Jornada de trabalho comum: guia com as principais dúvidas e respostas

A jornada de trabalho comum é a mais utilizada pela grande maioria das empresas e seus colaboradores, porém existem algumas situações peculiares que precisam de maior atenção, essas exceções dentro desse modelo de jornada são regulamentadas.

Para explicar o conceito de jornada de trabalho comum (8h diárias/44h semanais), detalhar o cálculo de horas, funcionamento prático e as obrigações legais do empregador, redigimos um artigo bastante esclarecedor. 

Aqui vamos abordar situações especiais como home office, trabalho híbrido e regimes especiais, além de diferenciar jornada de trabalho e escala de trabalho, bem como fornecer orientações sobre limites de horas extras, consequências do descumprimento e a importância do controle de ponto. 

O que é a jornada de trabalho comum? 

A jornada de trabalho comum é a que envolve um horário regular, que pode ser de até 8 horas diárias. Os funcionários que trabalham até 6 horas têm direito a intervalo mínimo de 15 minutos, e, acima de 6 horas diárias, o intervalo deve ser de no mínimo 1 hora e no máximo 2 horas, conforme a CLT.

O conceito de jornada normal de trabalho caracteriza o tempo que o trabalhador está à disposição da empresa, e caso seja preciso que ele permaneça por mais tempo desempenhando suas funções, a empresa pode solicitar a realização da prorrogação de jornada.

Para a realização de horas extras, o limite legal é de até 2 horas diárias, independentemente de a jornada normal ser de 6 ou 8 horas, observado o adicional mínimo de 50% ou a compensação via banco de horas, se acordada.

A jornada de trabalho comum estipula um limite de até 44 horas semanais, que podem ser divididas de acordo com as demandas da empresa, em escalas diferentes, como a de 5 x 2,  e a 6 x 1, mas com direito a pelo menos uma folga semanal remunerada , preferencialmente aos domingos, conforme legislação..

Como funciona na prática a jornada de 8 horas diárias e 44 semanais

Para entender como esse limite de 44 horas semanais é dividido, seguem os padrões normalmente utilizados:

Cálculo da jornada: Entenda a conta das 44 horas semanais

No modelo 6×1, a jornada pode ser distribuída em até 8 horas diárias, respeitado o limite de 44 horas semanais, com uma folga semanal, normalmente aos domingos.

A importância do controle de ponto e dos registros

Um dos maiores aliados dos gestores e da equipe de RH é o REP, o Relógio Eletrônico de Ponto, regulamentado pela Portaria MTP nº 671/2021.

Os sistemas eletrônicos podem ser integrados com os demais softwares de gestão de pessoas das empresas, permitindo o compartilhamento de informações, o preenchimento automático de uma série de documentos, o cálculo automatizado de horas extras, atrasos, descontos, adicionais e outras funções.

Quais outros tipos de jornadas existem?

Como dito, a jornada de trabalho comum é aquela de oito horas diárias, mas ela não é a única permitida pela CLT. Dessa maneira, temos outros tipos, como:

• Home office: pode ser dispensado do controle de jornada apenas quando não houver controle de horário, conforme o art. 62 da CLT;
• Trabalho externo: pode ser dispensado do controle de jornada quando for incompatível com a fixação de horários, conforme previsto na CLT;
• Regime parcial: carga horária de 26 horas semanais com possibilidade de 6 horas extras ou 30 horas semanais sem horas extras.

Dependendo da atividade ou necessidade da empresa é necessário atuações em horários e dias diferentes. Por exemplo, hospitais que devem funcionar 24 horas ou trabalhadores em eventos aos finais de semana.

Aliás, temos aqui um outro conceito importante: a escala de trabalho. Na jornada de trabalho comum temos que as horas semanais não devem ultrapassar as 44 horas normais.

Entretanto, esse limite pode ser distribuído de diferentes maneiras:

• 6×1: você já viu nos modelos acima como funciona essa nomenclatura da escala, então essa de 6 x 1, se trabalha 6 dias e folga 1 dia.

Quando se aplica este tipo de escala o dia de folga geralmente fica aos domingos, sendo que é bom dizer que não é obrigatório ser nesse dia de folga. Existem empresas que os dias de folga precisam ser alternados, devido a sua demanda, então se esse é o seu caso, você já sabe que nem sempre suas folgas são aos domingos.

A legislação determina que o descanso semanal remunerado deve coincidir com o domingo ao menos uma vez no período máximo de sete semanas, para o comércio, conforme legislação específica.

• 5×2: A mais comum de todas, onde se trabalha 5 dias e folga 2, consecutivos ou não, 

Nesse tipo de escala o colaborador para cumprir as determinações legais deve trabalhar por dia cerca de 8 horas e 48 minutos, caso não haja compensação formal, pode haver saldo negativo no banco de horas, se adotado

Sendo assim, não se surpreende se algum seu gestor pedir a você um esforço extra baseado nesse acúmulo de tempo não trabalhado. Muitos colaboradores não fazem essa contabilidade e ficam espantados quando é cobrado nesse sentido.

• 5×1: nessa escala o colaborador trabalha 5 dias e folga 1, respeitado o limite legal de 44 horas semanais.

Essa escala não contempla os fins de semana, pois a semana tem 7 dias, e a escala se desenvolve em 6 rotativamente. Conforme a legislação a jornada máxima diária são 8 h ou 44 h, semanais, no caso da escala 5 X 1, a jornada diária será de 7 h e 20 minutos, sendo mais utilizado nas atividades de telemarketing;

• A jornada 12×36 pode ser pactuada por acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo, conforme a CLT.

O colaborador trabalha por 12 horas seguidas e descansa nas 36 horas seguintes. Esse tipo de escala atende as empresas que suas funções não podem ser interrompidas. Por exemplo, as fábricas, indústrias e serviços de segurança, entre outras.

O Tribunal Superior do Trabalho determinou através da súmula 444, que, esse tipo de escala de trabalho para ser implementada necessita ter um Acordo Coletivo, onde sindicatos, empresas e colaboradores assinem.

Na jornada 12×36, o trabalho em feriados já está compensado, salvo disposição diversa em acordo ou convenção coletiva.

• 18 x 36: semelhante à escala anterior, a escala 18×36 não possui previsão legal expressa na CLT e depende de acordo ou convenção coletiva específica.

Da mesma forma aqui o colaborador trabalha 18 horas e folga 36. Vamos concluir o tema da jornada de trabalho comum com esse último tipo de escala.

• 24 x 48: nessa escala, como você já deve saber, o colaborador trabalha 24 horas e descansa 48 h. 

Agora você conhece a jornada de trabalho comum, sabe que é regulamentada pela CLT, e também conhece os outros tipos de jornada praticadas. É importante lembrar que podem existir outros tipos, mas que existe uma jornada máxima permitida, outras vindo a existir, por força de acordos não podem ultrapassar o limite máximo permitido.

Situações especiais na jornada comum

A legislação trabalhista precisa se adaptar rapidamente aos novos cenários que surgem para os colaboradores que se enquadram na jornada comum de trabalho, como os casos que apresentaremos a seguir:

Trabalho em home office

A legislação pode isentar o teletrabalho do controle de jornada quando não houver controle de horário, conforme art. 62 da CLT. Contudo, não quer dizer que a empresa deva fazer isso. Nesse sentido, atualmente temos o controle de ponto digital, como da TWO, que possibilita o registro de ponto em qualquer lugar com o máximo de segurança possível.

Caso o funcionário deva cumprir sua jornada em home office dentro de um horário previamente combinado, o controle de ponto se torna necessário, afinal, a empresa não fica isenta das leis sobre jornada de trabalho. Por isso, ela ainda precisa de um sistema que possibilite o registro mesmo à distância.

Trabalho híbrido

No caso do trabalho híbrido, assim como no modelo home office, o colaborador precisa realizar a marcação de ponto se o horário for definido em contrato, e cabe à empresa providenciar um sistema que permita o registro à distância.

Jornada comum para menores de idade

Para aprendizes, a jornada é de até 6 horas diárias, podendo chegar a 8 horas apenas se incluídas atividades teóricas.

Para menores entre 16 e 17 anos que são contratados como trabalhadores regulares a jornada semanal de 44 horas é permitida, fica vedada a prorrogação da jornada de trabalho, bem como o trabalho noturno ou em condições insalubres

O intervalo para jornadas de até 6 horas diárias deve ser de 15 minutos, e acima disso de no mínimo 1 hora. O intervalo interjornada deve ser de no mínimo 11 horas consecutivas entre duas jornadas.

Regimes especiais: saúde, telemarketing e profissionais externos

Alguns modelos de jornada requerem horários e escalas diferentes, como os profissionais da área de saúde, podem atingir jornadas elevadas desde que respeitados os limites legais e constitucionais, inclusive em casos de acúmulo de vínculos.

No caso dos profissionais de telemarketing ou de teleatendimento, a legislação permite a carga horária máxima de até 6 horas por dia, em razão do desgaste físico e mental, e durante a jornada são exigidas duas pausas de 10 minutos para descanso e uma de 20 minutos para alimentação. As horas extras são permitidas, desde que o adicional seja pago.

