Alguns gestores ainda têm dúvidas sobre como funciona o relógio de ponto eletrônico, sua aplicabilidade, recursos, funcionalidades e se seu custo-benefício justifica o investimento. Para explicar o que é e para que serve o relógio de ponto eletrônico, preparamos um guia prático.
Aqui vamos mostrar como funciona o relógio de ponto eletrônico, destacar sua importância no controle da jornada de trabalho e na conformidade com a legislação. Também abordaremos os principais tipos de relógio de ponto, como funcionam na prática e quais suas vantagens e desvantagens. Vamos lá!
O que é e para que serve o relógio de ponto eletrônico?
O relógio de ponto eletrônico é um dispositivo físico instalado na entrada das empresas para registrar a jornada de trabalho dos funcionários. Esse equipamento funciona de maneira relativamente simples: ao chegar e sair do trabalho, o funcionário utiliza um cartão, crachá ou biometria para registrar seus horários de entrada e saída.
O sistema armazena esses dados, que são posteriormente utilizados para calcular as horas trabalhadas e gerar a folha de pagamento. Embora o relógio de ponto eletrônico tenha sido mais popular no passado e alguns o considerem uma tecnologia superada diante dos aplicativos de controle de ponto, ele ainda é uma solução segura e juridicamente válida para o registro de jornada.
Qual a importância do relógio de ponto eletrônico para empresas e colaboradores?
Para empresas com mais de vinte funcionários, o controle da jornada de trabalho é uma norma, então contar com a ajuda do relógio de ponto eletrônico é importante para comprovar o cumprimento das exigências legais previstas na CLT e na Portaria 671/2021.
O relógio de ponto eletrônico reduz os riscos de falhas, eliminando os erros manuais, e, por utilizar sistemas como o de reconhecimento facial e biometria, impede fraudes como a marcação por terceiros (ponto amigo) e o uso de horários automáticos (ponto britânico).
É possível otimizar a gestão da jornada de trabalho com o uso do relógio de ponto eletrônico, que compila as informações como atrasos, faltas, horas extras e adicionais em tempo real, e pode ser integrado aos sistemas já usados nos setores de RH e DP da empresa, emitindo relatórios completos que contribuem na elaboração das folhas de ponto e de pagamento.
Esse movimento de automatização permite que os colaboradores dos departamentos de RH e DP tenham mais tempo para se dedicarem às atividades estratégicas. Já para os colaboradores o relógio de ponto eletrônico funciona como uma espécie de aliado, já que impede que sejam cometidas fraudes e erros na sua marcação que podem prejudicar seu pagamento ou o controle do banco de horas.
Como o sistema é todo eletrônico, há maior transparência, o funcionário pode acessar seus dados, verificar as horas extras ou o banco de horas, e é possível exercer um controle constante e em tempo real sobre suas atividades, solicitando alterações quando necessário.
Como o RH processa os dados do relógio de ponto eletrônico?
O processamento dos dados coletados pelo relógio de ponto eletrônico é uma tarefa do departamento de Recursos Humanos (RH). Embora cada empresa tenha um processo definido, em geral, elas seguem esses passos:
- Coleta dos Dados: Os dados de ponto registrados pelos funcionários são armazenados na memória do dispositivo. Periodicamente, esses dados precisam ser transferidos para o sistema de gerenciamento de ponto. Essa transferência pode ser feita manualmente, por USB, ou por meio de uma rede local, ambos os métodos exigem atenção para evitar perda de dados.
- Verificação e Consolidação: Após a coleta, os dados precisam ser verificados para garantir que todas as marcações de ponto foram registradas corretamente. O RH deve conferir entradas e saídas, identificar e corrigir possíveis erros, como marcações duplicadas ou ausentes.
- Cálculo das Horas Trabalhadas: Uma vez consolidados, os dados são processados para calcular as horas trabalhadas, horas extras, atrasos e faltas. Isso envolve a aplicação de regras específicas de acordo com a legislação trabalhista e as políticas da empresa.
- Integração com Folha de Pagamento: Os dados processados precisam ser integrados ao sistema de folha de pagamento. Esse passo é crucial para garantir que os funcionários sejam pagos corretamente e que todos os encargos trabalhistas sejam cumpridos.
- Geração de Relatórios: O RH deve gerar relatórios periódicos sobre a jornada de trabalho, que são necessários para auditorias internas e externas. Alguns sistemas de controle de ponto geram automaticamente estes relatórios, facilitando bastante a rotina dos profissionais envolvidos.
Quais são os tipos de relógio de ponto eletrônico?
Vamos conhecer um pouco mais sobre os relógios de ponto eletrônicos e suas características principais:
Relógio de ponto eletrônico (REP)
Existem três modelos diferentes de relógios de ponto eletrônicos, o REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto por Programa), sendo o REP-C o modelo mais tradicional com hardware fixo, enquanto o REP-A e o REP-P oferecem flexibilidade através de aplicativos em dispositivos móveis ou programas em computador.
Relógio de ponto biométrico
O relógio de ponto eletrônico com biometria é capaz de identificar o funcionário através da impressão digital ou do reconhecimento facial, o que aumenta consideravelmente o nível de segurança da ferramenta, impedindo assim a possibilidade de fraudes e adulteração nas marcações.
Aplicativos de ponto e controle via nuvem
Os aplicativos de ponto e controle via nuvem funcionam através de smartphones, tablets ou computadores, e armazenam todas as informações na nuvem. O registro também pode ser feito por biometria, reconhecimento facial ou geolocalização, e a segurança é garantida por meio de criptografia.
Como funciona cada tipo na prática?
