Fechamento da folha de pagamento: como fazer? Guia completo

Uma das obrigações trabalhistas mais importantes de uma empresa é o fechamento da folha de pagamento dos seus colaboradores. Dependendo do número de contratados e das jornadas de trabalho, essa tarefa pode apresentar maior número de detalhes e se tornar mais burocrática.

Antes de realizar o fechamento da folha de pagamento, as equipes de RH e do DP precisam reunir todos os dados de controle de pontos dos colaboradores, analisar as informações e fazer o cálculo preciso dos salários, benefícios e descontos de forma precisa e transparente.

Para se manter em conformidade legal e diminuir a burocracia neste processo, a empresa pode contar com um sistema de registro de ponto moderno, que ofereça eficiência e segurança. Neste artigo vamos explicar o que é o fechamento da folha de pagamento, sua importância para a conformidade trabalhista e fiscal, e como realizá-lo corretamente dentro dos prazos legais e exigências do e-Social. 

O que é o fechamento da folha de pagamento?

O fechamento da folha de pagamento é o processo de cálculo dos pagamentos dos colaboradores, que tem como base a coleta das horas trabalhadas, o valor base do salário, benefícios, descontos e outras informações relevantes que compõem a remuneração líquida dos funcionários.

Para realizar o fechamento da folha de pagamento de forma a cumprir com todas as normas trabalhistas e fiscais, é preciso que seu cálculo seja preciso, que seu sistema de controle de ponto armazene as informações, e que ao fim seja emitido o contracheque (ou holerite), garantindo que o trabalhador tenha acesso à discriminação dos valores, e que o salário seja pago até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado.

Por que o fechamento da folha é tão importante?

Vamos entender a seguir a importância do realizar corretamente os cálculos pertinentes ao fechamento da folha de ponto dos colaboradores de uma empresa:

Conformidade com a legislação trabalhista

De acordo com a  legislação trabalhista, os funcionários devem receber seu pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado, e para isso o fechamento das atividades da jornada de trabalho devem ser constantemente acompanhadas, uma vez que erros no fechamento da folha de pagamento podem gerar processos trabalhistas, multas e sanções para a empresa.

Uma das etapas do processo de fechamento da folha de pagamento é a emissão do contracheque (ou holerite), um documento que comprova a remuneração mensal incluindo salário brutos, descontos, benefícios e salário líquido, e a declaração do eSocial. 

Evita erros fiscais e trabalhistas

O controle preciso do registro de ponto é o que permite realizar um fechamento eficiente da folha de pagamento, e com isso se manter em dia com todas as obrigações trabalhistas e fiscais exigidas das empresas pelas normas legais.

Quando fazer o fechamento da folha?

Como todas as obrigações das empresas, há um prazo limite para o fechamento da folha de pagamento dos colaboradores. Vamos saber mais sobre isso abaixo:

Prazos legais

Embora não exista um prazo legal específico para o fechamento da folha em si, é necessário concluir os cálculos em tempo hábil para que o pagamento ocorra até o 5º dia útil e os eventos sejam enviados ao e Social nos prazos exigidos. Então o ideal é fazer o acompanhamento dos registros de ponto no decorrer do mês para evitar acúmulo de informações próximo ao limite do fechamento, que é o último dia útil do mês.

Conexão com o calendário fiscal e o eSocial

Além de fechar a folha de pagamento, emitir o contracheque e realizar o pagamento dos colaboradores, a empresa tem que cumprir com suas obrigações trabalhistas e fiscais, como o recolhimento das contribuições do trabalhador (INSS, FGTS e IRRF), fazer os pagamentos dos tributos e enviar ao eSocial todas as informações fiscais e trabalhistas necessárias. 

Etapas para fazer o fechamento da folha de pagamento corretamente

Vamos agora ao passo a passo para fazer o fechamento da folha de pagamento dentro dos prazos e regras estabelecidas pela legislação trabalhista:

Levantamento de dados (frequencia, horas extras, benefícios)

O primeiro passo para dar início ao fechamento da folha de pagamento é a coleta dos dados de registro de ponto dos colaboradores, entradas e saídas, horas extras, adicionais noturnos, atrasos, faltas, afastamentos, licenças médicas, insalubridade,  periculosidade ou por  outras razões.

Cálculo de salários, descontos e encargos

Sobre o valor do salário bruto deve-se calcular as deduções obrigatórias, o INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais autorizadas pelos colaboradores e também os descontos de benefícios, como vale-transporte, planos de saúde e odontológico, auxílio alimentação, entre outros.

Depois de incluídos os benefícios e descontados os encargos, resta o pagamento real, que é o salário líquido.

Conferência e validação das informações

Após realizar todos os cálculos o recomendado é fazer a conferência dos dados levantados e informados no espelho de ponto, dos valores incluídos e descontados antes de finalizar o fechamento da folha de pagamento e efetuar o pagamento dos salários

Geração dos encargos (INSS, FGTS, IRRF, etc.)

Depois de se certificar que os valores estão corretos, o passo seguinte é realizar o pagamento dos encargos e recolhimento dos tributos. 

Envio ao eSocial e geração dos holerites

Depois de realizar as obrigações fiscais e trabalhistas é preciso enviar as informações pertinentes ao eSocial e gerar o documento comprobatório de pagamento, o contracheque ou holerite.

Pagamento da folha

O último passo é realizar o pagamento dos salários dos colaboradores antes do prazo limite expirar.

Principais erros no fechamento da folha e como evitá-los

É possível que no processo de elaboração da folha de pagamento alguns erros sejam cometidos, vamos conhecer os mais comuns:

Pagamento incorreto de encargos

Caso o cálculo sobre os salários tenham sido feitos de forma incorreta a empresa se torna passível de multas, sanções e processos judiciais. Para evitá-los é necessário conferir quantas vezes forem necessárias, e a melhor solução é utilizar ferramentas tecnológicas que automatizem os processos, gerem os valores que devem ser pagos de forma automática, minimizando a chance de erros.

Outra consideração a ser feita é com relação aos prazos para recolhimento e pagamento dos encargos, portanto manter um cronograma atualizado e preciso do que deve ser pago é fundamental. Alguns encargos podem ter suas guias emitidas de forma automática todos os meses, facilitando bastante os processos.

Falta de conferência de horas extras

Caso a equipe responsável pela coleta e análise dos dados deixe passar alguma hora extra realizada pelos funcionários, a empresa pode se tornar alvo de reclamações trabalhistas, processos judiciais e sanções dos órgãos reguladores.

Para que isso não aconteça, a melhor solução é contar com um sistema moderno e eficiente de controle de registro de ponto que seja capaz de reunir de forma automatizada todas as informações relativas às atividades dos colaboradores, evitando assim que algum dado passe despercebido.

Erros de digitação ou lançamento

Mais um dos erros comuns que podem acontecer na transmissão das informações de registro de ponto de sistemas manuais e mecânicos, erros de digitação ou de lançamento dos dados, caso o acompanhamento da jornada de trabalho não seja feito de maneira rigorosa.

Para evitar esse tipo de erro, recomenda-se o uso de registros eletrônicos de ponto, que garantem precisão, segurança e transparência na coleta e no tratamento das informações,  e a geração de todos os dados já compilados e analisados, de forma segura, transparente e precisa.

Ferramentas e sistemas que ajudam no fechamento da folha

Para que o fechamento da folha de ponto se torne uma tarefa desburocratizada, as ferramentas tecnológicas podem ser a solução que sua empresa precisa. Vamos mostrar de que forma o investimento neste tipo de sistema pode ser vantajoso:

Sistemas de RH e folha integrados

O uso de sistemas automatizados para fechamento da folha de pagamento, como os da TWO, vai aumentar a eficiência dos processos de controle da jornada de trabalho, e ainda é possível integrar os sistemas de ponto com os utilizados pelo RH para gerir as informações, emitir os relatórios necessários e ficar em conformidade com a legislação.

Integração com controle de ponto e banco de horas

Outra funcionalidade dos sistemas de registro de ponto é a facilidade no controle das horas extras. Através desta ferramenta as horas realizadas além da jornada de trabalho ficam armazenadas e são apresentadas nos relatórios gerados pelo sistema.

Automatização do envio de dados ao eSocial

Mais uma das soluções tecnológicas que facilita bastante a rotina de quem é responsável pelo envio das informações trabalhistas e fiscais. É possível alimentar o eSocial de forma automática, importando os dados do sistema de controle da jornada de trabalho.

A TWO RH oferece soluções completas que automatizam o fechamento da folha, integrando controle de ponto, banco de horas e envio ao eSocial, garantindo agilidade, precisão, transparência  e segurança nas rotinas de Departamento Pessoal e Recursos Humanos das empresas.

Controle de ponto para hospitais: tudo o que você precisa saber

Em um ambiente onde as jornadas de trabalho não param nunca, há de se ter um cuidado extra com o registro das atividades dos profissionais, como na área de saúde. Para que a gestão do controle de ponto para hospitais seja eficiente e segura é preciso contar com a tecnologia

O controle de pontos para hospitais é uma tarefa um pouco mais desafiadora, quando comparada a outras empresas, pois as escalas de trabalho são flexíveis e alguns dos colaboradores não possuem horário fixo, então a questão é: como gerir esse tipo de escala? 

Para trazer luz ao que parece muito complicado, redigimos um artigo totalmente voltado para o controle de ponto para hospitais. Aqui vamos explicar a importância da gestão precisa da jornada de trabalho dos funcionários da área de saúde, o que diz a legislação sobre o tema e quais são as melhores e mais eficientes soluções para um hospital.

Por que o controle de ponto é essencial em ambientes hospitalares?

O controle de ponto para hospitais é essencial, pois é ele quem garante a organização das escalas de trabalho, a certeza de que a legislação está sendo respeitada, a eficiência do trabalho prestado e contribui diretamente com a elaboração da folha de pagamento.