Já os trabalhadores externos, como vendedores, motoristas e entregadores normalmente não têm uma jornada que possa ter horários pré-definidos, o que impossibilita o pagamento de horas extras. 

Porém se a empresa possuir métodos de controle da jornada, como rastreadores, o colaborador passa a se enquadrar na jornada de trabalho comum, com 44 horas semanais, e com direito a horas extras.

Quantas horas extras são permitidas na jornada de trabalho comum?

Na jornada de trabalho comum é permitido para funcionários que trabalham até 6 horas diárias até 1 hora extra por dia, e nas jornadas acima disso podem ser feitas até 2 horas extras. Então, se o colaborador trabalha 8 horas, o máximo que pode chegar é 10 horas no dia. A CLT determina que o valor da hora extra deve ser, no mínimo, 50% a mais que a hora comum. 

Entretanto, se a hora extra for no domingo ou feriado, o pagamento terá que ser de 100%, ou seja, o dobro da hora comum. O pagamento dessa jornada extra é um direito constitucional do colaborador. Sendo assim, o empregador pode entender a hora extra como um custo adicional na folha de pagamento.

Qual a diferença entre jornada de trabalho e escala de trabalho?

De tanto falar em jornada e escala, pode ser que em sua mente gere um conflito, sobre quem é quem. Jornada de Trabalho Comum é o tempo que o colaborador fica à disposição da empresa executando seus deveres ou aguardando ordens de seu superior imediato.

Quanto à Escala de Trabalho, podemos dizer que são os dias em que o colaborador desempenha sua jornada, os dias que ele está um determinado tempo (jornada de trabalho) à disposição da empresa. Usando a escala de trabalho mais comum que é a 5 x 2, vemos que durante 5 dias o colaborador exerce sua jornada de trabalho e 2 dias ele tem de descanso.

O que a empresa precisa cumprir na jornada comum

De acordo com a legislação, o empregador tem algumas obrigações a cumprir, como veremos abaixo:

Obrigações do empregador: registro, controle e pagamentos

Empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de realizar o controle da jornada de trabalho formalmente, com o método que melhor atender suas necessidades e os modelos de jornada de trabalho.

Mesmo para os funcionários híbridos e externos com jornada de trabalho normal, com horário definido, essa medida legal permanece, e o empregador deve providenciar um sistema de registro de ponto que permita o acompanhamento dos horários.

Quaisquer acontecimentos fora do padrão, como horas extras, atrasos, faltas, adicionais, entre outros, devem ser contabilizados e constar no espelho de ponto e na folha de pagamento, com os acréscimos ou descontos devidos.

Consequências do descumprimento: multas e processos trabalhistas

Caso a empresa deixe de cumprir as normas estabelecidas pela legislação trabalhista e não contabilize e pague corretamente seus colaboradores ela pode sofrer sanções e receber multas dos órgãos reguladores, e ainda passar por ações judiciais trabalhistas.

Qual a melhor forma de fazer o controle de jornada?

Sem dúvidas, a melhor forma de realizar o controle de jornada é através do ponto eletrônico. Esses sistemas são econômicos, extremamente seguros e ainda eliminam as fraudes.

Além disso, permitem que sua empresa ganhe mais produtividade, pois os cálculos são automatizados. Isso alivia o trabalho do RH e evita erros que podem trazer prejuízos à empresa.

Com um ponto digital, como o TWO RH, sua empresa nem precisa investir em um equipamento fixo. Apenas com o celular ou computador do seu colaborador é possível realizar a marcação de ponto em qualquer lugar com o máximo de segurança.

Tendências 2026: tecnologia no controle de jornada

Chegando ao fim do ano e com 2026, redigimos este artigo com as principais tendências em ferramentas tecnológicas para otimizar o controle de jornada nas empresas e seus impactos em outros setores.

No texto vamos apresentar as cinco principais tendências tecnológicas que transformarão o controle de jornada em 2026, dando uma maior destaque para IA generativa, biometria comportamental e blockchain. 

Vamos também explicar como essas inovações – como análise preditiva e realidade aumentada – permitirão uma gestão mais inteligente e personalizada do tempo de trabalho, evoluindo dos sistemas tradicionais para plataformas integradas de experiência, além de incluir um roteiro prático para preparação das empresas. 

A evolução do controle de jornada: do relógio de ponto à gestão inteligente do tempo

Muitas coisas mudaram desde que a jornada de trabalho começou a ser registrada de forma manual, com um cartão ou livro de presença. Dos registros manuscritos e mecânicos ao sistema de ponto eletrônico foram muitos anos e uma série de experiências.

Quando as empresas passaram a ter a necessidade de exercer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários, as anotações em papel deixaram de ser eficientes.

Os relógios, que eram uma inovação no controle da jornada, se mostraram passíveis de erros, fraudes e ainda promoviam uma carga de trabalho maior para  setor de RH, que precisava transcrever as marcações para o espelho de ponto e para a folha de pagamento.

Felizmente a tecnologia promoveu uma mudança que trouxe muitos benefícios para as empresas, funcionários e especialmente para a equipe de RH, o desenvolvimento dos Registros de Ponto Eletrônico (REP), regulamentados pela Portaria MTP nº 671/2021, que consolidou as normas sobre o controle eletrônico de jornada e permitiu o armazenamento digital dos dados.

Esse sistema de controle de jornada digital reduziu significativamente erros manuais, duplicidade de informações e fraudes, permitindo uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho, inclusive nos novos modelos, desde que adotado em conformidade com a legislação.

As 5 grandes tendências tecnológicas para 2026 no controle de jornada

E a tecnologia não para de trazer novas tendências para aprimorar ainda mais o controle da jornada e otimizar cada vez mais a gestão de pessoas, como mostraremos a seguir:

1. IA generativa na análise preditiva da jornada

A IA é uma ferramenta poderosa que contribui ativamente na análise preditiva da jornada, pois através de dados coletados é capaz de identificar padrões de comportamento, criar diversas trajetórias possíveis e futuros cenários, proporcionando o auxílio necessário para o desenvolvimento de medidas estratégicas para a solução de possíveis riscos e problemas.

É possível realizar a personalização dos sistemas de controle da jornada com base nos insights preditivos da IA, prevendo as demandas, revendo os fluxos de trabalho para otimizar sua eficiência, montando novas escalas mais assertivas, e automatizando as atividades que são feitas de forma rotineira, permitindo que as equipes direcionem seus esforços para tarefas mais estratégicas e presenciais.

2. Biometria comportamental e sensores não invasivos

O uso da biometria comportamental e de sensores não invasivos também é tendência para o próximo ano no controle de jornada.

Apesar de o reconhecimento facial e a biometria digital serem os métodos mais utilizados, a biometria comportamental se baseia em padrões individuais e exclusivos.

Os padrões que a biometria comportamental pode utilizar são a forma de digitar, o histórico de navegação na intranet e internet, a assinatura digital, entre outros, que permite um monitoramento sequencial, desde que respeitados os princípios da LGPD, como finalidade, transparência e base legal adequada.

3. Plataformas unificadas de experiência do colaborador

Um dos melhores recursos tecnológicos para o controle da jornada é a possibilidade de unificar plataformas de experiência do colaborador, as EXPs, de forma a tornar essa tarefa mais moderna, integrando os dados, promovendo um acesso mais fácil e rápido, reduzindo assim o trabalho excessivo dos funcionários envolvidos nestas atividades.

Com a unificação de plataformas o trabalho se torna mais assertivo, por poder unificar as informações de registro de ponto, gestão de pessoas, avaliação de performance, entre outras atividades do setor de RH, automatizando as tarefas repetitivas, reduzindo a carga de trabalho manual e presencial de gestores e colaboradores e permitindo que eles direcionem seus esforços para atividades estratégicas.

4. Realidade aumentada para controle em ambientes industriais

Apesar da RA, realidade aumentada, ser uma ferramenta tecnológica que não auxilia diretamente o controle da jornada, ela influencia os processos de treinamento, manutenção e eficiência operacional, que impactam bastante na jornada de trabalho.

Mesmo não sendo utilizada para o controle das horas trabalhadas, a RA fornece dados sobre a duração de execução das tarefas, otimiza processos e ainda fornece dados de desempenho, permitindo que os gestores tenham uma base para avaliar se os processos estão sendo feitos de forma adequada e quais são as melhorias que podem ser implementadas.

5. Blockchain para auditoria e segurança dos registros

A quinta tendência para 2026 em controle de jornada é o uso cada vez maior de blockchain no gerenciamento dos dados das horas trabalhadas e em algumas outras informações pertinentes ao controle de jornada.

Com o uso do blockchain os registros dos horários realizados são imutáveis, a menos que seja realizada uma solicitação de novo registros, solicitação essa que fica armazenada no sistema, promovendo maior segurança e descartando as chances de fraudes.

O blockchain contribui ainda para os processos de fiscalização e auditoria, pois seu ambiente seguro permite que auditores e fiscais confiem em sua estrutura, que também é capaz de gerar contratos inteligentes, automatizados e com verificação automática de conformidade legal.

