Uma mudança de hábitos caracteriza o RH Ágil, que adota práticas mais eficientes para melhorar a gestão da jornada de trabalho, com foco em tecnologia e na experiência das pessoas.
Se você ainda não está familiarizado com o termo, vamos apresentar o conceito de RH Ágil aplicado ao controle de ponto.
Vamos também explicar neste artigo as metodologias como Kanban e Scrum para otimização de processos, ferramentas digitais para automação e KPIs para medição de eficiência, além de relacionar os benefícios tangíveis da agilidade na gestão de jornada.
O que é RH Ágil na prática?
O RH Ágil, na prática, é um setor que faz uso de metodologias inteligentes e ágeis para otimizar a gestão de pessoas, com apoio de ferramentas tecnológicas, autonomia, colaboração, flexibilidade e eficiência operacional.
O objetivo do RH Ágil é a entrega de valor por meio de ações estratégicas, redução da burocracia, equipes multidisciplinares, ciclos reduzidos, processos mais enxutos, mais liberdade para a tomada de decisão das equipes, cultura de experimentação e maior capacidade de adaptação às mudanças constantes do mercado.
Podemos citar como exemplos do RH Ágil a realização de avaliações de desempenho em períodos menores que os tradicionais, com feedback focado no desenvolvimento do colaborador, além de ações ágeis que promovem maior engajamento e satisfação.
Como as falhas no controle de ponto geram horas extras de retrabalho?
Uma das principais razões para o elevado número de horas extras pagas nas empresas são as falhas no controle de ponto, como erros manuais, duplicidades e registros imprecisos.
O controle de ponto manual é muito mais propenso a erros, esquecimentos, informações em duplicidade, fraudes, o tempo que a equipe de RH gasta buscando problemas, corrigindo erros e recalculando folhas de ponto e de pagamento acaba por exigir um volume de trabalho muito maior.
Outro fator que pode gerar um número maior de horas extras e custos inesperados é o acompanhamento de fiscalizações e auditorias em razão de inconsistências no controle de ponto, pois com o registro manual esses processos se tornam muito mais difíceis e lentos.
E há ainda outra questão, que é a das ações trabalhistas que podem decorrer de erros no controle de ponto manual, gerando passivos trabalhistas, e ocasionando ainda mais despesa para a empresa.
Os 5 principais gargalos nos processos de ponto (e como o RH Ágil resolve)
O RH Ágil tem processos diferenciados e desenvolvidos para sanar de forma rápida e prática os gargalos que poderiam surgir no controle de ponto. Vamos conhecer as principais soluções a seguir:
Gargalo 1: Apuração manual e propensa a erros
Os métodos manuais são extremamente trabalhosos, propensos a erros de digitação, duplicidade de informações e até fraudes, exigindo um tempo precioso da equipe de RH para fechar a folha de ponto e a de pagamento.
O RH Ágil, por se fazer valer de ferramentas tecnológicas, trabalha com sistemas digitais de controle de ponto, que armazenam as informações em nuvem e permitem acesso rápido e fácil, tanto dos gestores quanto dos próprios funcionários, que podem acompanhar diariamente seus horários e solicitar rapidamente as correções necessárias.
Além da segurança e da transparência que o controle eletrônico de ponto oferece, é possível integrá-lo aos softwares de gestão de pessoas já utilizados pela empresa, facilitando muito a elaboração do espelho de ponto, da folha de pagamento e das obrigações fiscais, com cálculos automáticos e emissão de vários tipos de relatórios.
Gargalo 2: Comunicação falha entre colaborador, RH e DP
Outro fator que pode representar um problema relevante é a comunicação falha entre RH, DP, lideranças e colaboradores, questão que o RH Ágil busca resolver com processos claros e comunicação transparente.
A escuta ativa é característica do RH Ágil, assim como a priorização dos funcionários, estímulo a interações humanas, promoção de um ambiente mais acolhedor, incentivo a criação de redes colaborativas, acesso mais fácil a informações, menos burocracia nos processos, feedbacks mais frequentes, o uso de ferramentas tecnológicas e a integração das plataformas para centralizar a comunicação.
Gargalo 3: Aprovações hierárquicas lentas
Um dos entraves que pode surgir nas empresas é a lentidão nas aprovações hierárquicas, que podem ser resolvidas pelo RH Ágil com a descentralização de algumas decisões, aliada ao uso de tecnologias que permitem aprovações digitais e otimizam o fluxo de trabalho.
Dar às lideranças de equipes maior autonomia sobre suas decisões facilita bastante o andamento dos processos, e esse empoderamento elimina a necessidade de aprovação de níveis hierárquicos superiores.
Gargalo 4: Falta de transparência no processo
Outra falha relevante para as empresas é a falta de transparência nos processos, que pode ser corrigida por uma série de maneiras pelo RH Ágil, como por exemplo com uma abordagem direta e comunicação clara e colaborativa.