O funcionamento de cada modelo difere em pequenas particularidades, como mostraremos a seguir:
Coleta e armazenamento de dados
Depois da identificação do funcionário, de acordo com o modelo de relógio de ponto escolhido, seja o cartão de ponto, crachá com código de barras, senha, biometria ou reconhecimento facial, o sistema registra a data e o horário exatos da marcação, armazenando as informações em sua memória interna ou na nuvem, conforme o tipo de equipamento (REP-C, REP-A ou REP-P). Cada marcação é associada ao respectivo funcionário, criando um registro detalhado de suas atividades.
Processamento e integração com sistemas de RH
Periodicamente, esses dados são transferidos para um sistema de gerenciamento de ponto ou software de gestão de pessoas já utilizado, para a elaboração das folhas de ponto e de pagamento.
Alguns relógios de ponto eletrônicos podem ser integrados com os sistemas e softwares que já estejam em operação nos setores de RH, e isso confere maior agilidade aos processos, além de segurança e redução considerável na possibilidade de erros e fraudes.
Geração de relatórios e espelhos de ponto
Os dados são processados pelo software de gerenciamento de ponto, que calcula as horas trabalhadas, horas extras, faltas e atrasos. Esses cálculos são utilizados para a elaboração da folha de pagamento e para o cumprimento das obrigações trabalhistas.
O sistema permite a geração de relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho dos funcionários, facilitando auditorias internas e externas. Esses relatórios são essenciais para garantir a conformidade com as normas trabalhistas e para a fiscalização dos órgãos reguladores.
Legislação e regulamentação do ponto eletrônico
A legislação trabalhista já regulamentou os REPs, e estabeleceu diretrizes sobre suas aplicações e uso:
Portaria 671 e obrigações legais
De acordo com a Portaria 671/2021, que que revogou e unificou as Portarias nº 1.510/2009 e nº 373/2011, são válidos três tipos de registradores de ponto eletrônico: REP-C (convencional), REP-A (alternativo, por acordo coletivo) e REP-P (por programa, digital). Já o art. 74, §2º da CLT determina a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com 20 ou mais empregados.
Direitos e deveres dos colaboradores
Os funcionários têm o direito ao acesso às informações do registro de ponto para acompanhar sua jornada de trabalho, e a obter a comprovação dos registros, de forma física ou digital, no prazo máximo de 48 horas após o registro, conforme Portaria 671/2021.
É dever do colaborador realizar diariamente o registro das suas atividades dentro da empresa, ou a distância, se for o caso. Registrar o início e o encerramento do seu expediente, incluindo os intervalos. Também é dever do funcionário cumprir as políticas da empresa com relação ao controle da jornada de trabalho, usando de forma correta o sistema.
Quais são as vantagens e desvantagens dos diferentes modelos?
Vamos apresentar as vantagens do relógio de ponto eletrônico para os diferentes modelos de empresas:
Eficiência e redução de fraudes
A automação do processo de controle da jornada de trabalho é muito mais eficiente, pois reduz significativamente a possibilidade de erros ou fraudes, minimizando riscos de passivos trabalhistas e evitando que as fiscalizações e auditorias encontrem discrepâncias nos dados.
Custos e manutenção
Os relógios de ponto físicos muitas vezes requerem manutenção presencial, enquanto os sistemas eletrônicos, por apresentarem menos problemas, exigem menos manutenção, e caso ela seja realmente necessária, podem ser realizadas de forma remota, reduzindo as despesas com reparos.
Adequação ao porte da empresa
É importante que a empresa analise o custo-benefício de cada tipo de relógio de ponto eletrônico e verifique se o investimento trará retorno, especialmente para empresas de menor porte.
Para as organizações que adotam o modelo de trabalho a distância, o controle de ponto através de aplicativos pode ser a melhor solução, já que não faz sentido contar com um equipamento físico instalado em sua sede.
Como escolher o melhor relógio de ponto para sua empresa?
A seguir vamos dar algumas dicas para fazer a melhor escolha de relógio de ponto eletrônico para a sua empresa:
Fatores técnicos
Considere o seu quadro de funcionários, as necessidades da organização com relação à jornada, as escalas de trabalho e a capacidade de personalização dos sistemas, de forma a atender todas as demandas da empresa. É imprescindível que o relógio de ponto eletrônico seja uma ferramenta que traga benefícios, que o investimento nesta tecnologia se justifique.
Integração com folha de pagamento
Outra avaliação muito importante a fazer antes de escolher o melhor relógio de ponto eletrônico para a sua empresa é quanto à compatibilidade com os demais sistemas já utilizados pela empresa com os demais sistemas já utilizados pela empresa, pois fazer a integração entre eles é fundamental para facilitar o processo de elaboração de documentos que dependem das informações da jornada de trabalho dos seus colaboradores.
Suporte e escalabilidade
Cheque com o representante da empresa que vende o sistema de relógio de ponto eletrônico como funciona o pós-venda e se o suporte é capaz de atender suas necessidades dentro do horário de trabalho dos seus colaboradores em caso de emergências. Verifique também se o sistema suporta o aumento ou redução de usuários caso essa seja uma possibilidade em um futuro próximo.
Por que escolher o sistema de controle de ponto online da TWO?
A TWO RH é uma empresa especializada em soluções para Departamento Pessoal e Recursos Humanos, conta com uma carteira de clientes dos mais variados setores da economia e oferece ferramentas modernas de controle de ponto, integração com folha de pagamento e suporte técnico, auxiliando empresas na escolha e implementação do modelo ideal, com foco em automação, conformidade e segurança jurídica.
Nenhum comentário:
Postar um comentário