Como a IA generativa vai personalizar as jornadas de trabalho

As ferramentas oferecidas pela IA podem impactar de diversas formas as rotinas da empresa e o controle de jornada, bem como ser um recurso importante para manter um olhar mais atento sobre a saúde física e mental dos colaboradores.

Sistemas que sugerem horários ideais baseados em cronotipo e produtividade

Os horários da jornada de trabalho podem ser definidos através do uso da IA, que se baseia nos inputs dos colaboradores para analisar seu cronotipo, que é o ritmo biológico, e nos seus picos de produtividade para avaliar em que momento do dia seu rendimento se torna mais expressivo.

O sistema analisa o desempenho do colaborador através dos dados coletados, estabelecendo os melhores horários para cada um ao identificar os padrões de produtividade, e estabelecendo quais os horários específicos para cada tipo de tarefa e prazo apresentados. 

O chronoworking é um tipo de jornada de trabalho que considera os cronotipos humanos para definir rotinas e melhores horários, e utiliza ferramentas como o Motion, o Notion AI, o  RescueTime, entre outros.

Prevenção de burnout através da análise de padrões de trabalho

Mais uma grande revolução das ferramentas tecnológicas é a prevenção e controle do burnout, e outras doenças que podem ser desencadeadas pelo excesso de trabalho por meio da análise dos padrões de trabalho. O monitoramento contínuo dos dados comportamentais possibilita a identificação de sinais de uma série de problemas, incluindo doenças.

A IA é capaz de identificar alguns sinais, por mais sutis que sejam, que diferem do padrão comportamental rotineiro de um colaborador, o que permite que os gestores tomem a frente e intervenham antes que o problema se torne mais grave. 

Como se preparar para 2026: um roteiro para empresas

Para as empresas e o setor de RH se prepararem para o próximo ano, o planejamento é crucial, incluindo estabelecer os objetivos, as ferramentas tecnológicas de controle de jornada e as estratégias para atingir as metas.

Reveja os processos, adote ferramentas que otimizem eficiência operacional, motive sua equipe, análise os dados do ano corrente e compare com os do ano anterior para avaliar o que deu certo e o que precisa ser corrigido.

Ferramentas de controle de jornada que auxiliam na análise de indicadores como absenteísmo, turnover e produtividade, quando integradas a outros sistemas de RH.

É fundamental se informar sobre as novas tendências. Analise como as ferramentas tecnológicas, especialmente a IA, podem impactar a rotina da empresa, evitar problemas e alavancar a produtividade.

Contar com um sistema eficiente de controle da jornada é um recurso imprescindível para as empresas que querem se desenvolver, aumentar sua produtividade e permanecer em conformidade legal, então entre em contato com os consultores da TWO RH para conhecer nossas soluções e descobrir qual se adequa melhor às demandas da sua organização.

Folha de pagamento no eSocial: guia completo para envio sem erros

Para os profissionais que trabalham nos setores de RH e DP, saber as regras e os eventos relativos à folha de pagamento no eSocial é crucial, ainda que seja recomendado uma consulta ao manual que o eSocial disponibiliza na sua plataforma em caso de dúvidas.

Para dar uma ajudinha aos gestores e aos profissionais destes setores, redigimos um texto para explicar o que é o eSocial e a sua relação direta com a folha de pagamento. Vamos detalhar os principais eventos (S-2200, S-1200, S-2299, S-2230) e seus prazos obrigatórios. 

Também iremos apresentar um passo a passo completo para envio da folha, desde o cálculo até a validação final, destacando a importância da qualidade das informações, além de um checklist prático para conferência dos itens obrigatórios em cada fase do processo. 

O que é o eSocial e qual sua relação com a folha de pagamento?

O eSocial é uma plataforma digital desenvolvida pelo Governo Federal com o objetivo de facilitar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, que deve ser feita todos os meses pelos empregadores, reduzindo assim a burocracia.

O método antigo, manual e presencial que era feito através de formulários, foi substituído pelo eSocial, que permite a transmissão de diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais referentes aos colaboradores, em um único lugar, de forma padronizada, muito mais fácilmente e muitas vezes com preenchimento automático, o que reduz significativamente o número de erros e inconsistências.

A relação do eSocial com a folha de pagamento é que ele é a plataforma que recebe as informações pertinentes à folha de pagamento, garantindo os direitos previdenciários e trabalhistas dos trabalhadores.

As informações da folha de pagamento, como valor da remuneração e comissões, horas extras, FGTS, adicionais, benefícios, férias, 13° salário, descontos, contribuições previdenciárias, licenças, afastamentos, e tudo referente à saúde e segurança do trabalho, incluindo acidentes e doenças relacionadas a questões laborais.

Os eventos da folha de pagamento no eSocial: o que enviar e quando

Os eventos da folha de pagamento são todos os fatores que geram impacto na remuneração presente e futura de um trabalhador, os proventos e descontos. E o envio dessas informações para o eSocial é dever do empregador, para que o Governo Federal possa monitorar a situação trabalhista no país. 

Eventos de Vínculo (S-2200) e Remuneração (S-1200, S-1202, S-1207)

Os eventos de vínculo são o S-2200 que registra eletronicamente a contratação de um trabalhador ou servidor, e deve ser enviado até um dia antes do início das atividades do contratado.  O S-1200, referente a remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral da Previdência Social deve ser enviado até o dia 15 do mês subsequente da competência. 

O S-1202 é referente à remuneração do servidor, e assim como o S-1200 deve ser enviado até o 15° dia útil do mês seguinte do evento. Já o S-1207 refere-se à remuneração de beneficiários vinculados a regimes próprios (RPPS), aplicável principalmente a entes públicos  e deve ser entregue até o dia 7 do mês seguinte ao do pagamento. 

Eventos de Desligamento (S-2299) e Férias (S-2230)

O evento S-2299 é o que informa e registra o desligamento de um funcionário, é necessário fazer o envio do motivo e dos dados da rescisão, o evento deve ser enviado até o primeiro dia útil seguinte ao desligamento, quando houver verbas rescisórias a pagar imediatamente, ou conforme prazo definido no Manual do eSocial

Já o S-2230 é o evento que registra os afastamentos temporários, como o período de férias, os auxílios-doença e licença-maternidade, informando também as datas previstas para início e término da ausência. O prazo para envio deste evento varia de acordo com a razão, então é necessário consultar o Manual de Orientação do eSocial.  

O passo a passo para enviar a folha de pagamento no eSocial

Para o envio dos eventos da folha de pagamento para o eSocial há uma ferramenta que facilita extremamente a vida dos gestores e das equipes de RH e DP, que é o sistema de registro de ponto eletrônico. 

Do cálculo ao envio: o fluxo de trabalho ideal

O primeiro passo é fazer os cálculos e processamento da folha em seu sistema de RH. Com isso, confira as remunerações, adicionais e descontos gerados para cada funcionário por sua plataforma de gestão.

Tendo processado e certificado que está tudo certo com a folha, você deverá fazer o lançamento do evento de remuneração (S-1200). Esse evento precisa ser registrado até o dia 7 do mês subsequente. 

O S-1200 é o primeiro evento que precisa ser feito para folha de pagamento no eSocial. Feito o envio, o sistema do eSocial irá retornar os valores calculados de INSS e FGTS. Com isso, faça a conferência entre os valores do seu sistema com os do eSocial.

O evento S-1210 é referente aos pagamentos da remuneração do empregado. Sendo que precisa ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou antes do evento S-1299, o que vier primeiro. Para S-1200 e S-1210 é importante conferir que todos os processamentos do trabalhador foram executados corretamente pelo seu sistema (como adiamentos e férias). 

Por fim, hora de enviar o evento S-1299 referente ao fechamento do período. Lembrando que todos esses eventos (S-1200, S-1210, S-1299) devem ser enviados ao eSocial até o dia 15 do mês subsequente, conforme cronograma vigente

O evento S-1295 pode ser utilizado apenas em situações específicas para totalização intermediária, não substituindo o fechamento da folha (S-1299). Assim, serão apurados os valores parciais de INSS e IRRF. De todo modo, é fundamental buscar regularizar o quanto antes, haja visto que o S-1295 não substitui o S-1299 na folha de pagamento no eSocial. 

Perder os prazos de lançamento dos eventos referentes a folha de pagamento no eSocial pode gerar multas. Desse modo, é essencial contar com sistemas de RH que otimizem o envio dos relatórios.

Em realidade, é essencial que os sistemas da empresa sejam integrados entre si e com os sistemas do governo. Assim, o setor consegue ter dados da folha de ponto, contabilidade e financeiro em um único lugar.  

Com esse nível de integração você não terá que se preocupar com as datas da folha de pagamento no eSocial, pois tudo será atualizado automaticamente e o envio dos eventos são simplificados. Enfim, para agilizar o fechamento da folha é importante ter um controle de ponto eficiente, que realize o envio dos eventos de forma facilitada. 

Prazos obrigatórios: as datas que você não pode esquecer

Os prazos de envio dos eventos da folha de pagamento para o eSocial são variados, pois podem ser periódicos e não periódicos, e também prestar atenção no dia que cai a data limite, pois se não for em dia útil, o envio deve ser feito no dia útil antes da data limite. A exceção é o DAE, que pode ser enviado no dia útil subsequente à data limite.