É o controle de ponto que permite o registro correto da jornada de trabalho dos mais diversos profissionais, monitora os horários das escalas e as horas extras, oferece segurança e garante a conformidade legal e o cumprimento das obrigações contratuais.

Além de fornecer os dados necessários ao time de RH para a gestão das equipes, o controle de ponto para hospitais indica quando é necessário selecionar plantonistas para cobrir eventuais atrasos, faltas, férias ou licenças, de forma a manter o quadro de funcionários sempre completo.

Médicos precisam bater ponto?

De acordo com a legislação trabalhista, empresas com 20 ou mais colaboradores são obrigadas a realizar o controle das horas trabalhadas, e os hospitais particulares se enquadram nesta categoria, então as horas trabalhadas pelos médicos, assim como todos os outros funcionários precisam registrar as suas horas.

No caso dos hospitais públicos, o governo federal anunciou em julho de 2019 que, em até 12 meses, seria implantado um sistema de ponto eletrônico para 410 mil servidores públicos federais. Nessa esteira, o Projeto de Lei nº 544/19 visa estabelecer o controle eletrônico de frequência para todos os servidores públicos federais.

O uso do ponto de controle para gerenciar as horas de trabalho dos médicos vai muito além de ser uma ferramenta que facilita o trabalho do gestor, atua também como uma garantia para o profissional, pois é uma forma de aferir que as horas de trabalho sejam corretas. Logo, o uso de um sistema de ponto garante que as horas de trabalho, horas extras, horas noturnas estejam corretas e todos os pagamentos devidos sejam 100% certos no final do mês.

Como o plantão médico funciona?

Os horários das jornadas de médicos são diferenciados, pois o seu regime de trabalho deve garantir atendimento aos pacientes em qualquer dia ou hora. Os horários são flexíveis, e se adaptam às demandas do hospital e seus pacientes.

Atualmente, não existe nenhuma lei que caracterize ou regulamente o médico ou profissional da saúde como “plantonistas”. Estes profissionais se diferenciam dos demais porque cumprem um mínimo de 12 horas contínuas de trabalho, as quais não contam com horas extras, escalonando com pelo menos 36 horas de descanso seguidas. 

Vale ressaltar que sobre o próprio plantão há uma resumida legislação que garante ao médico, dentro de sua jornada plantonal, espaço para descanso, alimentação, higiene pessoal, etc.

Sobre a temática, o Conselho Regional de Medicina de São Paulo vedou os plantões superiores a 24 horas corridas, com exceção de casos de plantões à distância. Essa restrição foi colocada com o propósito de preservar a saúde dos profissionais, bem como dos pacientes que estão sob seus cuidados, uma vez que qualquer erro causado pelo cansaço pode ter consequências catastróficas. 

É importante pontuar que, para a escala de plantão ter validade, ela deve estar prevista em Acordo ou Convenção Coletiva. Caso contrário, tendo o trabalhador excedido 8 horas diárias de trabalho, ele deverá receber pelas horas extras excedentes. Desse modo, o plantonista terá os mesmos direitos trabalhistas que os profissionais que costumam cumprir jornada de trabalho de 8 horas diárias e 44 horas semanais.

Legislação aplicável ao controle de ponto em hospitais

Dentro do hospital há um grande acúmulo de horas de trabalho, mas cada tipo de profissional tem seu limite semanal que não pode ser ultrapassado. Vamos ver o que a legislação diz sobre o controle de ponto para hospitais:

Requisitos da CLT e portarias do Ministério do Trabalho

A Lei nº 544/2019 institui o controle eletrônico de ponto para todos os servidores públicos da União, incluindo hospitais públicos e seus colaboradores. A lei visa garantir a transparência e a segurança do registro de ponto, evitando erros e fraudes. Algumas convenções ou acordos coletivos podem prever pausas intermediárias específicas, como 10 minutos a cada 1h30.

Obrigações específicas para hospitais com mais de 20 funcionários

A CLT, no Artigo 74 determina que hospitais com mais de 20 funcionários tem por obrigação realizar o controle de jornada de trabalho dos colaboradores, sendo esse registro manual, mecânico ou eletrônico. 

Quais são os tipos de jornadas e escalas comuns em hospitais?

Os horários cumpridos dentro de um hospital são os mais variados possíveis, então vamos conhecer um pouco sobre os modelos de jornadas de trabalho mais comuns nos ambientes hospitalares:

Jornada normal (44 horas semanais)

Essa jornada de 8 horas diárias é a mais comum no mercado de trabalho, mas é praticamente uma exceção na área de saúde. São permitidas no máximo 2 horas extras por dia. Geralmente é cumprida por funcionários da área administrativa.

Plantões de 12×36 e turnos ininterruptos

Não é usual a realização de horas extras nesse modelo, mas elas podem ocorrer em caráter excepcional, desde que previstas em acordo ou convenção coletiva e respeitados os limites legais.

No turno ininterrupto de revezamento a jornada diária é de 6 horas diárias, e pode ser cumprida sem o intervalo intrajornada de 15 minutos, comuns às cargas horárias de até 6 horas para funcionários CLT.

Banco de horas e compensação de jornada

Nos casos em que a hora extra é permitida, os funcionários da área de saúde podem receber a compensação em outro dia a combinar, desde que em um período máximo de 1 ano.

Tecnologias disponíveis para controle de ponto

Como os hospitais geralmente contam com mais de 20 colaboradores, o controle de ponto é obrigatório. Para um grupo de colaboradores tão heterogêneo, e com jornadas de trabalho tão diversificadas, contar com a tecnologia é a melhor solução para manter os registros eficientes e em conformidade com a lei. Vamos mostrar abaixo como a tecnologia pode auxiliar na gestão do controle de ponto para hospitais:

Sistemas eletrônicos e digitais

Os sistemas de controle de ponto eletrônicos e digitais para hospitais são, sem sombra de dúvida, a melhor solução. Com esse modelo de gestão da jornada de trabalho é possível criar escalas personalizadas para cada tipo de colaborador, incluindo as folgas e plantões. 

Com os aplicativos ainda é possível realizar a marcação de qualquer lugar, de forma precisa e segura, através de QR Code, biometria, reconhecimento de voz ou facial ou pela geolocalização.

Integração com sistemas de folha de pagamento

Para os colaboradores do setor de RH esse tipo de sistema possibilita maior eficácia, transparência e a redução de fraudes e erros. Muitos dos sistemas de controle de ponto para hospitais podem ser conectados ao software utilizado para elaboração da folha de ponto, importando as informações pertinentes de forma prática e sem falhas.

Conformidade com a LGPD e segurança dos dados

Vale ressaltar que os sistemas de controle de ponto para hospitais devem seguir os requisitos da Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho, que regulamenta o controle eletrônico de jornada em qualquer setor, inclusive o hospitalar, e estão em conformidade legal com a legislação trabalhista, de forma a evitar questões legais, e serem utilizados como prova em caso de ações trabalhistas.

Os registros ficam disponíveis para o caso de auditorias ou averiguação por parte dos órgãos reguladores.

Implementando um sistema de controle de ponto eficiente

Antes de escolher o melhor sistema para ser implementado no seu hospital, recomenda-se realizar uma série de avaliações, como veremos a seguir:

Avaliação das necessidades específicas do hospital

O primeiro passo é avaliar as demandas apresentadas pelo hospital, relacionar todos os horários de trabalho, escalas, atividades exercidas, modelos de trabalho – se são todos presenciais ou se há quem trabalhe a distância –  e então verificar um sistema de controle de ponto para hospitais que atenda às necessidades da empresa e que possa se adequar à realidade dos colaboradores.

Treinamento da equipe e adaptação à nova tecnologia

Para obter total rendimento do sistema de controle de ponto é preciso que a equipe que irá manuseá-lo conheça detalhadamente seu funcionamento. Para isso é imprescindível que a empresa que vai fornecer o equipamento realize um treinamento completo com a equipe envolvida no processo.

Bem como disponibilizar aos demais colaboradores treinamentos mais curtos para que eles saibam como realizar o registro da jornada de trabalho corretamente. É válido disponibilizar material informativo sobre o novo sistema para todos.

Monitoramento contínuo e ajustes necessários

A partir do momento em que o sistema começar a ser utilizado é provável que pequenos ajustes, para adequação à rotina e funcionamento do hospital,  se façam necessários. Por isso é preciso que ele seja constantemente monitorado, pela própria equipe de RH do hospital, e pelo responsável da empresa fornecedora, pois juntos podem encontrar as melhores soluções.

Quais são os benefícios de um controle de ponto?

Como mencionamos anteriormente, o controle de ponto é mais que uma obrigação legal para as empresas, ele é uma ferramenta de gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Vamos citar algumas vantagens práticas:

Melhoria na gestão de recursos humanos

A equipe de RH é extremamente beneficiada com um modelo de controle de ponto para hospitais eletrônico, pois ele é capaz de otimizar as tarefas, entregando resultados precisos, confiáveis e seguros. 

Aumento da satisfação dos funcionários

Os colaboradores de empresas que oferecem um controle de ponto eficiente se sentem mais motivados, mais seguros e a confiança no hospital aumenta, pois esses sistemas são transparentes e oferecem um acompanhamento das horas trabalhadas, horas extras, folgas e outras particularidades pertinentes a cada uma das funções.

Maior conformidade com as normas legais

Para estar em conformidade com a legislação trabalhista é necessário que as normas sejam cumpridas, e o controle de ponto para hospitais torna isso muito mais fácil. O acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho descomplica o trabalho do RH e do DP, e seus registros podem ser utilizados como comprovantes legais em caso de ações trabalhistas.

Como a TWO pode ajudar no controle de ponto para hospitais?

