Para os profissionais que trabalham nos setores de RH e DP, saber as regras e os eventos relativos à folha de pagamento no eSocial é crucial, ainda que seja recomendado uma consulta ao manual que o eSocial disponibiliza na sua plataforma em caso de dúvidas.
Para dar uma ajudinha aos gestores e aos profissionais destes setores, redigimos um texto para explicar o que é o eSocial e a sua relação direta com a folha de pagamento. Vamos detalhar os principais eventos (S-2200, S-1200, S-2299, S-2230) e seus prazos obrigatórios.
Também iremos apresentar um passo a passo completo para envio da folha, desde o cálculo até a validação final, destacando a importância da qualidade das informações, além de um checklist prático para conferência dos itens obrigatórios em cada fase do processo.
O que é o eSocial e qual sua relação com a folha de pagamento?
O eSocial é uma plataforma digital desenvolvida pelo Governo Federal com o objetivo de facilitar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, que deve ser feita todos os meses pelos empregadores, reduzindo assim a burocracia.
O método antigo, manual e presencial que era feito através de formulários, foi substituído pelo eSocial, que permite a transmissão de diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais referentes aos colaboradores, em um único lugar, de forma padronizada, muito mais fácilmente e muitas vezes com preenchimento automático, o que reduz significativamente o número de erros e inconsistências.
A relação do eSocial com a folha de pagamento é que ele é a plataforma que recebe as informações pertinentes à folha de pagamento, garantindo os direitos previdenciários e trabalhistas dos trabalhadores.
As informações da folha de pagamento, como valor da remuneração e comissões, horas extras, FGTS, adicionais, benefícios, férias, 13° salário, descontos, contribuições previdenciárias, licenças, afastamentos, e tudo referente à saúde e segurança do trabalho, incluindo acidentes e doenças relacionadas a questões laborais.
Os eventos da folha de pagamento no eSocial: o que enviar e quando
Os eventos da folha de pagamento são todos os fatores que geram impacto na remuneração presente e futura de um trabalhador, os proventos e descontos. E o envio dessas informações para o eSocial é dever do empregador, para que o Governo Federal possa monitorar a situação trabalhista no país.
Eventos de Vínculo (S-2200) e Remuneração (S-1200, S-1202, S-1207)
Os eventos de vínculo são o S-2200 que registra eletronicamente a contratação de um trabalhador ou servidor, e deve ser enviado até um dia antes do início das atividades do contratado. O S-1200, referente a remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral da Previdência Social deve ser enviado até o dia 15 do mês subsequente da competência.
O S-1202 é referente à remuneração do servidor, e assim como o S-1200 deve ser enviado até o 15° dia útil do mês seguinte do evento. Já o S-1207 refere-se à remuneração de beneficiários vinculados a regimes próprios (RPPS), aplicável principalmente a entes públicos e deve ser entregue até o dia 7 do mês seguinte ao do pagamento.
Eventos de Desligamento (S-2299) e Férias (S-2230)
O evento S-2299 é o que informa e registra o desligamento de um funcionário, é necessário fazer o envio do motivo e dos dados da rescisão, o evento deve ser enviado até o primeiro dia útil seguinte ao desligamento, quando houver verbas rescisórias a pagar imediatamente, ou conforme prazo definido no Manual do eSocial
Já o S-2230 é o evento que registra os afastamentos temporários, como o período de férias, os auxílios-doença e licença-maternidade, informando também as datas previstas para início e término da ausência. O prazo para envio deste evento varia de acordo com a razão, então é necessário consultar o Manual de Orientação do eSocial.
O passo a passo para enviar a folha de pagamento no eSocial
Para o envio dos eventos da folha de pagamento para o eSocial há uma ferramenta que facilita extremamente a vida dos gestores e das equipes de RH e DP, que é o sistema de registro de ponto eletrônico.
Do cálculo ao envio: o fluxo de trabalho ideal
O primeiro passo é fazer os cálculos e processamento da folha em seu sistema de RH. Com isso, confira as remunerações, adicionais e descontos gerados para cada funcionário por sua plataforma de gestão.
Tendo processado e certificado que está tudo certo com a folha, você deverá fazer o lançamento do evento de remuneração (S-1200). Esse evento precisa ser registrado até o dia 7 do mês subsequente.
O S-1200 é o primeiro evento que precisa ser feito para folha de pagamento no eSocial. Feito o envio, o sistema do eSocial irá retornar os valores calculados de INSS e FGTS. Com isso, faça a conferência entre os valores do seu sistema com os do eSocial.
O evento S-1210 é referente aos pagamentos da remuneração do empregado. Sendo que precisa ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou antes do evento S-1299, o que vier primeiro. Para S-1200 e S-1210 é importante conferir que todos os processamentos do trabalhador foram executados corretamente pelo seu sistema (como adiamentos e férias).
Por fim, hora de enviar o evento S-1299 referente ao fechamento do período. Lembrando que todos esses eventos (S-1200, S-1210, S-1299) devem ser enviados ao eSocial até o dia 15 do mês subsequente, conforme cronograma vigente
O evento S-1295 pode ser utilizado apenas em situações específicas para totalização intermediária, não substituindo o fechamento da folha (S-1299). Assim, serão apurados os valores parciais de INSS e IRRF. De todo modo, é fundamental buscar regularizar o quanto antes, haja visto que o S-1295 não substitui o S-1299 na folha de pagamento no eSocial.