Os eventos que vão do S-1000 a S-1800 não têm data limite, e devem ser enviados quando ocorrerem, pois são da primeira fase. Já na segunda fase, os eventos não periódicos têm datas variadas, que dependem da ocorrência, como a contratação de um novo funcionário (S-2200) ou a alteração de dados do trabalhador (S-2205).

Os eventos da terceira fase são periódicos, e é necessário realizar seu envio todos os meses, pois envolvem informações da folha de pagamento, como os do S-1200 a S-1299, que devem ser enviados até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento. Cabe ressaltar que é fundamental buscar as informações atualizadas no manual do eSocial no seu portal oficial.

Qual a importância da qualidade de informações para fechamento da folha no eSocial?

Para manter a conformidade legal, realizar um fechamento eficiente com cálculos de remunerações e benefícios exatos, evitar multas e penalidades, além de tornar o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas mais fácil é fundamental contar com informações precisas e de qualidade.

As empresas que tomam maior cuidado com o processo do fechamento da folha de pagamento e contam com informações atualizadas, consistentes e de qualidade, têm a garantia de realizar todos os procedimentos de forma correta, desde a remuneração dos colaboradores ao envio dos eventos para o eSocial. 

A folha de pagamento deve ser apurada no regime de competência?

A resposta para essa questão é sim, a folha de pagamento deve ser apurada no regime de competência, pois para fins fiscais e contábeis o registro das receitas e despesas deve ser realizado no momento da sua ocorrência, pois mesmo que os pagamentos das remunerações devidas sejam realizadas em um mês, seu registro deve ocorrer no mesmo mês que o trabalho foi executado.

Essa medida contribui para o provisionamento de valores para verbas de eventos  periódicos e não periódicos, como férias, licenças e para o 13° salário. A legislação exige que a apuração seja pela competência, para garantir que a folha de pagamento esteja sempre em conformidade legal e com as obrigações contábeis e fiscais.

Checklist para fechamento da folha no eSocial: itens obrigatórios para conferir

Para auxiliar os gestores e equipes de RH no fechamento da folha montamos um passo a passo com dicas úteis:

Antes do cálculo: verificação de admissões, demissões e afastamentos

Para dar início ao processo, antes mesmo de iniciar os cálculos e as conferências de valores, o passo inicial é verificar as admissões, desligamentos e se há algum colaborador afastado ou licenciado.

É preciso se certificar também se há alguém em férias ou retornando de licenças. Em seguida lance os eventos não periódicos na folha e envie para o eSocial, se houver qualquer situação não lançada ou enviada.

Após o cálculo: conferência de proventos, descontos e bases para impostos

Depois de checar se os lançamentos de eventos não periódicos foram computados, a segunda etapa é conferir se os cálculos feitos pelo sistema de controle de ponto eletrônico estão prontos, em ordem, e se foram inseridos na folha de pagamento.

Caso seu sistema de controle de ponto não tenha essa integração com os softwares utilizados na empresa, é necessário fazer os cálculos manualmente e lançá-los na folha de pagamento com cuidado redobrado, evitando ao máximo erros manuais e duplicidades.

Verifique se na remuneração foram incluídos todos os proventos, como comissões, horas extras, adicionais, abonos e todos os valores que precisam ser incluídos. Da mesma forma é necessário checar se os descontos foram feitos, além de verificar o valor base para o recolhimento dos impostos e obrigações.

Antes do envio: validação dos eventos no ambiente de teste

Cheque todas as informações antes do envio para o eSocial, e verifique também se não há eventos pendentes, caso perceba que algo está em aberto, prepare o envio dos dados faltantes, mas faça a validação no ambiente de teste do eSocial.

Esse ambiente de teste funciona como um ambiente de pré-envio, onde as empresas podem realizar simulações dos processos sem geração de efeitos fiscais, previdenciários ou trabalhistas no ambiente oficial.

Se ainda assim algum evento foi enviado de forma incorreta, é preciso realizar sua reabertura, com o S-1298, que é o Reabertura dos Eventos periódicos, e fazer a correção necessária antes do reenvio através do evento S-1299 que é o Fechamento dos Eventos Periódicos.

Modelos de acordo de compensação e como formalizar sem riscos

Muitas empresas precisam que seus colaboradores estendam suas jornadas em algum momento, e o custo nem sempre cabe com conforto no orçamento, por isso lançam mão de um recurso que se torna cada vez mais popular entre empregadores e funcionários, o acordo de compensação.

Muitos colaboradores preferem ter um tempo livre para suas atividades pessoais ao pagamento de horas extras, mas as empresas precisam tomar uma série de cuidados para que essa solução seja realmente proveitosa.

Para mostrar de forma clara o que é o acordo de compensação redigimos um artigo bem esclarecedor, e vamos também explicar a diferença entre banco de horas e hora extra, detalhando os modelos de acordo de compensação permitidos por lei (individual e coletivo). 

Pretendemos  fornecer orientação sobre a formalização segura do acordo individual, listar  seus elementos obrigatórios e prazos legais, alertar sobre os riscos trabalhistas de um acordo mal elaborado, além de oferecer um passo a passo para a implementação do sistema de compensação. 

O que é um acordo de compensação de jornada?

O acordo de compensação de jornada é a formalização, seja física ou digital, que  define a forma como o funcionário será compensado por ter trabalhado por um tempo que excede sua jornada normal de trabalho.

Funciona como um acordo formal e necessário, entre a empresa e o colaborador ou o sindicato que o representa, no acordo de compensação não há pagamento de horas extras, mas sim compensação com folgas ou redução de jornada. O pagamento caracteriza hora extra, não compensação.

O acordo de compensação tem como objetivo evitar que as horas extras praticadas pelos colaboradores sejam compensadas financeiramente, visando estabelecer um acordo que permita que as horas extras sejam convertidas em um tempo livre para o funcionário, ou algum outro tipo de compensação combinada previamente.

Ele deve ser formalmente aceito pelo colaborador ou coletivamente, documentado, a compensação não precisa ocorrer no mesmo mês. No acordo individual escrito, o prazo legal é de até 6 meses, art. 59, §6º da CLT

Banco de horas e hora extra: qual a diferença?

A diferença entre o banco de horas e hora extra é a forma adotada pela empresa de compensar o tempo que excede a jornada regular de trabalho realizada pelos seus colaboradores. 

No caso das horas extras, há um acréscimo mínimo de 50%  sobre o valor da hora base de trabalho do funcionário, e a remuneração é incluída no salário do mês em que ela foi realizada.

Já com o banco de horas o tempo trabalhado além da jornada regular pode ser convertido em folgas ou redução da jornada de trabalho, desde que a empresa formalize o acordo com os funcionários, seja coletiva ou individualmente. 

Quais são os modelos de acordo de compensação permitidos por lei?

Para que a empresa esteja em conformidade legal ao utilizar acordos de compensação é necessário seguir as regras estabelecidas pela legislação trabalhista, como mostraremos a seguir:

Acordo Individual (entre empregador e empregado)

O acordo de compensação individual deve ser formalizado, documentado, para permitir que as horas trabalhadas que excederem a jornada regular sejam compensadas no mesmo mês através de folgas ou redução da jornada. Respeitando o prazo máximo de 6 meses para compensação, conforme art 59 §6º, da CLT. A compensação dentro da mesma semana dispensa acordo escrito apenas em situações específicas, conforme entendimento jurisprudencial, sendo recomendável formalização para segurança jurídica.

Acordo Coletivo (via sindicato)

O acordo de compensação quando realizado de forma coletiva pode ser feito entre a empresa e o sindicato da categoria, e presume que as horas excedentes realizadas pelos trabalhadores sejam compensadas através de folgas e reduções de jornada.

Cabe ressaltar que no acordo coletivo, o prazo máximo legal para compensação é de até 12 meses, conforme art. 59, §2º da CLT, e também que as horas excedentes não podem ultrapassar o máximo de duas por dia, como regulamentado por lei.

Como formalizar um acordo de compensação individual sem riscos?

Para que o acordo tenha valor legal, como dissemos anteriormente, ele deve ser feito seguindo as normas trabalhistas estipuladas; Vamos apresentar abaixo os principais pontos a serem incluídos no documento:

Os 5 elementos obrigatórios que o acordo deve conter

Além da identificação completa da empresa e do funcionário, o acordo de compensação individual deve conter a jornada de trabalho regular estipulada no contrato de trabalho, o limite máximo de horas extras permitidas por lei, a forma de compensação estabelecida, o prazo limite para compensação das horas excedentes trabalhadas e o que deve ser feito no caso de descumprimento das regras do contrato, como ultrapassar o prazo máximo para compensação ou o número de horas extras permitidas por lei.

A importância do prazo máximo de 6 meses para a compensação

No modelo de acordo de compensação sempre deve constar o prazo limite para que as horas excedentes trabalhadas sejam compensadas, e o prazo de 6 meses é o que geralmente é utilizado, salvo acordos coletivos e acordos com sindicatos. 

Esse limite de 6 meses foi estabelecido pensando no melhor para a saúde física e mental do funcionário, já que a realização de horas extras acaba por gerar um desgaste maior nos colaboradores, especialmente se forem feitas de forma constante.