A TWO é parceira do setor hospitalar, e oferece um sistema de controle de ponto eletrônico, que se destaca por permitir registros e marcação de ponto mais facilmente, através do celular com GPS e biometria facial, tablet ou computador. O controle de ponto para hospitais passa a ser muito menos burocrático.

Outra vantagem é que através do aplicativo, é possível acompanhar o banco de horas, as horas extras, as faltas e os atrasos, bem como fechar a folha de pagamento com a rapidez e segurança que os cálculos automatizados oferecem, importando as informações de registro armazenadas no sistema. Fale com nossos consultores e descubra a melhor solução em controle de ponto para o perfil da sua empresa.

Controle de ponto por exceção: o que é e como funciona?

Os profissionais estão sempre em busca de métodos de controle da jornada de trabalho que ofereçam alternativas e ferramentas capazes de facilitar ao máximo o trabalho das equipes de DP e RH, e um bom exemplo dessas soluções é o controle de ponto por exceção.

O controle de ponto por exceção se destacou como uma alternativa muito mais prática e eficiente na gestão da jornada de trabalho, uma vez que a marcação feita nesse modelo de controle de ponto é feita apenas em casos excepcionais, facilitando assim a leitura do espelho de ponto e dos relatórios emitidos pelos sistemas.

Para que você se informe mais sobre o controle de ponto por exceção e entenda melhor o seu conceito, elaboramos este artigo. Aqui vamos descrever as vantagens de desvantagens deste sistema,  mostrar suas principais características, desafios na sua utilização e na implementação do controle de ponto por exceção.

O que é o controle de ponto por exceção?

O controle de ponto por exceção é um sistema utilizado para registrar a jornada de trabalho de forma a permitir aos colaboradores fazer a marcação apenas das situações que saiam da rotina diária de trabalho.

E quais seriam estas exceções? As faltas, atrasos, horas extras, ausências não justificadas, entre outras questões adversas. Cabe ao funcionário registrar apenas as situações que destoam do que é considerado padrão, e não registrar as entradas e saídas dentro do horário correto.

Ou seja, nos dias que as atividades se encaixarem dentro do horário da jornada de trabalho não é necessário realizar nenhuma marcação, e nos casos que são considerados como exceções, como as entradas antecipadas ou saídas mais tarde, o funcionário deve registrar.

Quais são as vantagens do controle de ponto por exceção?

Em um primeiro momento este sistema pode parecer mais complexo, mas ao contrário, ele simplifica bastante a vida dos funcionários que precisam, obrigatoriamente, registrar suas atividades, e de quem recebe e analisa essas informações. Vamos ver quais são as vantagens do controle de ponto por exceção a seguir:

Redução de erros

Quando a quantidade de informações recebidas pelos profissionais que controlam o ponto é menor, as chances de cometer erros ao lançar esses dados no espelho de ponto ou na folha de pagamento se tornam bem menores. Como com o controle de ponto por exceção disponibiliza uma quantidade menor de marcações, a possibilidade de erros manuais é reduzida.

Aumento de produtividade

Com um número menor de informações recebidas pelos profissionais que manipulam o controle de ponto por exceção, e consequentemente menos dados a lançar, os profissionais ficam livres para focar suas energias em outras atividades, isso contribui bastante para aumentar a produtividade

Simplificação da gestão de jornada de trabalho

Uma das vantagens do controle de ponto por exceção é que com este sistema os colaboradores adquirem maior autonomia sobre sua jornada de trabalho.

Como cada um fica responsável pela gestão do próprio tempo, além da empresa difundir uma política de confiança nos funcionários, a gestão da jornada de trabalho se torna mais simples devido ao número reduzido de marcações, pois se só as exceções são registradas, elas representam um número menor de anotações do que o cumprimento da jornada diária de trabalho.

Quais são as desvantagens do controle de ponto por exceção?

Assim como todo processo que é implementado em uma empresa, alguns problemas podem surgir nas mais diversas fases.  Vamos conhecer alguns problemas que podem surgir, e como evitá-los ou saná-los rapidamente:

Riscos de falhas de comunicação

Já no início da implementação do controle de ponto por exceção é preciso garantir que o sistema esteja corretamente configurado para evitar problemas, e ainda se certificar que ele esteja apto a atender as demandas de cada empresa e para que seja realmente uma solução de sucesso.

Para evitar que os funcionários esqueçam de marcar as exceções, é preciso realizar um acompanhamento constante da jornada de trabalho dos colaboradores. Infelizmente há quem possa se beneficiar de forma errada, alterando as marcações em benefício próprio.

Implicações trabalhistas e legais

Para evitar problemas de ordem judicial a implementação do controle de ponto por exceção deve ser meticulosa. Qualquer divergência de marcação com o controle de um colaborador pode abrir brechas para problemas na Justiça do Trabalho.

Outro ponto que deve ser levado em conta é que em alguns setores as leis indicam que as horas sejam precisamente registradas, bem como a jornada de trabalho detalhada, e esse tipo de exigência destoa da política adotada pelo controle de ponto por exceção.

Como implementar o controle de ponto por exceção?

O primeiro passo para implementar o controle de ponto por exceção é formalizar a mudança no acordo individual ou coletivo, para que as alterações sejam registradas. Vamos conhecer outros detalhes importantes no processo:

Ferramentas e sistemas recomendados

Como o controle de ponto por exceção é, como diz seu nome, uma maneira não rotineira de registrar os horários da jornada de trabalho, a melhor escolha sempre será pelas soluções digitais e online.

Esse tipo de ferramenta oferecerá maior segurança, precisão e transparência, e vai inspirar maior confiança nos colaboradores e na própria equipe encarregada de analisar os dados do sistema.

Treinamento de equipes

Outra etapa de importância vital é treinar todos os membros das equipes que vão lidar diretamente com os dados do controle de ponto por exceção, bem como instruir de forma clara e objetiva a necessidade dos colaboradores de se atentarem para a diferença entre os dois modelos de marcação de ponto de forma a evitar que erros aconteçam.

Controle de ponto por exceção vs. controle de ponto tradicional

Se as diferenças entre esses dois modelos de controle de ponto ainda persistem, vamos mostrar a seguir o que caracteriza cada um e qual a melhor opção para sua empresa:

Diferenças principais

O controle de ponto tradicional registra todas as atividades realizadas pelo colaborador, entrada, saída, intervalos, horas extras, faltas, redução da jornada de trabalho, e também os atrasos, faltas, e todas as demais ocorrências dentro do horário de trabalho.

Já no caso do controle de ponto por exceção, apenas as situações que sejam diferentes das habituais, como atrasos, faltas, horas extras, e demais atividades consideradas fora do padrão devem ser marcadas.

Para quem manipula esses dados, o ideal é receber um número menor de dados sobre a jornada de trabalho, tornando o trabalho mais fácil, conciso e rápido, e com menor chance de erros.

Quando optar por cada um

Como mencionamos anteriormente, empresas que desenvolvem atividades que precisam realizar o detalhamento da jornada de trabalho, então neste caso o controle de ponto por exceção deixa de ser vantajoso.

Porém se esse não é o caso da sua empresa, e ela possuir acima de 20 colaboradores, a solução oferecida pelo controle de ponto por exceção pode ser uma excelente oportunidade, desde que o sistema se adeque às demandas da empresa.

Considerações legais sobre o controle de ponto por exceção

Se você está totalmente propenso a implementar na sua empresa o ponto por exceção, é importante saber de algumas diretrizes legais:

Direitos trabalhistas

Com a Reforma Trabalhista e a Lei da Liberdade Econômica, o controle de ponto por exceção passou a ser permitido, desde que formalizado por acordo individual ou coletivo.

Foi justamente a Lei da Liberdade Econômica que estabeleceu que o controle de ponto por exceção não pode prejudicar os direitos trabalhistas, como o direito à jornada de trabalho, ao descanso e ao salário. 

Como garantir conformidade legal

O uso de sistemas alternativos, como o controle de ponto por exceção, foi consolidado com a Portaria 671/2021, desde que instituído por acordo individual ou coletivo.

Portaria 1510: entenda o que é e as principais mudanças

As mudanças que a Portaria 1510, também conhecida como Lei do Ponto Eletrônico, trouxe para empregadores e colaboradores causaram bastante impacto tanto no mercado de trabalho quanto em processos de empresas que prestam serviços ou vendem produtos para controle de jornada de trabalho e seus afins.

Mesmo que a Portaria 1510 tenha sido substituída pela 671, algumas das diretrizes que ela ofereceu continuaram sendo utilizadas, muitas vezes na  íntegra e, em outros casos, atualizadas de acordo com as demandas do mercado de trabalho e empregadores.

Neste artigo vamos mostrar o que foi a Portaria 1510, as responsabilidades que foram imputadas às empresas, as mudanças que ela trouxe aos sistemas de controle de ponto, e quais diretrizes permanecem válidas mesmo depois da adoção da Portaria 671.

O que é a Portaria 1510?

A Portaria 1510, de 2009, trouxe diversas normas, e uma das principais delas foi a que dizia respeito à regulamentação dos REPs, os Registradores Eletrônicos de Ponto, utilizados pelas empresas para controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores. 

Essa regra estabelecia a forma como as empresas deveriam realizar o registro de ponto dos funcionários, de forma a garantir maior transparência e segurança. Ficou regulamentado que os sistemas de registro de ponto deveriam oferecer comprovantes de marcação aos colaboradores, de forma física ou digital. 

Os arquivos dos registros também deveriam ficar disponíveis para que pudessem ser consultados em caso de auditorias. Outra norma foi a garantia de que, uma vez realizados, os registros não poderiam ser modificados nem por empregadores, nem pelos próprios funcionários. 

Quais eram as obrigações das empresas segundo a Portaria 1510?

Com a Portaria 1510 do MTE as empresas adquiriram uma série de obrigações sobre o controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores, como veremos na sequência:

Exigências de registro de ponto

De acordo com as diretrizes da 1510 as empresas deveriam utilizar no controle da jornada de trabalho o sistema REP, e esse foi um dos motivos que levou a ficar conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico.

