do controle de ponto: como fazer?

É provável que você já entenda sobre a necessidade de eliminar definitivamente a folha de ponto Excel e de modernizar o controle de ponto da sua empresa.

Mas, você sabe como iniciar esta jornada? Afinal, como escolher o melhor sistema?

Confira duas dicas importantes que daremos a seguir!

1. Substitua a planilha de Excel pelo ponto online

De antemão, o sistema de ponto online é a melhor opção quando o assunto é modernização do controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

Afinal de contas, a possibilidade de bater o ponto pelo celular, computador ou tablet proporciona bastante agilidade e eficiência a este processo, ao contrário dos sistemas tradicionais.

Além disso, esse tipo de sistema fornece funcionalidades práticas e valiosas. Os relatórios podem indicar, por exemplo, inconsistências na marcação de ponto, como atrasos, faltas injustificadas, pontos faltantes, entre outros dados que fazem toda diferença na gestão e no controle das jornadas.

Por fim, o ponto eletrônico também facilita o envio das informações do ponto para a folha de pagamento, tornando o processo de fechamento muito mais simples, rápido e preciso.

2. Escolha um sistema que atenda às necessidades da empresa

Logo após trocar o Excel pelo ponto eletrônico, é hora de escolher o novo sistema de gestão do banco de horas.

Para uma eficiente modernização do controle de ponto, opte por um sistema que realmente atenda as demandas e necessidades do seu DP.

Resumindo, a troca de sistema precisa de fato resolver os problemas e gargalos do setor, tornando- se um verdadeiro aliado na gestão de ponto da empresa.

Vantagens de trocar a folha de ponto Excel pelo controle de ponto eletrônico

A modernização das rotinas de departamento pessoal é um processo que contribui para tornar o setor mais estratégico.

Os dados extraídos da marcação de ponto impactam diretamente numa série de tarefas da gestão de pessoas.

Além de orientar o fechamento da folha de pagamento, eles também são usados para a disponibilização de benefícios, na elaboração de escalas de trabalho, na arrecadação das obrigações sociais, entre outros.

Leia mais:

Departamento pessoal: como planejar e organizar as rotinas do setor

Portanto, parar de fazer a folha de ponto no Excel e investir em um sistema de ponto eletrônico, além de melhorar o trabalho do DP, ainda gera outros benefícios, como:

Vantagens de trocar a folha de ponto Excel pelo controle de ponto eletrônico

• redução de custos;
• gestão estratégica em tempo real;
• mais autonomia para o RH;
• menos problemas com manutenção;
• possui funções como reconhecimento facial, de voz, geolocalização, entre outros;
• controle eficiente de horas extras e banco de horas;
• economia de tempo no tratamento e fechamento de ponto;
• praticidade no controle da jornada em home office;
• segurança no registro das marcações.

Leia mais:

Veja mais 5 motivos para abandonar a planilha Excel controle de ponto

Conclusão

Apesar de muitas empresas ainda usarem o excel para gerir a folha de ponto dos colaboradores, precisamos dizer que este programa não foi desenvolvido para gestão e controle de ponto.

Conforme você pôde perceber durante a leitura deste artigo, a melhor maneira de controlar o registro de ponto atualmente é por meio de um sistema de ponto eletrônico como o da TWO.

Logo, se você deseja modernizar o seu DP, vale a pena conhecer a nossa solução.

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