Há outra razão para que a equipe de RH esteja sempre atenta aos prazos, pois caso a compensação não seja feita dentro do limite estipulado a empresa deve pagar o excedente com o adicional legal estipulado, o que vai contra o objetivo do acordo de compensação.

Os principais riscos trabalhistas de um acordo mal elaborado

Como todo contrato, o acordo de compensação de horas deve ser feito com todo o cuidado, se possível com o auxílio de um profissional competente, que seja especialista em legislação trabalhista.

Pagamento de horas extras em dobro

A empresa que deixa de cumprir com o prazo estabelecido formalmente em acordos de compensação pode sofrer sanções, o descumprimento do acordo gera o pagamento das horas extras com adicional legal, e não necessariamente dobrado, mesmo que tenham sido compensadas, como penalidade pelo descumprimento, a reincidência não gera automaticamente pagamento em dobro. As penalidades variam conforme fiscalização, norma coletiva e decisão judicial.

Multas por descumprimento da legislação

Além do valor das horas extras devido a empresa também pode ter seu acordo de compensação anulado legalmente, e ainda ser obrigada a pagar todos os valores que sofrem influência das horas extras, como o FGTS, 13° salário, férias, rescisões, abonos, adicionais, e tudo que incidir esse valor, inclusive passivos trabalhistas caso a questão se torne judicial.

Há também a possibilidade real da empresa sofrer com multas administrativas aplicadas por auditores que fiscalizam as empresas e relações trabalhistas, que podem ser dadas em razão do descumprimento de um acordo com os funcionários ou sindicatos através de documento formal.

Passo a passo para implementar um acordo de compensação na sua empresa

Para que a implementação do acordo de compensação seja bem sucedida vamos mostrar a seguir um passo a passo, com os cuidados necessários para que ele tenha validade legal e ainda seja uma ferramenta para otimizar os recursos e contribuir para a gestão de pessoas:

Passo 1: Análise da viabilidade e das necessidades operacionais

O primeiro passo é observar a legislação, verificar a viabilidade deste tipo de acordo, e nunca deixar de checar com os sindicatos dos profissionais que atuam na empresa para se certificar que não há nenhum acordo coletivo em andamento ou alguma cláusula impeditiva na convenção coletiva de trabalho.

Passo 2: Redação clara do acordo (com previsão de cenários)

Redigir o acordo de compensação é o segundo passo, com a identificação completa do funcionário(s) e da empresa, a jornada regular de trabalho e a forma como será feito o controle das horas excedentes.

Deve ser especificado a forma de compensação das horas extras, o prazo limite para a compensação, a penalidade em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, a data do acordo firmado, a assinatura dos envolvidos e de testemunhas.

Passo 3: Comunicação transparente e adesão dos colaboradores

Caso essa resolução seja feita com a empresa já em funcionamento é necessário conversar com os funcionários que já fazem parte do quadro de colaboradores e promover a formalização e assinatura dos acordos de compensação, e para os que vão iniciar, a recomendação é que esse formato de compensação seja explicado ainda no processo seletivo para evitar quaisquer problemas posteriores.

Passo 4: Registro no ponto e controle rigoroso do banco de horas

Para finalizar o processo de implementação do acordo de compensação essa solução deve ser configurada no sistema de ponto eletrônico, que é a melhor maneira de exercer um controle rigoroso das horas extras realizadas, bem como do saldo de horas excedentes de cada colaborador e o prazo limite para a compensação.

A vantagem de contar com o sistema de ponto eletrônico, como os da TWO RH, é que é possível programar alertas para avisar a proximidade de encerramento do prazo de compensação das horas excedentes, de forma a reduzir o risco de pagamento das horas como extras, em razão do vencimento do prazo de compensação

Employer Branding: saiba como atrair e reter os melhores talentos

As empresas estão cada vez mais atentas em como sua imagem se reflete no mercado. Quais são os impactos que a reputação da empresa pode causar no mercado e como melhorar sua performance? Para isso, o Employer Branding se torna uma estratégia essencial

Através do Employer Branding as empresas estão se posicionando de maneira diferenciada, otimizando uma série de processos, principalmente os de atração e retenção de talentos, além de representar um diferencial competitivo no mercado.

Neste artigo vamos explicar de forma mais detalhada o que é o Employer Branding, como ele pode ser crucial para empresas, seus benefícios, os três principais pilares da sua estratégia, como atrair e reter talentos e dicas de como implementar o Employer Branding na empresa.

O que é Employer Branding e por que ele é o seu maior trunfo no mercado?

Employer Branding é um conjunto de ações que tem como objetivo a gestão da imagem de uma empresa, com o propósito de construir sua reputação positiva e apresentá-la como um bom lugar para trabalhar, para os atuais colaboradores, para novos e potenciais talentos e para o mercado de uma forma geral.

O Employer Branding geralmente é gerido pelo marketing e RH, e foca suas ações em alguns pontos principais, como uma cultura organizacional forte e autêntica, valorização e desenvolvimento do colaborador e uma comunicação clara e transparente.

Podemos considerar o Employer Branding um grande trunfo no mercado em razão da preocupação com a gestão da imagem da empresa, o que se torna um diferencial na atração e retenção de talentos.

Profissionais de destaque que estão em busca de oportunidades em empresas com boa reputação se sentem mais atraídos por marcas fortes, então quando uma organização possui esse status o custo de contratação tende a ser menor, já que o processo se torna mais rápido e menos trabalhoso.

Outro benefício relevante é a fidelização dos colaboradores.

Os benefícios do Employer Branding: redução do turnover e do custo de contratação

Uma das grandes preocupações das empresas é uma taxa de turnover alta, o que indica que o processo de gestão de pessoas não está sendo eficiente, e justamente por isso o Employer Branding é uma estratégia extremamente benéfica, já que promove maior fidelização, engajamento e lealdade dos funcionários, aumentando o tempo de permanência deles na organização.

Com a redução da taxa de turnover o volume de contratações acaba por diminuir, o que reduz os custos de contratação. Outra característica vantajosa do Employer Branding é que os profissionais renomados em busca de novas oportunidades costumam dar preferência a marcas fortes, que sejam reconhecidas como bons locais para trabalhar.

Sendo reconhecida pela boa reputação, a empresa se torna menos dependente de agências de recrutamento e seleção e do anúncio de vagas, já que muitos candidatos  bem qualificados acabam sendo recrutados de forma mais eficiente, rápida e orgânica, muitas vezes sem que seja necessário um longo processo seletivo. 

Os 3 pilares para construir uma marca empregadora de sucesso

O Employer Branding é um processo contínuo, permanente, longo e reconhecidamente eficiente. Ele se baseia em alguns pontos, considerados extremamente relevantes, e abaixo vamos descrever três deles, e sua importância para a estratégia:

Pilar 1: Cultura Organizacional Forte e Autêntica

Um dos principais pilares do Employer Branding, o fortalecimento da cultura organizacional, deve demonstrar de forma clara a essência da organização, mostrando-a forte, autêntica e com valores consistentes.

É importante que essas características sejam não somente teóricas, mas postas em prática através de comportamentos que denotem seu compromisso com seus colaboradores, com seus parceiros de negócios e com a sociedade de uma forma geral.

Com uma cultura organizacional forte e autêntica a empresa se torna capaz de desenvolver fortes conexões, despertando o interesse de pessoas e outras corporações que se identifiquem com suas crenças e valores.

Pilar 2: Valorização e Desenvolvimento do Colaborador

Mais um ponto fundamental na estratégia de Employer Branding é a valorização dos colaboradores de uma empresa, e um investimento contínuo no seu desenvolvimento, nos mais diversos âmbitos.

Esse pilar não fala somente sobre remuneração, mas em um investimento real nas pessoas que compõem a empresa, com reconhecimento, valorização, plano de carreira, investimento em qualificação, promoção do bem-estar e um ambiente organizacional harmônico e saudável, onde as pessoas sintam prazer em permanecer.

Pilar 3: Comunicação Clara e Transparente

E por último, é preciso mencionar a importância de uma comunicação transparente e clara no Employer Branding, pois este pilar é responsável por estabelecer relações diretas, honestas, e também de garantir que os valores organizacionais sejam repassados.

A comunicação clara permite uma troca entre lideranças e colaboradores, especialmente quando as ideias são sempre recebidas, independente de onde elas podem vir. As expectativas são informadas de forma direta, e quando o papel de cada funcionário fica claro, a confiança e alinhamento são sempre maiores.

Como atrair talentos: estratégias para fortalecer sua marca no mercado

Mesmo com o Employer Branding em curso, algumas estratégias para atrair e reter talentos devem ser empregadas. Vamos a elas:

Presença digital: Glassdoor, LinkedIn e redes sociais

Ter plataformas que reúnem profissionais das mais diversas áreas é uma ferramenta preciosa, particularmente quando os colaboradores e ex-colaboradores podem avaliar diferentes aspectos da empresa e despertar o interesse de novos talentos em busca de oportunidades em empresas de valor.