Ela chegou com a finalidade de garantir a segurança e precisão no registro da jornada de trabalho, de forma a evitar fraudes e assegurando aos trabalhadores o cumprimento dos seus direitos, em especial com relação ao pagamento de horas extras e questões pertinentes à jornada de trabalho.

Responsabilidades do empregador

As diretrizes que incidiram sobre os empregadores foram sobre o registro da jornada de trabalho, que o processo fosse feito através de sistemas que garantissem a segurança e transparência, e que pelo INMETRO.

Ficou estabelecido que era responsabilidade da empresa fornecer comprovante de registro de ponto, seja em papel ou no formato digital. Além de fornecer relatórios individuais sobre a jornada de trabalho para os órgãos de fiscalização quando necessário, e guardá-los por um período de cinco anos.

Sistemas e ferramentas recomendados para o controle de jornada

Como mencionamos acima, de acordo com as normas da Portaria 1510, as empresas precisaram adotar os REPs, e estes sistemas deveriam estar em conformidade legal com as diretrizes estabelecidas. Na Portaria 1510, o único REP regulamentado era o REP-C. Os modelos REP-A e REP-P foram introduzidos posteriormente pela Portaria 671.

A Portaria 1510 foi substituída pela Portaria 671? 

Apesar de representar uma inovação no sistema de registro de ponto, e no controle da jornada de trabalho, a Portaria 1510 não abrangia todas as possibilidades de marcação de ponto, por isso foi revogada em 2021, e substituída pela Portaria 671.

Apesar da Portaria 373 de 2011 ter permitido legalmente o uso de aplicativos e softwares como sistemas para controle de ponto, foi somente com a chegada da 671 que algumas regulamentações importantes foram apresentadas para padronizar os equipamentos utilizados e criar diretrizes para segurança de empregadores e funcionários.

Qual foi a importância da Portaria 1510 para as empresas?

Foi a Portaria 1510 que modernizou a gestão de pontos nas empresas, pois regulamentou equipamentos e sistemas, determinou às empresas a responsabilidade de compartilhar as informações da jornada de trabalho com colaboradores e órgãos de fiscalização, de forma a oferecer na mesma medida segurança e transparência.

As equipes de DP e RH tiveram que se adaptar às novas diretrizes, e entrar em conformidade com as leis trabalhistas. A 1510 contribuiu para a disseminação do uso de sistemas eletrônicos, facilitando muito a vida dos profissionais responsáveis pela análise e tratamento dos dados da jornada de trabalho.

Uma das grandes mudanças feitas pela Portaria 1510 foi a normatização da forma de fiscalização do MTE, com regras mais claras, de fácil cumprimento, e com isso foi capaz de reduzir as multas e sanções sofridas pelas empresas.

Qual foi a mudança com a chegada da Portaria 671?

Apesar de muitas das diretrizes da Portaria 1510 terem permanecido após sua revogação, importantes mudanças foram implementadas com a chegada da Portaria 671, principalmente na questão de registro da jornada de trabalho.

Foi a 671 que desburocratizou o controle de ponto. O número mínimo de colaboradores necessários para registrar formalmente o ponto nas empresas passou de 10 para 20, além de unificar e simplificar as Portarias 1510 e 373.

Trouxe uma legislação atual, que precisava acompanhar a evolução dos sistemas mais modernos e eficientes de controle da jornada de trabalho, com diretrizes mais abrangentes e modernas, já que neste mesma época houve um aumento muito considerável do modelo home office de trabalho.

Quais são os novos tipos de Registro de Ponto?

Essas são as formas de realizar o controle da jornada de trabalho permitidas pela legislação:

Controle de Ponto Manual

Este é o mais antigo e o mais simples dos sistemas, e consiste no registro manual dos horários de entrada e saída dos colaboradores, seja  em livros ou folhas. Apesar de ser de baixo custo, está mais propenso a fraudes e erros.

Controle de Ponto Mecânico

Este modelo também é considerado antigo, e utiliza um relógio de ponto físico dentro da própria empresa, onde o colaborador insere seu cartão para registrar o ponto. Ainda que seja mais seguro que o manual, também está sujeito a fraudes.

REP-C

O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional é o modelo tradicional que conta com um relógio de ponto físico, dentro da empresa. 

REP-A

O REP-A  ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo foi quem permitiu o controle da jornada de trabalho através de aplicativos ou sistemas de reconhecimento facial, desde que fossem permitidos através de convenções coletivas ou acordos entre as partes.

REP-P

E por último o REP-P, Registrador Eletrônico de Ponto por Programa, utiliza um software completo para o controle de jornada, que também fica sujeito a acordo ou convenção coletiva. 

Como a TWO ajuda sua empresa a se adequar a Portaria 671?

Com a chegada das Portarias 1510, 373 e posteriormente com a 671 o controle da jornada de trabalho se tornou mais fácil, pois permitiram o uso de sistemas modernos de gestão de ponto. 

A TWO RH oferece aos seus clientes sistemas que geram relatórios com dados de forma mais confiável, segura e, sobretudo, inviolável. Assim, os registros podem ser usados em processos trabalhistas por ter uma infraestrutura eficiente que garante a integridade da informação.

Contar com uma empresa que tenha soluções atuais, sempre em conformidade com a legislação trabalhista e que ofereça eficiência no processo de controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores é o principal passo para reduzir seus custos, evitar problemas legais e otimizar a produtividade.

Espelho de ponto: o que é e o que diz a Portaria 671?

Um dos documentos essenciais para as empresas no gerenciamento da jornada de trabalho dos seus colaboradores é o espelho de ponto, afinal é através dele que diversos processos são realizados nos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. 

Com a chegada da Portaria 671 a possibilidade de controle digital na gestão da jornada de trabalho se tornou mais fácil, já que a regulamentação ficou mais clara e foram impostas novas diretrizes para a adoção e funcionamento dos sistemas que fazem esse tipo de controle.

Com a adoção desse tipo de solução eletrônica, o espelho de ponto pode ser elaborado com maior agilidade e precisão, oferecendo transparência e praticidade a quem emite e quem utiliza. 

Pensando nisso, preparamos este artigo para explorar o conceito de espelho de ponto. Vamos descrever a sua importância no contexto empresarial, mostrar o que diz a legislação, detalhar os modelos de espelho de ponto e vamos ainda esclarecer as principais dúvidas sobre este tema.

O que é o espelho de ponto?

O espelho de ponto é um documento, seja físico ou digital, que oferece um compilado de informações referentes à jornada de trabalho de cada colaborador. Nele estão os horários de entrada, saída e intervalos, horas extras, atrasos, faltas e outras informações pertinentes.

Ele é um documento muito importante para as empresas, pois é utilizado em diversos processos, como o cálculo da folha de pagamento, controle de frequência, cumprimento das leis da CLT, entre outras situações.

Quais são os tipos de espelho de ponto?

Vamos conhecer melhor os tipos de espelho de ponto utilizados pelas empresas e gestores da jornada de trabalho:

Manual

Na forma manual de elaboração do espelho de ponto, as informações são registradas, assim como diz o nome, de forma manual em um livro ou cartão de ponto. Apesar de ser um sistema bem simples, é o que apresenta o maior risco de erros, uma vez que pode ser adulterado, extraviado, pode sofrer acidentes e muitas vezes as marcações podem ser esquecidas se não forem feitas no instante em que acontecem.

Mecânico

Já no modelo mecânico de preparação do espelho de ponto, as marcações são feitas através de um relógio de ponto que é capaz de registrar as entradas e saídas dos colaboradores em um cartão de ponto que deve ser inserido no momento das marcações na máquina. Assim é possível acompanhar as entradas, saídas, faltas e atrasos.

Eletrônico

No formato eletrônico de controle da jornada de trabalho, o espelho de ponto é elaborado de forma mais prática, já que o sistema digital registra as horas trabalhadas diariamente. O controle eletrônico utiliza um software ou sistema de relógio de ponto para receber e armazenar  as informações recebidas.

Digital

E por último o modelo mais moderno de controle de jornada de trabalho e elaboração de espelho de ponto, o digital. Com um sistema que utiliza softwares e sistemas online, o espelho de ponto é elaborado com todas as informações recebidas em tempo real, e é muito mais seguro, eficiente e flexível.

O que diz a Portaria 671?

Com a chegada da Portaria 671, novas e importantes diretrizes foram estabelecidas no que diz respeito ao controle de ponto e ao espelho de ponto, incluindo a correta emissão deste documento. Vamos conhecer um pouco mais o que a legislação diz sobre o tema:

Principais regras da Portaria 671

A Portaria 671 institui novas regras que facilitaram a implementação do controle eletrônico de ponto, tornando seu uso mais prático e seguro, já que as normas aplicadas ao espelho de ponto gerado pelos REPs asseguram a sua validade, desde que obedecidas as normas instituídas.

De acordo com o Artigo 82 da Portaria 671 o espelho de ponto é um documento legal e essencial para o registro da jornada de trabalho, e ele deve incluir os horários de entrada e saída, pausas e horas extras. 

Outra das novas diretrizes define que o programa de registro de ponto pode ser o responsável por coletar, tratar os dados e assim abastecer o espelho de ponto, gerando o relatório eletrônico e o arquivo da jornada de trabalho que deve ficar disponível para consulta dos funcionários e em caso de auditoria.

Alterações com relação à Portaria 1510/2009

No Artigo 82 da Portaria 671 as novas regras dizem que:

“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no AFD, ou arquivo fonte de dados, gerando o relatório espelho de ponto eletrônico e o arquivo eletrônico de jornada” 

Esses sistemas devem estar em conformidade com as normas técnicas estabelecidas, podendo ser regulamentados por órgãos como o INMETRO.