O uso de quadros de visualização, como Kanban e Scrum, permite que os membros das equipes tenham acesso aos processos, percebam onde eles podem ser melhorados e consigam compreender melhor o andamento da atividade.
Outra forma de sanar a falta de transparência é com reuniões mais constantes, que mostrem o progresso dos processos, abra espaço para novas ideias e deixem bem claras as necessidades organizacionais para o alcance dos objetivos.
Gargalo 5: Correções de última hora na folha de pagamento
Para reduzir significativamente as correções de última hora na folha de pagamento, o RH Ágil opta por manter um acompanhamento contínuo dos processos. A automação do controle de ponto permite que tanto gestores quanto os profissionais acompanhem diariamente as marcações, e assim que perceberem qualquer inconsistência a correção pode ser solicitada, evitando que o erro se estenda e acabe refletido na folha de pagamento.
Com um sistema de controle de ponto eletrônico e interativo, como os da TWO RH, os erros manuais praticamente são extintos, e com a integração do controle de ponto com os demais sistemas de RH e DP as informações são compartilhadas, evitando assim que existam discrepâncias entre um documento e outro, como o espelho de ponto e a folha de pagamento.
Metodologias ágeis aplicadas à gestão de ponto
Vamos apresentar abaixo algumas das metodologias utilizadas pelo RH Ágil para dar maior celeridade e eficiência aos processos:
Kanban para visualizar e otimizar o fluxo de aprovações
O Kanban é uma metodologia utilizada para permitir a visualização do fluxo completo de trabalho e de aprovações, de forma concisa e transparente. Uma forma de otimizar a eficiência do Kanban é utilizar um cronograma com os passos a seguir.
O que há a fazer (To Do), o que está em análise (In Progress), aprovado (Approved), bloqueado (Blocked) e concluído (Done). Com esse fluxo é possível identificar os gargalos, especialmente se a lista de “análise” estiver maior, o que demonstra uma falha ou lentidão nessa fase.
Scrum para sprints de melhorias contínuas no processo
Já o Scrum é uma ferramenta muito utilizada para a definição dos problemas, dos objetivos e criação do Backlog, a lista de tarefas e de medidas para otimizar os processos. A formação de equipes menores e mais funcionais responsáveis por sprints, que são projetos de curta duração, é uma prática bastante utilizada pelo RH Ágil.
Normalmente são realizadas reuniões frequentes, de curta duração, para atualizar a equipe do progresso do projeto, alinhar as ações e apresentar sugestões para otimizar a tarefa e deixá-la menos burocrática e mais fácil de resolver.
OKRs para definir metas claras de redução de retrabalho
Quando a equipe trabalha de forma coesa, alinhada e transparente, torna-se mais fácil definir metas claras, reduzir retrabalho e aumentar a eficiência operacional, e o RH Ágil tem como características a flexibilidade, melhoria constante, otimizar o uso de dados e tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva.
Ferramentas digitais que tornam o controle de ponto ágil
Para uma gestão do controle de ponto eficiente é imprescindível contar com ferramentas tecnológicas que garantem maior precisão, estejam em conformidade legal e otimizem o operacional do setor de RH. Vamos às sugestões:
Sistemas de ponto online com aprovações automatizadas
Os sistemas de ponto online são uma solução para aprovações automatizadas, pois são configurados com regras trabalhistas e aprova as solicitações de acordo com os parâmetros pré-definidos, otimizando bastante o fluxo de trabalho.
É possível que gestores e a equipe de RH acompanhem em tempo real os registros, e essas informações são compartilhadas com os sistemas do RH e DP que estiverem integrados, garantindo a integridade dos dados. Além disso, esse tipo de sistema ainda permite que as marcações sejam feitas à distância, de diferentes formas, com variados dispositivos com segurança e transparência.
Chatbots para tirar dúvidas simples sobre jornada
Os assistentes virtuais (chatbots) são uma ferramenta útil, pois oferecem respostas imediatas sobre jornada de trabalho, adicionais e horas extras, políticas organizacionais, entre outros temas, especialmente quando integrado com a IA, que automatiza a comunicação e melhora a experiência dos funcionários.
Dashboards em tempo real para monitoramento proativo
O monitoramento proativo da jornada de trabalho pode ser realizado por meio de dashboards, que permitem acesso a dados em tempo real.
KPIs para medir a eficiência do RH Ágil no controle de ponto
Os KPIs utilizados para medir a eficiência do RH Ágil indicam a rapidez, efetividade e qualidade dos processos, sua rapidez e efetividade, bem como medem também a produtividade e desempenho dos profissionais do setor, com foco em transparência e na melhoria contínua dos colaboradores e das atividades
Benefícios tangíveis do RH Ágil aplicado ao controle de ponto
O RH Ágil promove um controle de ponto mais tecnológico por meio da automação de tarefas, reduzindo erros e economizando tempo, o que permite que o time de RH foque em atividades estratégicas.
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