É muito importante monitorar frequentemente as redes da empresa, sempre dando retorno quando necessário, especialmente quando receber avaliações, sejam elas positivas ou críticas, e com base nos comentários filtrar o que é relevante e assim identificar o que pode ser melhorado. A participação em grupos que sejam relevantes também gera engajamento e maior visibilidade.

O LinkedIn e Glassdoor estão entres as plataformas mais visitadas por pessoas em busca de oportunidades e também por empresas em busca de novos talentos, então mantê-los atualizados e com informações pertinentes é fundamental.

Para as empresas, postagens com os conteúdos de eventos, rotina na empresa, projetos relevantes, programas de treinamento, valores organizacionais e as vagas abertas, se possível com o escopo do cargo e alguns dos benefícios oferecidos são extremamente atrativos.

Processo seletivo como experiência: do primeiro contato à oferta

Nos processos de recrutamento e seleção o Employer Branding se traduz em experiências humanizadas, de forma a tratar toda a jornada de seleção de forma transparente, desde o primeiro contato até o momento da resposta, seja ela positiva ou negativa.

O cuidado deve ter início na divulgação da vaga, incluindo na descrição as exigências do cargo, mas também as expectativas da empresa com relação ao profissional, informações sobre a cultura organizacional e o prazo estimado para encerramento do processo.

EVP, ou Proposta de Valor ao Empregado, que representa o posicionamento estratégico da empresa como marca empregadora.

No período de entrevistas é recomendado se ater ao que foi acordado, desde os horários marcados, informações sobre cada passo do processo até o feedback depois ao fim da seleção, com um posicionamento sobre pontos fortes e de melhoria, o que indica que, mesmo que não aprovado, prestaram atenção de fato no candidato.

Conheça 3 marcas que são referências em employer branding

Separamos alguns exemplos de empresas que construíram marcas empregadoras bem sólidas e hoje servem de inspiração para outras organizações. Estamos falando de marcas como:

Google

O Google está entre as empresas mais cobiçadas pelos candidatos que disputam uma vaga na área de tecnologia. Sem exageros, milhares de profissionais desejam uma oportunidade na empresa.

Uma das táticas utilizadas pelo Google para atrair e reter talentos é o employee experience, estratégia de gestão de pessoas focada no engajamento do colaborador. Ademais, entre as boas práticas de employer branding, também podemos destacar a oferta de plano de carreira, entre outros benefícios.

Netflix

A gigante do mercado de streaming é uma das empresas mais bem avaliadas na plataforma Glassdoor. Suas ações de employer branding são muito eficientes, pois influenciam na qualidade de vida e no bem-estar dos colaboradores. Além disso, também ajudam a promover uma cultura de equilíbrio entre a vida pessoal e profissional do funcionário.

Netshoes

A Netshoes é uma empresa brasileira de e-commerce especializada em artigos esportivos.

Devido ao rápido crescimento, a empresa enfrentou desafios no recrutamento e na disseminação da cultura interna, o que motivou a adoção de estratégias estruturadas de employer branding.

Mas, quando começou a trabalhar em seu employer branding, a empresa apostou em campanhas e estratégias de marketing para promover a marca empregadora nas mídias digitais. Com essa estratégia, a Netshoes deixou de ter dificuldades para contratar, tornando-se um dos melhores lugares para trabalhar.

Como criar o employer branding da sua empresa?

Depois de conceituarmos e exemplificarmos o employer branding, é hora de explicarmos como aplicá-lo na prática. Então veja os pontos mais importantes para começar a trabalhar a marca empregadora em sua empresa:

Trace um diagnóstico da empresa

Antes de tudo, verifique a situação atual da empresa e avalie todos os benefícios oferecidos. Além disso, analise também questões como o ambiente, o clima organizacional, a cultura, os valores, a liderança etc. Assim, fica mais fácil entender o que pode ser mudado e melhorado a fim de fortalecer a reputação da empresa.

Defina o objetivo do seu employer branding

Por que a empresa está investindo na criação de uma marca empregadora? Quais são os objetivos por trás desta tática? Atrair novos talentos? Aumentar o número de candidatos? Fortalecer a cultura organizacional? Melhorar a retenção dos colaboradores? Enfim, essa é uma etapa fundamental, que norteia a implementação dessa estratégia.  Logo, lembre-se de deixar todos os objetivos bem claros.

Reveja a cultura da empresa

Além disso, faça um mapeamento dos valores que a empresa definiu ou deseja definir para os próximos anos. Afinal, a missão, visão e os valores guiarão não só o planejamento, como também a identidade e a utilidade das ações. Por isso, é importante que a cultura organizacional seja revisitada e alinhada conforme os objetivos do negócio.

Monitore a jornada do colaborador

Acompanhe desde o início a jornada dos colaboradores, ou seja, todas as etapas, desde a atração, seleção, admissão, onboarding, integração e desligamento. Ao observar essa jornada, você irá entender como o funcionário se comporta nesse processo e que ações você pode tomar para melhorá-lo, servindo também como informações de pesquisa para mensuração dos resultados.

Qual o papel do RH na construção do employer branding?

Como já mencionamos no decorrer do artigo, o Employer Branding é desenvolvido e implementado em uma parceria dos setores de marketing e RH, mas seu desenvolvimento deve ser construído por todos na empresa.

O papel do RH é fundamental, já que são os colaboradores da área que projetam as ações estratégicas, lideram as iniciativas, estimulam o engajamento, trabalham na comunicação interna e fornecem material para a comunicação externa.

É essa área a responsável por definir a EVP, elaborar o código de conduta da empresa, alinhar a cultura organizacional com o que a marca pode e quer oferecer no Employer Branding, além de acompanhar os resultados do processo, realizando as modificações que se mostrarem necessárias para reajustar a rota.

KPIs de jornada: quais indicadores acompanhar para reduzir absenteísmo e horas extras

Para uma empresa compreender se a eficiência operacional está dentro do esperado é necessário utilizar os KPIs que indicam como a jornada de trabalho, horas extras e os colaboradores estão impactando os resultados da organização.

Para demonstrar de forma mais clara como a medição da jornada de trabalho impacta a saúde financeira da empresa, vamos explicar cinco KPIs essenciais para a eficiência operacional, que são a taxa de absenteísmo, índice de horas extras, índice de pontualidade, adesão ao banco de horas e produtividade por hora trabalhada. 

Com esses índices é possível interpretar seus resultados e relacioná-los a custos operacionais e clima organizacional, avaliando como transformar esses dados em decisões estratégicas em busca de maior eficiência.

Por que medir a jornada de trabalho é crucial para a saúde financeira da empresa?

A produtividade dos colaboradores é um dos pontos centrais do sucesso e estabilidade financeira de uma empresa, então medir a jornada de trabalho é fundamental para entender se a eficiência operacional pode ser melhorada, gerando mais lucro, e como fazer isso sem onerar a empresa.

O impacto direto do absenteísmo e das horas extras nos custos

Absenteísmo não é apenas ausência não planejada — inclui faltas justificadas e injustificadas, atrasos e saídas antecipadas (dependendo do critério adotado).

Indicar que o conceito pode variar conforme a metodologia adotada. As razões para o absenteísmo precisam ser conhecidas para serem sanadas. 

Quando um funcionário se ausenta sua produtividade é zero, e para recuperar isso a empresa normalmente precisa da realização de horas extras de outros colaboradores, ou mesmo de novas contratações.

Ausências justificadas, horas extras e novas contratações são uma despesa a mais para a empresa, e isso pode impactar diretamente o seu orçamento, por isso é imprescindível entender as razões por trás do absenteísmo e se as horas extras são realizadas por um aumento de demanda ou algum gargalo na gestão de pessoas.

Há de se considerar ainda os custos indiretos, que também impactam a saúde financeira da organização, como  perda ou interrupção no processo de produção. O prazo de entrega pode mudar, gerando prejuízos, além de sobrecarregar outros colaboradores, que precisam assumir as atividades dos faltosos, acarretando insatisfação e prejudicando o clima organizacional.

Da conformidade para a estratégia: usando dados para tomar decisões

Os gestores que entendem os motivos da realização de horas extras são capazes de adotar medidas que assegurem a conformidade legal dos processos, evitando assim que a prorrogação da jornada de trabalho ultrapasse os limites permitidos por lei, minimizando os riscos de passivos trabalhistas.

O custo de horas extras realizadas de forma descuidada impacta diretamente o orçamento da empresa, pois além do percentual extra pago na prorrogação da jornada, esse custo se reflete em outras remunerações, como FGTS, 13° salário e férias adicionais.

Para conseguir identificar a razão por trás do excesso de horas extras é preciso medir a jornada de trabalho, de forma a identificar os problemas e tomar medidas estratégicas com o objetivo de aumentar a eficiência operacional dentro da jornada regular de trabalho, sem onerar ainda mais as finanças empresariais.