Também ficou definido que as marcações da jornada de trabalho realizadas em sistemas de registro eletrônico devem seguir os padrões REP-C, REP-A ou REP-P, e independente do modelo escolhido, eles precisam emitir o espelho de ponto com todas as informações exigidas por lei.

Como a Portaria 671 impacta as empresas

Com a chegada da Portaria 671 o controle de ponto teve sua modernização aprovada e regulamentada, e as empresas precisaram adequar às novas diretrizes seus sistemas e processos, bem como a emissão e armazenamento dos documentos comprobatórios que devem ficar disponíveis para os colaboradores e auditores.

Essa mudança reduziu o volume de trabalho das equipes de RH e DP, evitando que muitos erros fossem cometidos em razão das anotações manuais e exigindo um número menor de colaboradores para elaboração dos documentos relativos às jornadas de trabalho. 

Exemplos de conformidade e não conformidade

Podemos citar como exemplos de conformidade o uso de sistemas REP-P homologados, a utilização de certificados digitais para assinaturas eletrônicas e a comunicação de admissões através da CTPS Digital. 

Já nos exemplos de não conformidade, podemos mencionar a não utilização de sistemas homologados, a emissão de documentos sem assinatura eletrónica válida e a falta de comunicação de admissões no sistema digital. 

Como fazer a gestão de dados do espelho de ponto?

A gestão dos dados do espelho de ponto quando fornecidos por sistemas eletrônicos é bem mais prática, já que eles são os responsáveis por coletar, organizar, armazenar e distribuir as informações da jornada de trabalho de cada colaborador.

No caso da operação feita de forma manual, o trabalho é muito maior, o número de pessoas envolvidas no processo também aumenta, a atenção deve ser redobrada, e cada dado de cada funcionário deve ser analisado, pois os erros vão incidir nas folhas de pagamento e podem gerar ações trabalhistas.

Tecnologias para otimizar o controle de ponto

Os sistemas eletrônicos de controle de ponto são uma ferramenta eficaz para a gestão das jornadas de trabalho e a correta elaboração do espelho de ponto dentro das empresas, pois emitem relatórios completos sobre cada colaborador.

Os sistemas digitais oferecem recursos muito relevantes para o atual panorama do mercado de trabalho, já que permitem a coleta e gestão automatizada dos registros, oferecem cartões de proximidade e sistemas totalmente online, de forma a integrar a gestão da jornada de trabalho com o espelho de ponto e outros processos do RH, como por exemplo a integração  da folha de pagamento.

Como utilizar o Espelho de Ponto de forma eficaz

Para que o espelho de ponto cumpra sua função de forma eficaz, é preciso garantir que tudo que deve ser registrado sobre a jornada de trabalho seja feito de forma precisa. As entradas, saídas, intervalos, atrasos, faltas, jornadas reduzidas, compensação de horas, e todas as informações pertinentes devem ser corretamente preenchidas.

O registro de ponto digital pode garantir essa precisão, já que além de contar com um sistema eficaz de preenchimento e organização das informações, ele ainda garante a segurança dos dados, impedindo que eles sejam alterados ou excluídos.

Consequências de não seguir as regulamentações

Para as empresas o não cumprimento das normas e diretrizes da Portaria 671 e CLT podem gerar consequências que vão desde processos trabalhistas, passando por danos à imagem da organização, multas e sanções até a perda do registro de ponto eletrônico.

Outras consequências que podem gerar grandes transtornos são os erros em cálculos nas folhas e ponto e na remuneração dos colaboradores, em uma gestão mais trabalhosa dos dados das jornadas de trabalho e até mesmo em conflitos com os funcionários.

Dúvidas frequentes sobre o espelho de ponto

A seguir vamos responder às dúvidas mais frequentes sobre o espelho de ponto:

Como corrigir erros no espelho de ponto

Da forma convencional, a correção de inconsistências no espelho de ponto pode ser feita através de auditorias regulares, de maneira que as informações inseridas no sistema espelhem a veracidade dos dados.

O erro também pode ser corrigido no sistema eletrônico de controle de ponto em conformidade com a legislação, de acordo com as instruções dos fornecedores do sistema e a anuência do funcionário cujo espelho precisa ser modificado.

Mas se o sistema não permitir a correção de forma rápida e prática, a correção pode ser feita manualmente no espelho de ponto, mas a alteração nos dados deve ser justificada conforme previsto na legislação trabalhista, assinada pelo colaborador e pelo responsável pela empresa e se necessário impressa em documento oficial, para que haja comprovação válida em caso de auditoria ou ações trabalhistas.

O espelho de ponto precisa ser assinado

A legislação vigente não exige que o espelho de ponto seja assinado pelo emissor ou colaborador, mas por uma questão de segurança e com objetivo de evitar problemas no futuro, é recomendado que ele seja assinado por ambas as partes. Pelo empregador, especialmente com a assinatura eletrônica, para que seja comprovada a data de sua emissão, e pelo funcionário para que fique clara a concordância com as informações nele contidas. 

Qual a validade jurídica do espelho de ponto

Ainda que não tenha sido assinado, o espelho de ponto tem validade jurídica como comprovação da jornada de trabalho de cada colaborador, detalhando os horários de entrada, saída, intervalos, folgas e faltas. Esse documento pode ser utilizado como prova em ações trabalhistas.

Como a TWO auxilia sua empresa com o controle de ponto? 

Está clara a importância da conformidade legal na gestão do controle de ponto, espelho de ponto, elaboração da folha de pagamento e em diversos processos relativos à jornada de trabalho do colaborador. 

Para que essa tarefa se torne mais fácil, segura e precisa, contar com um sistema de controle de ponto eficiente, que ofereça facilidade, segurança, praticidade e conformidade legal. A TWO RH oferece as melhores soluções digitais para sua empresa conquistar uma gestão de dados de ponto.

Relógio de ponto: o que é e como funciona

Algumas ferramentas são utilizadas para uma gestão eficiente de recursos humanos, e uma delas é o relógio de ponto, já que ele desempenha um papel crucial no controle da jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa.

Com o passar dos anos e a evolução da tecnologia, os métodos de controle do registro de ponto também se modernizaram, oferecendo soluções que vão desde os tradicionais relógios de ponto mecânicos até sistemas digitais avançados como mostraremos no artigo. 

Compreender o funcionamento desse dispositivo é fundamental para garantir a conformidade legal, otimizar a produtividade e promover a transparência nas relações trabalhistas. Neste texto vamos explorar o que é um relógio de ponto, discorrer mais sobre o tema e esclarecer suas dúvidas. Vamos lá!

O que é um relógio de ponto?

O relógio de ponto é um equipamento projetado para fazer o registro da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa, marcando as entradas e saídas, os intervalos, faltas e atrasos de forma a fornecer informações importantes para a elaboração da folha de pagamento.

Atualmente os empregadores têm à disposição diferentes tipos de relógios de ponto, desde os modelos mais tradicionais que apenas registram a movimentação dos funcionários, aos que fazem o cálculo das horas trabalhadas, separadas em horas normais, extras e horas negativas.

Quais são os tipos de relógio de ponto?

Os primeiros modelos de relógios de ponto eram bem simples, mas com o passar do tempo novos tipos foram surgindo para deixar o processo de registro da jornada de trabalho mais prático. Vamos conhecer os tipos de relógio de ponto que ainda são utilizados:

Relógio ponto mecânico

Também conhecido como relógio de ponto cartográfico, o relógio de ponto mecânico funciona como um carimbo, que imprime no cartão de ponto os horários que estão no seu sistema. 

Ele funciona como um registro manual de ponto, já que o preparo do espelho de ponto e o cálculo da folha de pagamento é feito de forma manual. Cabe ressaltar que ele o reduz consideravelmente as possibilidades de erros ou fraudes com relação às datas e horários marcados nos cartões de ponto.

Ponto eletrônico

Já no caso do ponto eletrônico, existem diferentes modelos de equipamentos, e todos reduzem ainda mais as chances de fraudes ou erros, já que independente do formato do relógio de ponto, o sistema utilizado, o REP, é muito mais seguro. 

Ele é capaz de eliminar os problemas de baixa produtividade, pois o REP, ou Registrador de Ponto Eletrônico, coleta e armazena os dados da jornada, que são posteriormente tratados pelo sistema de ponto, emitindo relatório mais abrangentes e reduzindo o trabalho das equipes de RH e DP.

Através desse modelo de relógio de ponto é possível realizar a gestão e monitoramento das jornadas de trabalho de forma mais precisa e ágil, de acordo com a necessidade da empresa. O relógio de ponto eletrônico pode assumir diversos formatos, como o uso de crachás, biometria, aplicativos de reconhecimento facial, entre outros recursos.

Como funciona o relógio de ponto tradicional vs. digital?

Como explicamos acima, o relógio de ponto tradicional ou mecânico, funciona como um carimbo no cartão de ponto, registrando o horário de cada atividade do colaborador. E quanto aos relógios de ponto mais recentes, os eletrônicos, os modelos são variados.

Pode ser um relógio de ponto que funciona através da biometria, com a impressão digital dos funcionários. Há também a versão móvel, que é capaz de registrar os horários do colaborador através de aplicativos instalados em dispositivos móveis.

Os REPs, que são os registradores eletrônicos de ponto, regulamentados pela Portaria 671, oferecem os modelos REP-C, que é o modelo convencional e utiliza um dispositivo fixo para registro das atividades.

O REP-A, que é o alternativo, só pode ser utilizado mediante previsão em acordo ou convenção coletiva, permite o uso de diferentes tecnologias, como biometria, reconhecimento facial e aplicativos de localização. E o REP-P, que funciona via programa e é ele quem registra os horários e datas das atividades do colaborador.

Como escolher o melhor modelo para sua empresa

Para escolher o modelo mais adequado ao seu ramo de atividade, é necessário levar em conta as demandas da empresa. Quem tem colaboradores externos, em home office ou no modelo híbrido de trabalho, por exemplo, precisará de uma solução que ofereça diferentes formas de registrar o ponto, presencial e a distância.