Perder os prazos de lançamento dos eventos referentes a folha de pagamento no eSocial pode gerar multas. Desse modo, é essencial contar com sistemas de RH que otimizem o envio dos relatórios.
Em realidade, é essencial que os sistemas da empresa sejam integrados entre si e com os sistemas do governo. Assim, o setor consegue ter dados da folha de ponto, contabilidade e financeiro em um único lugar.
Com esse nível de integração você não terá que se preocupar com as datas da folha de pagamento no eSocial, pois tudo será atualizado automaticamente e o envio dos eventos são simplificados. Enfim, para agilizar o fechamento da folha é importante ter um controle de ponto eficiente, que realize o envio dos eventos de forma facilitada.
Prazos obrigatórios: as datas que você não pode esquecer
Os prazos de envio dos eventos da folha de pagamento para o eSocial são variados, pois podem ser periódicos e não periódicos, e também prestar atenção no dia que cai a data limite, pois se não for em dia útil, o envio deve ser feito no dia útil antes da data limite. A exceção é o DAE, que pode ser enviado no dia útil subsequente à data limite.
Os eventos que vão do S-1000 a S-1800 não têm data limite, e devem ser enviados quando ocorrerem, pois são da primeira fase. Já na segunda fase, os eventos não periódicos têm datas variadas, que dependem da ocorrência, como a contratação de um novo funcionário (S-2200) ou a alteração de dados do trabalhador (S-2205).
Os eventos da terceira fase são periódicos, e é necessário realizar seu envio todos os meses, pois envolvem informações da folha de pagamento, como os do S-1200 a S-1299, que devem ser enviados até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento. Cabe ressaltar que é fundamental buscar as informações atualizadas no manual do eSocial no seu portal oficial.
Qual a importância da qualidade de informações para fechamento da folha no eSocial?
Para manter a conformidade legal, realizar um fechamento eficiente com cálculos de remunerações e benefícios exatos, evitar multas e penalidades, além de tornar o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas mais fácil é fundamental contar com informações precisas e de qualidade.
As empresas que tomam maior cuidado com o processo do fechamento da folha de pagamento e contam com informações atualizadas, consistentes e de qualidade, têm a garantia de realizar todos os procedimentos de forma correta, desde a remuneração dos colaboradores ao envio dos eventos para o eSocial.
A folha de pagamento deve ser apurada no regime de competência?
A resposta para essa questão é sim, a folha de pagamento deve ser apurada no regime de competência, pois para fins fiscais e contábeis o registro das receitas e despesas deve ser realizado no momento da sua ocorrência, pois mesmo que os pagamentos das remunerações devidas sejam realizadas em um mês, seu registro deve ocorrer no mesmo mês que o trabalho foi executado.
Essa medida contribui para o provisionamento de valores para verbas de eventos periódicos e não periódicos, como férias, licenças e para o 13° salário. A legislação exige que a apuração seja pela competência, para garantir que a folha de pagamento esteja sempre em conformidade legal e com as obrigações contábeis e fiscais.
Checklist para fechamento da folha no eSocial: itens obrigatórios para conferir
Para auxiliar os gestores e equipes de RH no fechamento da folha montamos um passo a passo com dicas úteis:
Antes do cálculo: verificação de admissões, demissões e afastamentos
Para dar início ao processo, antes mesmo de iniciar os cálculos e as conferências de valores, o passo inicial é verificar as admissões, desligamentos e se há algum colaborador afastado ou licenciado.
É preciso se certificar também se há alguém em férias ou retornando de licenças. Em seguida lance os eventos não periódicos na folha e envie para o eSocial, se houver qualquer situação não lançada ou enviada.
Após o cálculo: conferência de proventos, descontos e bases para impostos
Depois de checar se os lançamentos de eventos não periódicos foram computados, a segunda etapa é conferir se os cálculos feitos pelo sistema de controle de ponto eletrônico estão prontos, em ordem, e se foram inseridos na folha de pagamento.
Caso seu sistema de controle de ponto não tenha essa integração com os softwares utilizados na empresa, é necessário fazer os cálculos manualmente e lançá-los na folha de pagamento com cuidado redobrado, evitando ao máximo erros manuais e duplicidades.
Verifique se na remuneração foram incluídos todos os proventos, como comissões, horas extras, adicionais, abonos e todos os valores que precisam ser incluídos. Da mesma forma é necessário checar se os descontos foram feitos, além de verificar o valor base para o recolhimento dos impostos e obrigações.
Antes do envio: validação dos eventos no ambiente de teste
Cheque todas as informações antes do envio para o eSocial, e verifique também se não há eventos pendentes, caso perceba que algo está em aberto, prepare o envio dos dados faltantes, mas faça a validação no ambiente de teste do eSocial.
Esse ambiente de teste funciona como um ambiente de pré-envio, onde as empresas podem realizar simulações dos processos sem geração de efeitos fiscais, previdenciários ou trabalhistas no ambiente oficial.
Se ainda assim algum evento foi enviado de forma incorreta, é preciso realizar sua reabertura, com o S-1298, que é o Reabertura dos Eventos periódicos, e fazer a correção necessária antes do reenvio através do evento S-1299 que é o Fechamento dos Eventos Periódicos.
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