KPI 1: Taxa de absenteísmo – Medindo as ausências não planejadas

Como mencionamos acima, o absenteísmo pode gerar uma série de problemas para uma empresa, desde falha na entrega de produtos e serviços ao impacto financeiro acima das expectativas. Vamos mostrar como calcular a taxa de absenteísmo e como ela se reflete no clima organizacional:

Como calcular a taxa de absenteísmo (fórmula)

O cálculo da taxa de absenteísmo tem uma fórmula que envolve o total de horas perdidas e as horas que deveriam ser trabalhadas. Vamos mostrar abaixo:

(Total de horas perdidas / total de horas que deveriam ser trabalhadas) x 100

Para saber o total de horas perdidas deve-se somar todo o tempo ausente do funcionário, como faltas, atrasos e saídas antecipadas. Depois some o total de horas que ele deveria cumprir na sua jornada, dentro do mesmo período das ausências. Divida as horas perdidas pelo total de horas que deveriam ser trabalhadas e multiplique o resultado da divisão por 100, aí então será obtido o percentual de absenteísmo.

Vamos a um exemplo prático:

A empresa possui 100 colaboradores que trabalham 8 horas diárias, 22 dias por mês, resultando em um total de 17.600 horas a serem trabalhadas mensais.

22 x 8 = 1760

1760 x 100 = 17600 horas a serem trabalhadas 

Caso tenha um total de 400 horas de ausência neste período o cálculo é o seguinte:

(400 / 17.600) x 100 = 2,27% de taxa de absenteísmo

O que uma taxa alta revela sobre o clima organizacional?

A taxa de absenteísmo aceitável fica entre 3% e 5%, esse intervalo é apenas referência de mercado, não é universal, mas esse percentual pode variar de acordo com o setor da economia em que a empresa atua. No exemplo indicado acima, essa taxa está dentro do padrão.

Caso a empresa tenha uma taxa de absenteísmo acima do aceitável é possível que estejam acontecendo diferentes problemas, como o baixo engajamento dos funcionários e motivação pequena.

Os colaboradores podem estar insatisfeitos com seus líderes, com o ambiente organizacional ou com sua remuneração. Pode haver um alto nível de esgotamento, que gera o burnout, pela sobrecarga de trabalho em razão do absenteísmo ou mais estresse do que o normal.

Há a possibilidade de conflitos internos, entre a equipe ou com as lideranças, falta de reconhecimento e valorização do esforço dos colaboradores, pouco apoio e maleabilidade com questões pessoais e até mesmo problemas de saúde de ordem física ou mental.

KPI 2: Índice de horas extras – Identificando sobrecarga e ineficiência

Uma das mais importantes missões do setor de RH é calcular o índice de horas extras realizadas pelos colaboradores, já que elas são o indicativo de uma série de fatores, que vão desde produtividade baixa a chance de problemas de saúde dos funcionários.

Como calcular o índice de horas extras (fórmula)

Para calcular o índice de horas extras e identificar possíveis problemas na gestão de pessoas basta usar uma fórmula bem fácil:

Índice de horas extras = (Total de horas extras realizadas / total de horas regulares) x 100

Ou seja, se os colaboradores deveriam trabalhar 20.000 horas por mês e fizeram 1.000 horas extras, o cálculo fica da seguinte forma:

Índice de horas extras = (1.000/20.000) x 100 = 5% 

Os índices de horas extras funcionam como um termômetro, e indicam a saúde operacional. Para índices de até 2%, considerados baixos, o indicativo reflete uma gestão equilibrada, com planejamento eficiente. Esses percentuais não são padrões oficiais e variam muito por setor. 

Já os percentuais acima de 5% indicam que a gestão enfrenta problemas e que os processos operacionais não são eficientes, devendo então tomar providências para se recuperar desse desequilíbrio.

Horas extras planejadas vs. não planejadas: qual o verdadeiro problema?

As horas extras, quando planejadas, podem indicar que a empresa teve aumento de demanda, seja fora do previsto ou em épocas sazonais, como períodos festivos, indicando que sua realização será revertida de forma positiva, com maior lucratividade.

Já no caso de horas extras não planejadas, o indicativo é de problemas. Elas podem ser necessárias por baixa eficiência operacional, alto índice de absenteísmo, uma gestão de pessoas deficiente, entre outras possíveis causas, que geram prejuízo financeiro para a empresa e podem acarretar em problemas de saúde para os colaboradores.

KPI 3: Índice de pontualidade – A base para uma jornada produtiva

O índice que mede a pontualidade dos colaboradores é uma ferramenta capaz de revelar se as tarefas e entregas podem ser afetadas pela pontualidade, e a constância que isso vem ocorrendo na empresa.

Os processos de logística, onde a pontualidade da entrega deve ser primordial, de transporte, que denota se as empresas ou profissionais responsáveis cumprem com os horários programados, gestão de projetos, que mostra se as tarefas são entregues dentro do cronograma, e o ambiente corporativo, relativo à pontualidade e assiduidade de funcionários, são afetados diretamente pelo índice de pontualidade.

Como calcular e qual meta estabelecer

Para KPIs de jornada, pontualidade deve considerar entrada, saída e intervalos, não entregas/tarefas (isso é KPI de projetos).

Para uma melhor compreensão, vamos demonstrar de forma prática:

O número de tarefas a entregar em um período de um mês é 200, e as que foram entregues dentro do cronograma somam 190.

Índice de pontualidade = (190 / 200) x 100 = 95%

A média percentual aceitável pelo mercado gira em torno de 95%, mas esse total pode ser diferente dependendo do tipo de atividade que a empresa exerce. O ideal é estar o mais próximo possível de 100%.

KPI 4: Adesão ao banco de horas – A saúde do seu acordo de jornada

Uma das ações que as empresas costumam tomar para reduzir os custos é a adoção do banco de horas como forma de compensação das horas extras, mas para saber se ele está sendo bem aproveitado por todos os envolvidos o KPI que mede o índice de adesão deve ser utilizado.

Ele é capaz de avaliar se os colaboradores estão se utilizando mais do banco de horas do que da remuneração advinda das horas extras. Para descobrir se o banco de horas está tendo adesão, basta levar em conta alguns fatores bem claros.

O primeiro é a taxa de utilização do banco, levando em conta o total de horas extras lançadas e o total de horas compensadas pelo banco dentro do período máximo, que geralmente é de 6 meses até 1 ano, dependendo do tipo de acordo.

Outro fator a ser considerado é o saldo médio de horas extras, o positivo e o negativo. Esse saldo pode ser acompanhado de forma individual, por setor ou por equipe. Os saldos altos, sejam eles positivos ou negativos, podem indicar que há problemas na gestão de pessoas ou na comunicação entre liderança e liderados.

Mais dois índices podem ser esclarecedores, o que indica a proporção de horas extras pagas e as compensadas através do banco, e a frequência com que os funcionários se utilizam das horas do banco dentro de um determinado período.

Ao levantar essas informações a gestão pode entender como melhorar a adesão ao banco de hora através de medidas que gerem o engajamento, bem como se certificar que todos os processos estão em conformidade legal, prevenindo novos custos com ações judiciais ou passivos trabalhistas. 

KPI 5: Produtividade por hora trabalhada – O elo entre jornada e resultados

Por último, mas não menos importante, temos os índices que medem a produtividade da equipe por hora trabalhada, que indica como está a eficiência operacional da empresa e os resultados entregues.

A fórmula para medir a produtividade envolve a produção total e o total de horas trabalhadas para atingir essa produção. A fórmula é a seguinte:

Produtividade por hora trabalhada = (Produção total (output) / total de horas trabalhadas)

Vamos demonstrar com um exemplo prático. Pense em uma empresa que entregou, seja em serviços ou produtos, um número total de 1000 unidades. E para essa entrega levou um total de 400 horas trabalhadas.

Índice de produtividade por hora trabalhada = 1000 / 400 = 2,5 unidades por hora. Para entender se esse índice está dentro do que a empresa espera e precisa, é possível comparar esse resultado com o de períodos anteriores, com as metas estabelecidas, e se o resultado não atender às demandas da empresa é preciso identificar os problemas e gargalos e implementar mudanças estratégicas.

Através dos dados obtidos com a medição da produtividade por hora os gestores podem tomar medidas para otimizar os processos e aumentar a eficiência operacional, sem que isso implique em aumento dos custos ou cause insatisfação nos funcionários, e isso pode se dar por meio da observação do fluxo de trabalho, da realização de horas extras e de uma série de outras variáveis de acordo com a área de atuação da empresa.

Software de ponto eletrônico: guia completo

Uma das mais importantes ferramentas de gestão de pessoas é o software de controle de ponto, pois além de armazenar as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, eles oferecem diversas outras funcionalidades. 

Para apresentar mais detalhes, vamos conceituar o software de ponto eletrônico e como é o seu funcionamento. Destacaremos suas principais vantagens, como redução de custos, controle de jornada remota e segurança jurídica. 

Também vamos explicar os diferentes tipos disponíveis (app mobile, biometria, reconhecimento facial), listar as funcionalidades essenciais como relatórios automáticos para eSocial e controle de banco de horas, além de mostrar  um passo a passo para migração do ponto físico para o software. 

O que é um software de ponto eletrônico e como ele funciona?

Um software de ponto eletrônico é uma ferramenta tecnológica que registra a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa de forma digital. Ele foi desenvolvido em substituição aos registros manuais e aos relógios de ponto físicos.

Seu funcionamento é bastante simples, e o registro pode ser realizado de diferentes formas de autenticação, seja com biometria, aplicativos com geolocalização, senhas, cartões, entre outras formas.