Escolha um modelo de relógio de ponto que seja capaz de armazenar e compilar as informações relativas à jornada de trabalho. Que seja capaz de gerar relatórios individuais e que também possa ser acessado pelos colaboradores, já que é um direito deles previsto na legislação. 

O relógio de ponto ideal deve caber no seu orçamento, realizar o maior número possível de funções e ser o mais seguro possível, de forma a evitar fraudes e reduzir as chances de erros e ofereça as informações já tratadas para verificação em caso de auditoria.

Qual a importância do controle de frequência?

Esse tipo de processo, o controle de ponto e frequência, é realizado há muitos anos, e cada vez mais é possível perceber a importância da gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, como veremos abaixo:

Garantindo direitos dos trabalhadores

Os colaboradores têm direito garantido por lei às informações sobre sua jornada de trabalho, e a praticidade e facilidade ao acesso dessas informações pode ser obtida através de um sistema de frequência eficiente.

Promover a transparência no processo de  controle da jornada de trabalho aumenta a confiança por parte dos colaboradores, e dá um salto de qualidade na relação entre empregador e funcionário. Isso também contribui para um ambiente de trabalho mais acolhedor e harmonioso, melhorando a capacidade de reter talentos e o interesse em fazer parte deste tipo de empresa.

Benefícios para a empresa

Além de garantir a conformidade legal, o controle de frequência é fundamental para identificar padrões de absenteísmo e atrasos, aumentar a capacidade produtiva, facilitar a gestão da jornada de trabalho, verificar a necessidade da realização de horas extras, permite aos gestores perceber de forma mais clara os pontos que devem ser melhorados, realizar o cálculo correto da folha de pagamento, evitar processos trabalhistas, analisar o desempenho individual, entre outras vantagens.

Legislação sobre registro de ponto

Independente do tamanho da empresa, o controle do registro de ponto e da jornada de trabalho são cruciais para uma melhor gestão dos recursos humanos, do cálculo correto da folha de pagamento, e o relógio de ponto, seja manual ou eletrônico é a melhor ferramenta para auxiliar nesses processos.

Obrigações legais de empresas

A Portaria 671 de 2021 atualizou as exigências sobre os REPs, definindo os seus tipos C, A e P como válidos, desde que tenham o “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” dos fabricantes dos equipamentos e que sejam registrados no Ministério do Trabalho e Previdência.

As assinaturas eletrônicas em documentos, como o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador ou o Arquivo Fonte de Dados (o AFD) devem ser feitas seguindo os padrões PAdES ou CAdES.

Como cumprir as exigências da CLT

De acordo com o Artigo 74 da CLT: “Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Além dessa obrigação legal, também é norma que os relógios de ponto tenham bateria com autonomia suficiente para garantir seu funcionamento. Precisão de, no mínimo, um minuto ao ano, funcionamento independente, fornecimento de comprovante de registro, seja impresso ou online, utilizar memória que não pode ser apagada ou alterada, não permitir restrições às marcações e não realizar marcações automáticas.

Quais são as vantagens e desvantagens do relógio de ponto?

O uso do relógio de ponto oferece aos empregadores e funcionários uma série de vantagens, como mais segurança ao adotar um sistema moderno, que emita comprovantes das jornadas de trabalho de forma mais precisa, servindo inclusive como comprovação documental em ações trabalhistas.

O relógio de ponto pode garantir que as cargas de trabalho sejam respeitadas através do acompanhamento constante das suas marcações, e ele ainda é capaz de inibir as fraudes e alterações nas informações registradas, evitando ainda marcações antecipadas.

Os relógios de ponto mais modernos armazenam todas as informações na nuvem, então não há o risco de perda ou danos aos dados. Em caso de auditoria o acesso aos registros fica bem mais fácil, e para elaboração de espelhos de ponto e folha de pagamento os relatórios emitidos pelos REPs são de extrema ajuda.

Nos processos digitais, há uma redução enorme nos erros, já que na maior parte dos casos eles ocorrem por falhas humanas e os sistemas mais modernos podem ser integrados com os arquivos do RH. Com a redução do volume de trabalho sobra mais tempo para os funcionários se dedicarem a outras atividades.

As desvantagens são poucas, e podem ocorrer mais em razão de falhas humanas, como por exemplo um funcionário esquecer de registrar o início ou fim da jornada de trabalho. Em caso de ponto mecânico o colaborador pode marcar o cartão de outro por engano, o tempo gasto com a conferência dos registros ainda é grande e a folha de pagamento demora bastante para ser elaborada.

Como implementar o relógio de ponto na sua empresa?

Para os empregadores que desejam implementar o relógio de ponto na sua empresa, a dica é escolher um modelo que seja capaz de atender bem suas demandas. Vamos mostrar a seguir como utilizar da melhor forma essa ferramenta:

Passo a passo para implementação

O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa e colaboradores. Os sistemas de trabalho, já que os modelos híbridos, home office e externos requerem soluções diferenciadas dos colaboradores que exercem suas funções na sede da empresa.

A recomendação é adotar um relógio de ponto eletrônico, que seja capaz de facilitar e agilizar a gestão da jornada de trabalho, bem como auxiliar na elaboração do espelho de ponto e da folha de pagamento.

Busque uma empresa que esteja em conformidade com as exigências legais, que ofereça as melhores soluções, realize treinamento para os profissionais responsáveis pela manipulação e manutenção do sistema, e disponibilize assistência em caso de problemas.

É interessante optar por sistemas que possam ser integrados às ferramentas utilizadas pelo RH e DP, de forma que seja fácil importar as informações registradas no relógio de ponto. Disponibilize aos colaboradores as regras para uso do relógio de ponto, ministre cursos caso seja necessário, e dê suporte a quem encontrar qualquer tipo de dificuldade ao utilizar o sistema.

Desafios comuns e soluções

O colaborador deve adquirir o hábito de registrar suas atividades no relógio de ponto. Entradas, saídas e intervalos devem ser marcadas para que o sistema forneça relatórios completos e precisos. Então é preciso que todos tenham em mente que esquecer de realizar o registro pode implicar em sanções.

Caso algum colaborador sinta dificuldade em utilizar o sistema, ofereça soluções para que ele se adapte, seja em forma de treinamento, ou fazendo um acompanhamento próximo até que a adaptação seja concluída.

Relógio de ponto por aplicativo é permitido pela lei?

A lei permite o uso de relógios de ponto através de aplicativos, desde que normas estabelecidas pela Portaria 671 e no Decreto nº 10.854 sejam obedecidas. A Portaria 671  estabeleceu que o controle de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações e ainda deve atender a determinados padrões, como por exemplo a proibição de alterações do empregador nas marcações do empregado. 

Usar controle de ponto manual é ilegal?

Não existe nenhum tipo de proibição ao uso do controle de ponto manual, desde que a empresa siga as diretrizes estabelecidas pela CLT. O que a legislação salienta é que o registro deve ser feito de forma a garantir a precisão e a segurança das informações. 

Por que a TWO tem o relógio de ponto ideal para sua empresa? 

A TWO RH conta com os melhores e mais modernos relógios de ponto em seu portfólio, e pode contribuir no momento da escolha do modelo mais adequado às demandas de cada empresa.

Nossos consultores estão aptos a auxiliar as empresas a escolher e implementar a melhor solução para o controle de ponto, de acordo com as diretrizes legais da CLT e Portaria 671.

Como calcular folha de pagamento: passo a passo completo

Na rotina de uma empresa, saber qual o custo de cada colaborador é essencial para validar sua contratação, retenção ou desligamento, por isso saber como calcular a folha de pagamento de forma correta é fundamental para a saúde financeira das organizações.

Calcular a folha de pagamento é um procedimento essencial na gestão de uma empresa, uma vez que ela reúne uma série de dados relevantes sobre a jornada de trabalho dos funcionários e é um requisito legal.

Neste artigo vamos demonstrar a importância de saber como calcular a folha de pagamento dos seus colaboradores, o seu conceito e a sua importância, descrever as informações que devem ser inseridas no documento, dar um passo a passo para calcular corretamente e apresentar ferramentas que são de grande valia para facilitar esse processo.

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento exigido por lei, onde as empresas registram e descrevem as remunerações e descontos de um colaborador. Também conhecida como holerite em diversas regiões do país, a folha de ponto é a responsável por transformar e organizar as informações trabalhistas para que elas virem dados contábeis.

A folha de pagamento inclui informações sobre os salários bruto e líquido, benefícios, descontos, tributos pagos, comissões e bonificações. São esses dados que servem de base para realizar o pagamento dos colaboradores, seja de forma quinzenal ou mensal.

Qual a importância do cálculo preciso da folha de pagamento da empresa?

O cálculo correto da folha de pagamento é imprescindível para garantir que a empresa esteja em conformidade legal com suas obrigações fiscais e trabalhistas, de forma a evitar multas, sanções e passivos.

Além das questões legais, o cálculo correto do que é devido aos colaboradores evita retrabalho, garante a eficiência financeira da empresa, e permite um controle maior sobre os custos com mão de obra e planejamento futuro.

As empresas que oferecem aos seus funcionários uma folha de pagamento precisa e transparente costumam receber um feedback positivo, melhorando sua imagem, e auxiliando ainda na retenção de talentos, que se sentem motivados e satisfeitos.

Quais são os componentes da folha de pagamento?

Vamos apresentar a seguir as informações que devem, pela lei, constar na folha de pagamento dos colaboradores de uma empresa:

Salário base

O salário base é o valor fixo que dá início aos cálculos que são realizados mensalmente na folha de pagamento, baseado na sua jornada de trabalho e formalizado em contrato. A partir deste valor são descontados ou acrescidos vencimentos ou benefícios.

Benefícios

Um dos benefícios garantido por lei é o DSR, ou descanso semanal remunerado, que representa o dia de folga semanal do colaborador remunerado pela empresa. De acordo com a legislação trabalhista, essa folga deve ser preferencialmente aos domingos, mas algumas atividades e escalas podem contar com dias de folga em outros dias da semana, desde que previsto em acordo ou convenção coletiva.

Descontos obrigatórios

Alguns descontos ocorrem de forma obrigatória, de acordo com a legislação, como a Previdência Social, cujo valor é direcionado diretamente para contribuir com a aposentadoria do colaborador. O percentual de desconto pode variar de acordo com a remuneração, e vai de 7,5% a 14%.

Outro desconto que pode ser obrigatório de acordo com a renda do colaborador é o IRRF, o Imposto de Renda Retido na Fonte. O valor é repassado à Receita Federal diretamente pelo empregador e é descontado em folha.

Já a contribuição sindical passou a ser opcional desde a MP 873 de 2019. Para quem opta por pagar a contribuição, ela equivale a um dia de trabalho, e é descontado em folha e repassado pela empresa ao sindicato.

Há duas formas de adiantamento, o que ocorre regularmente de forma quinzenal, ou os que são solicitados pelo colaborador e aceitos por parte da empresa. O valor recebido fora do dia costumeiro de pagamento do salário deve constar na folha de pagamento e ser descontado do salário base.

Também são descontados em folha os valores referentes aos atrasos e faltas injustificadas. Algumas empresas optam por descontar também o valor do descanso semanal remunerado ou feriado, já que é permitido por lei

Algumas empresas optam por descontar o vale-transporte, cujo percentual máximo de desconto é de 6%. Os vales alimentação e refeição não são obrigatórios, mas as empresas que oferecem este benefício aos seus colaboradores podem descontar no máximo 20% do valor do salário.

Horas extras e adicionais

As horas extras representam o trabalho realizado pelos colaboradores em um horário além do estabelecido na jornada estabelecida em contrato. Essas horas extras são pagas mensalmente, e os seus valores devem constar na folha de pagamento. Vale lembrar que o valor da hora extra deve ser calculado acrescendo 50% do valor da hora base à mesma, e o limite de horas extras é de duas por dia.

Outro valor que pode ser acrescido ao salário base na hora de calcular a folha de pagamento é o adicional noturno. Algumas atividades que ocorrem das 22h às 5h da manhã em jornadas de trabalho urbanas e de 20h às 4h em jornadas rurais têm direito a um acréscimo mínimo de 20% sobre a hora base diurna.

Em alguns tipos de atividades o adicional de insalubridade deve ser pago aos colaboradores que exercem suas funções em condições prejudiciais à saúde ou adversas. De acordo com o Artigo 192 da CLT o percentual que deve ser acrescido sobre a hora base pode variar de 10% a 40%.

O adicional de periculosidade é mais um dos extras que devem ser pagos aos colaboradores que se expõem durante a jornada de trabalho a substâncias inflamáveis ou explosivos. E o percentual de 30% deve ser calculado sobre o salário base.

Para colaboradores que possuem dependentes de até 14 anos ou inválidos, há o benefício chamado salário família. No presente ano, 2025, o teto desta remuneração é de até R$ 1.906,04. Esse valor pode ser solicitado ao contratante, ao setor de RH ou em alguns casos diretamente ao INSS.

Para as funcionárias com filhos de até 6 meses pode ser pago o auxílio-creche, caso a empresa não ofereça um espaço para que as mães deixem as crianças durante a jornada de trabalho. Essa regra se aplica aos  estabelecimentos com mais de 30 empregadas, conforme previsto no Art. 389, §1º da CLT.

Passo a passo para Calcular a Folha de Pagamento

Agora que já esclarecemos as informações que devem constar na folha de pagamento, basta reunir os dados e valores e iniciar o cálculo.

Passo 1 – Calcular o salário bruto

Dentre todas as informações essa é a mais fácil de obter, já que consta no contrato de trabalho ou atualizações trabalhistas. O valor cheio do salário é chamado de bruto ou base, e sobre ele vão incidir descontos ou benefícios.

Passo 2 – Calcular os descontos

Segundo as informações apresentadas acima é possível reunir todos os valores para então subtrair os descontos como INSS, IRRF, contribuição sindical, adiantamentos, faltas e atrasos do salário bruto. Isso deve ocorrer seguindo as alíquotas e regras atuais. Inclua também os benefícios que devem ser descontados, como vale-transporte, vale-refeição, vale-alimentação e convênios.

Passo 3 – Considerar benefícios

Para calcular os benefícios que devem ser somados é preciso verificar a folha de ponto dos colaboradores. Horas extras, adicionais noturnos, comissões, participações nos lucros, entre outros valores a serem adicionados.

Passo 4 – Calcular o salário líquido

Depois de deduzir todos os descontos e somar os benefícios, o total obtido é conhecido como o salário líquido, ou o montante final a ser pago mensalmente aos funcionários.

Erros comuns ao calcular a folha de pagamento e como evitá-los

Vimos acima a importância do cálculo correto da folha de pagamento, então o ideal é ter absoluta certeza de que tudo foi incluído, e corretamente calculado. Há erros comuns entre quem calcula manualmente ou desconhece a legislação, como veremos a seguir:

Erros em cálculos de impostos

Quem faz o cálculo dos tributos de forma manual corre um grande risco de cometer erros, seja com relação ao percentual aplicado, na própria conta ou no valor do salário base que é usado para calcular uma série de impostos.

Por isso sempre frisamos a importância de estar sempre atualizado sobre a legislação que regula as folhas de ponto e demais direitos trabalhistas. Conhecer e consultar as leis evita que erros banais sejam cometidos.

Falhas na hora de calcular horas extras

Para realizar o cálculo das horas extras e adicionais noturnos é preciso saber qual o valor da hora trabalhada, e muitas vezes o valor utilizado como base não está correto, o que representa uma sucessão de cálculos errados. 

Outra questão é a falta de lançamento das horas extras dos colaboradores, não registrar os atrasos, ausências e quaisquer outros eventos que representem uma alteração no salário líquido e na folha de pagamento.

Ferramentas que facilitam o cálculo da folha de pagamento

A utilização de ferramentas tecnológicas vão auxiliar imensamente na gestão da folha de ponto e dados da jornada de trabalho de cada colaborador, que é como um banco de dados para o preenchimento das informações do contracheque.

Softwares para cálculo de folha de pagamento

Felizmente a tecnologia pode auxiliar na gestão dos dados que constituem a folha de ponto, tornando o processo muito mais ágil e requerendo um número menor de funcionários para realizar todos os cálculos de forma precisa.

Esse tipo de estratégia se faz muito necessária atualmente, pois tanto o setor de DP quanto o de RH poderão otimizar o trabalho, reduzir a margem de erros, que costuma ocorrer em tarefas manuais e ainda contar com a versão digital da folha de ponto.

Vantagens de usar sistemas automatizados

As vantagens de utilizar métodos digitais para calcular a folha de ponto impacta positivamente a gestão dos colaboradores. Reduz o tempo gasto com esse processo, aumenta a eficiência dos setores envolvidos, oferece maior facilidade em caso de auditorias, reduz as chances de ações trabalhistas e ainda possibilita aos funcionários acesso mais fácil aos seus próprios dados.

Qual a importância de manter a folha de pagamento em conformidade com a legislação?

Manter a folha de pagamento em ordem e dentro das normas trabalhistas é muito importante para evitar quaisquer ações trabalhistas, pois esse modelo de gestão oferece muito mais precisão e transparência para todos os envolvidos.

Evitando ações judiciais, as chances de prejuízos financeiros também diminuem, o que acarreta num ambiente de trabalho mais harmônico. A conformidade legal denota respeito pelos colaboradores, pelas leis trabalhistas, o que contribui para uma melhor reputação junto aos funcionários, parceiros comerciais e clientes. 

Como a TWO é essencial para o cálculo da folha de pagamento da sua empresa?

A TWO RH possui as melhores soluções para uma gestão de jornada de trabalho e cálculo da folha de ponto em seu portfólio Serviços de ponta, que podem ser personalizados de acordo com as demandas de cada empresa. 

Agende um horário com nossos consultores e descubra como as ferramentas automatizadas podem facilitar o cálculo da folha de ponto e a manter a conformidade com a legislação trabalhista.

Controle de ponto: um guia completo que todo RH deveria saber

Um dos processos administrativos mais importantes na rotina de uma empresa é o controle de ponto. Ele reúne informações necessárias para elaborar o espelho de ponto, calcular a folha de pagamento, gerir a jornada de trabalho dos colaboradores de forma a otimizar o tempo destinado às atividades e aumentar a produtividade.

Uma gestão eficiente da jornada de trabalho resulta em menos custos para a empresa, seja na folha de pagamento ou com a redução de questões judiciais. E é o controle de ponto que permite estar em conformidade com a legislação trabalhista, fazer uma gestão inteligente das horas extras e manter uma relação de confiança e transparência com os colaboradores.

Neste artigo montamos um guia que vai conceituar o controle de ponto, detalhar seus benefícios, explicar as diretrizes da legislação trabalhista, mostrar os tipos de sistemas atualmente utilizados para o controle de ponto e também falaremos sobre a importância da gestão eficiente da jornada de trabalho.

O que é Controle de Ponto?

O controle de ponto é a rotina administrativa responsável por acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. Apesar de ser um processo burocrático, cheio de detalhes, é ele que permite às empresas gerir entradas, saídas, atrasos, intervalos, faltas, horas extras e horas negativas, fatores que influenciam diretamente a folha de pagamento e o orçamento de uma organização.

A escolha do sistema de controle de ponto é extremamente importante, pois atualmente existem no mercado modelos mais modernos e com recursos tecnológicos capazes de tornar o processo de gestão dos dados mais simples, rápido, eficiente, seguro e que esteja em conformidade com a legislação.. 

Com ferramentas digitais é possível eliminar boa parte da burocracia pertinente a esta rotina, pois muitos sistemas são capazes de emitir relatórios individuais com as informações necessárias para a montagem do espelho de ponto e da folha de pagamento.

Quais são os benefícios do Controle de Ponto?

O controle de ponto oferece diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para os funcionários, como mostraremos abaixo:

Transparência na jornada de trabalho

Um sistema eficiente de controle de ponto gera mais segurança, confiabilidade e transparência, fortalecendo a confiança entre a empresa e os colaboradores, melhorando o clima organizacional, a relação entre gestores e funcionários e evitando conflitos.

Precisão no cálculo da folha de pagamento

Uma gestão eficiente do controle de ponto, feita com o auxílio de sistemas automatizados, agiliza o processo de elaboração da folha de pagamento, uma vez que os dados oferecidos pelo sistema já chegam compilados e tratados aos funcionários responsáveis pelo cálculo da jornada de trabalho. Dessa forma é possível reduzir a burocracia e o número de colaboradores envolvidos nesta tarefa e ainda evitar erros manuais. 

Conformidade com a legislação trabalhista

O controle de ponto é um recurso importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas, reduzindo a possibilidade da organização sofrer com processos trabalhistas, pagamento de multas e sanções dos órgãos reguladores.

O que diz a CLT sobre o Controle de Ponto?

Vamos conhecer a seguir as diretrizes das leis trabalhistas sobre o controle de pontos e as obrigações das empresas:

Obrigações legais para empresas com mais de 20 funcionários

Diz o Artigo 74 da CLT :

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. ” 

Ou seja, as empresas com 20 ou mais colaboradores devem, por lei, gerir a jornada de trabalho de cada um deles, mas isso não impede que as organizações com um número menor de funcionários deixe de realizar o controle de ponto para tornar a administração mais fácil, ágil e transparente.

Portaria 671 e Suas Implicações

A Portaria 671 possui um capítulo dedicado ao controle de ponto e suas normas. Foi permitido o uso de registradores eletrônicos de pontos por programa, o REP-P, que permite aos colaboradores externos realizarem suas marcações mesmo a distância.

Outra regra é a emissão de comprovante dos registros de ponto para os colaboradores, seja em forma física, com comprovantes impressos, ou de maneira digital. Também foram acrescidas algumas novas informações ao espelho de ponto. O AFD não substitui AFDT e ACJEF em todos os casos. Eles foram eliminados no REP-C e no REP-A. O AFD substitui em alguns modelos (como REP-C e REP-A), mas depende do tipo de equipamento e sistema.

Quais são os tipos de sistemas de Controle de Ponto?

Atualmente as empresas contam com uma grande diversidade de sistemas de controle de ponto. Vamos então mostrar quais são os modelos disponíveis:

Controle de ponto manual

Esse é o modelo mais tradicional disponível, realizado através de anotações manuais em livros ou cartões individuais. É normalmente utilizado em empresas com poucos funcionários e de pequeno porte. Apesar do custo baixo, esse modelo de controle de ponto oferece maiores chances de fraudes e erros.

Controle de ponto mecânico

O controle de ponto mecânico, ou REP-C é uma versão evoluída do sistema manual, pois funciona com marcação de ponto através de um relógio de ponto, localizado na própria empresa, que marca no cartão de ponto os horários da jornada de trabalho.

O colaborador realiza a marcação de cada atividade e o relógio armazena esses dados, que precisam ser exportados para que os funcionários responsáveis pela elaboração do espelho de ponto e folha de pagamento obtenham as informações necessárias.

Como é exigido por lei, esse tipo de sistema é capaz de emitir um comprovante para cada marcação realizada. Apesar de ser simples, a aquisição, instalação e manutenção deste aparelho é considerada alta quando levamos em conta os poucos recursos que ele oferece.

Controle de ponto eletrônico

O REP-A é um sistema de controle de ponto bem mais moderno, que funciona através de computadores ou dispositivos móveis. Este software armazena as informações da jornada de trabalho dos colaboradores e é capaz de ser integrado a outros sistemas de gestão de ponto. A exigência de acordo coletivo não é universal. A Portaria 671 permite, mas há interpretações diferentes dependendo da CCT da categoria e do modelo de jornada. Sugestão: Recomenda-se formalização por acordo ou convenção coletiva, conforme previsto na Portaria 671, especialmente para garantir segurança jurídica.

Controle de ponto digital e online

Este modelo de sistema de ponto, tecnicamente conhecido como REP-P é o que há de mais moderno no mercado. Ele armazena as informações das marcações de cada colaborador, trata esses dados, elabora relatórios completos sobre cada funcionário com a jornada de trabalho completa, e é fundamental para a preparação do espelho de ponto e folha de pagamento.

Seus arquivos ficam salvos em nuvem, e têm valor legal em caso de ações trabalhistas, Assim como o REP-A, para que a empresa possa utilizá-lo é necessário que a permissão seja formalizada através de acordo ou convenção coletiva. 

Como escolher o sistema de Controle de Ponto adequado?

Para decidir qual o modelo de sistema de ponto ideal para sua empresa é necessário levar  em consideração a estrutura da sua empresa para uma decisão assertiva. Vamos ver que pontos devem ser levados em conta:

Avaliação das necessidades da empresa

A primeira consideração a ser feita é sobre o porte da empresa, suas demandas e a quantidade de pessoas envolvidas no processo de controle de ponto. Para as empresas com alto número de funcionários e uma equipe de RH robusta, os sistemas mais modernos, capazes de reunir e tratar os dados das jornadas de trabalho são a melhor opção. 

Mas se sua empresa é de menor porte, não adianta ter o sistema mais moderno e completo, sem colaboradores com o conhecimento necessário para operá-lo. Nestes casos um sistema mais prático, de uso fácil e custo reduzido pode atender as necessidades.  

Comparação entre diferentes soluções disponíveis

As empresas que comercializam os sistemas de controle de ponto podem auxiliar a avaliar as melhores soluções para sua empresa, pois já têm bastante conhecimento dos modelos disponíveis, e que tipos de demandas eles são capazes de atender.

Vale a pena agendar uma reunião com um consultor das empresas responsáveis pela venda destes sistemas, explicar como é o seu negócio, o número de colaboradores, a área de atividade, e os modelos de trabalho, se todos são presenciais, híbridos ou externos. 

Somente os sistemas mais modernos e completos de controle de ponto serão capazes de realizar a marcação da jornada de trabalho de funcionários que não trabalhem de forma presencial.

Considerações sobre segurança e conformidade

Vale lembrar que alguns dos modelos mais novos de sistemas de controle de ponto só podem ser utilizados, de acordo com a legislação trabalhista, se a concordância dos colaboradores for formalizada em acordo ou convenção coletiva.

Também cabe ressaltar que os modelos mais antigos e menos tecnológicos correm um risco bem maior de sofrerem alterações, fraudes e são passíveis de erros, seja no preenchimento ou mesmo no momento de importar os dados para o espelho de ponto e a folha de pagamento.

Como funciona a implementação do controle de ponto na empresa?

Depois de definir o sistema adequado para suas necessidades, chegou a hora de implementar o controle de ponto na empresa. Vamos ao passo a passo para que este processo seja um sucesso:

Planejamento e preparação

Estabelecidos o formato do sistema, a empresa que vai oferecer o serviço pode orientar no planejamento da implementação do novo modelo de controle de ponto, e o que deve ser feito para minimizar o impacto dessa novidade.

 No caso de sistemas mais modernos de gestão da jornada de trabalho é preciso integrar o software com os sistemas já usados na empresa.  Inserir as informações sobre os colaboradores, horários padrão, e incluir todas as características que podem influenciar no controle de ponto.

Deixe as equipes de Recursos Humanos e do Departamento Pessoal preparadas para iniciar a transição, e dê todas as informações e ferramentas necessárias para que a utilização do sistema seja rapidamente assimilado.

Treinamento de colaboradores e gestores

Para que o sistema de controle de ponto seja usado em sua total capacidade, os funcionários que irão lidar diretamente com ele devem receber treinamento especializado, se possível dos consultores responsáveis pela comercialização do software.

A equipe de RH será a responsável pelo acompanhamento do uso do sistema pelos demais funcionários, e para isso deve conhecer plenamente seu funcionamento. Disponibilize material de apoio físico e digital. Tenha alguém disponível para esclarecer todas as dúvidas dos colaboradores e explicar de forma detalhada as vantagens de utilizar esse tipo de sistema.

Monitoramento e ajustes pós-implementação

Um dos itens a ser pesquisados antes de adquirir o novo sistema de controle de ponto é verificar o pós-venda da empresa escolhida para implementar a ferramenta. O monitoramento e suporte técnico oferecidos pelo fornecedor durante a fase inicial de uso e mesmo depois do processo de ambientação devem ser considerados para não ficar na mão no caso de problemas. O Departamento Pessoal deve acompanhar a correta aplicação das marcações no sistema e validar os espelhos antes do fechamento da folha.

O ideal é que esse suporte ofereça material informativo sobre o uso do ponto, esteja a disposição durante os momentos iniciais, e nos horários de funcionamento da empresa, para que seja possível realizar um controle de jornada eficiente.

Como a TWO ajuda sua empresa no Controle de Ponto?

A TWO RH possui as melhores soluções para uma gestão eficiente de controle de ponto para os mais diversos tipos e portes de empresas. O processo de implementação do sistema é acompanhado de perto pelos profissionais da TWO, e os consultores podem oferecer o suporte necessário para as demandas da sua empresa.

Aqui será possível encontrar sistemas que podem garantir um controle preciso da jornada de trabalho, otimizando a gestão da jornada de trabalho e seus desdobramentos e garantindo transparência e conformidade.