Os dados registrados diariamente pelos funcionários – como entradas, saídas, intervalos, faltas, atrasos, e exceções – ficam armazenados em nuvem, e seu acesso pode se dar de diferentes locais, com atualização das informações em tempo real.

O software de ponto eletrônico armazena os dados dos colaboradores em segurança, de acordo com a LGPD, e seu uso foi permitido pela Portaria 671. Os dados podem ser transmitidos para outros sistemas e possuem mecanismos de integridade e rastreabilidade, como assinatura digital.

Quais as principais vantagens de usar um software de ponto?

Para quem pretende contratar um software de ponto eletrônico, vamos apresentar algumas de suas principais vantagens, tanto para as empresas quanto para os colaboradores:

Redução de custos com cartões e manutenção de relógios

A aquisição e manutenção do software de ponto eletrônico apresenta um custo muito menor do que o que é necessário para comprar e manter outros sistemas, pois ele pode ser utilizado diretamente em computadores e smartphones, equipamentos geralmente utilizados pela grande maioria dos colaboradores de uma empresa.

Muitas vezes sua manutenção pode ser realizada de forma remota, ou seja, o atendimento pode ser feito muito mais rápido e o desperdício de recursos é reduzido. Com a integração do software de ponto eletrônico com outros sistemas o custo com impressões, armazenamento e arquivos físicos deixa de existir.

Controle de jornada remota e para equipes externas

Além do modelo de jornada de funcionários em home office, os híbridos e que atendem de forma externa poderão utilizar de forma muito prática o software de ponto eletrônico, do seu computador, tablet ou smartphone, com risco praticamente nulo de fraudes, marcação por terceiros ou do registro de ponto britânico . 

É possível ainda ativar o registro por geolocalização, de forma a permitir que os gestores consigam acompanhar o local da marcação do ponto, quando autorizado e configurado. Há ainda a possibilidade de ativar a cerca virtual, que emite alertas quando os perímetros pré-definidos são ultrapassados.

Há ainda uma vantagem adicional para os colaboradores, já que este tipo de sistema pode ser acessado de forma prática de qualquer lugar, e os funcionários podem acompanhar as informações da sua jornada de trabalho em tempo real, e se for necessário, solicitar formalmente as alterações devidas.

Segurança jurídica e auditoria facilitada

O software de ponto eletrônico está em conformidade legal com a legislação trabalhista, e as informações armazenadas no sistema muitas vezes são utilizadas em ações jurídicas e para evitar passivos trabalhistas.

Para as empresas que vão passar pelo processo de auditoria, o software de ponto eletrônico armazena  todas as informações necessárias para o processo, elabora relatórios gerenciais, emite documentação para conferência e seu fácil acesso permite que a auditoria seja feita de forma muito mais prática e ágil.

Tipos de software de ponto: qual o melhor para sua empresa?

Existem diferentes formas de autenticação nos softwares de ponto eletrônico, basta escolher o que atende melhor às demandas de sua empresa. Vamos conhecer os mais utilizados atualmente:

Ponto por Aplicativo (App Mobile)

O registro da jornada através de aplicativo representa uma grande facilidade para a empresa, já que ele pode ser instalado nos computadores, tablets e smartphones dos colaboradores, não exigindo grande investimento.

Ele oferece diversas opções de marcação, pode ser com login e senha, geolocalização ou até mesmo por meio de reconhecimento facial, tornando o software de ponto eletrônico uma das melhores ferramentas de gestão de pessoas.

Ponto por Biometria

O software de ponto eletrônico por biometria pode utilizar a impressão digital outras biometrias permitidas pela Portaria 671. o que impossibilita o registro da jornada por terceiros, praticamente elimina o risco de fraudes e é bastante prático para o próprio colaborador.

Ponto por Reconhecimento Facial

O software de ponto eletrônico que utiliza o reconhecimento facial também impossibilita o risco de registro da jornada por terceiros, pois o colaborador ao se cadastrar no sistema precisa tirar uma foto, que é armazenada junto aos seus dados, e todas as vezes que a marcação é realizada o software realiza a comparação da fotografia arquivada com a imagem do momento.

Funcionalidades essenciais que todo bom software de ponto deve ter

Um software de ponto eletrônico que tenha um custo-benefício compensador deve oferecer mais do que somente o registro da jornada de trabalho, como é o caso dos sistemas da TWO RH, que contam com funcionalidades que permitem a otimização do trabalho do setor de RH com conformidade legal e total segurança. Seguem algumas das outras vantagens apresentadas:

Registro e assinatura digital do espelho de ponto

Uma forma de manter a segurança e conformidade legal do software de ponto eletrônico é a exigência de assinatura eletrônica para emissão do espelho de ponto, já que ela confere autenticidade e conformidade.  

Relatórios automáticos para o eSocial

O software pode ser integrado com os sistemas utilizados pelos departamentos pessoal e de RH, possibilitando o envio das informações trabalhistas para os órgãos responsáveis, bem como as fiscais para a Receita Federal, além do cálculo dos impostos e benefícios que devem ser recolhidos.

Controle de banco de horas e horas extras

Outra funcionalidade que otimiza muito o processo de fechamento das folhas para o setor de RH é o cálculo preciso de horas extras, faltas, atrasos, abonos e adicionais, permitindo assim que o tempo gasto neste tipo de tarefa, quando feita manualmente, seja direcionado para atividades estratégicas.

Como o cálculo é feito de forma automatizada, a chance de falhas, esquecimentos, erros manuais ou fraudes fica praticamente eliminada, pois o sistema gera automaticamente os totais, e a conferência é feita pelo próprio funcionário, permitindo ajustes mediante solicitação formal e justificativa registrada

Para as empresas que trabalham com banco de horas, é possível configurar o software para emitir avisos antes do encerramento de prazos da compensação de horas, e as horas que forem compensadas pelos colaboradores são automaticamente subtraídas do banco, basta que seja inserido no sistema e computado quando ocorrerem as folgas ou redução da jornada. 

Implementação passo a passo: como migrar do ponto físico para o software

O passo a passo para a instalação do software de ponto eletrônico deve ser feito com bastante atenção, mas sua implementação vai significar um avanço enorme para a empresa. O passo principal é analisar cuidadosamente as necessidades da empresa para escolher a melhor solução. Vamos às dicas:

Comunicação com os colaboradores e treinamento

Para obter sucesso na implementação do software de ponto eletrônico é necessário contar com o engajamento dos colaboradores, por isso a comunicação da novidade deve ser feita de forma a mostrar a eficiência do sistema e as vantagens de utilizá-lo.

Na sequência é preciso preparar a equipe para a utilização do sistema de forma plena. Realizar um treinamento inicial, com exemplos práticos, e demonstrando suas funcionalidades, principalmente a área em que o colaborador poderá acessar para manter controle sobre sua jornada de trabalho, horas extras, banco de horas, e outros benefícios pertinentes.

Convém contar com funcionários da empresa responsável pelo software no treinamento e nos dias subsequentes para que qualquer dúvida que surja possa ser mitigada, bem como para a realização de ajustes que se façam necessários.

Fase de testes e validação dos registros

Uma dica bastante eficaz é realizar testes com uma equipe de funcionários, podem ser do RH e DP, com diferentes jornadas, benefícios e outras características individuais de cada contrato de trabalho para checar se o sistema está funcionando de forma plena, e se é necessário realizar algum tipo de ajuste.

No momento da inserção dos dados dos colaboradores toda atenção é necessária, Se for possível importar de outro sistema as chances de erros são menores, mas com o cadastro manual é necessário fazer checagens múltiplas durante o processo para evitar erros.

Descarte seguro dos relógios de ponto antigos

Ao trocar o sistema de controle da jornada de trabalho, depois da instalação e funcionamento pleno do software de ponto eletrônico chega o momento de se desfazer do antigo equipamento de forma segura e sustentável.

O primeiro passo é apagar todas as informações dos colaboradores, empresa e outras mais que tenham sido registradas e armazenadas no equipamento, isso é prioritário. O passo seguinte é remover a bateria, caso haja, do equipamento, para fazer o descarte dela separada.

Busque informações sobre os locais de entrega do material. Cheque com a empresa onde adquiriu o equipamento, se possível. Caso não consiga, procure centros de descarte na internet, entre em contato, solicite a retirada ou o envio.

Integração de sistemas: como conectar ponto à folha, ERP e sistemas de RH

Para que uma empresa seja eficiente e competitiva a integração de sistemas é imprescindível, pois as inúmeras vantagens que ela oferece possibilitam a otimização dos mais variados setores, permitindo que seus colaboradores se dediquem a tarefas mais importantes e estratégicas.

Para quem ainda tem qualquer dúvida sobre a importância da integração de sistemas para o RH moderno, e a conexão entre ponto, folha e ERP, redigimos um artigo bastante esclarecedor e de fácil compreensão. 

Aqui vamos apresentar os quatro benefícios estratégicos principais: conformidade trabalhista, eficiência operacional, melhoria na experiência do colaborador e qualidade de dados para analytics, bem como explicar o fluxo ideal de dados entre os sistemas e os tipos de integração disponíveis (nativa, API, iPaaS). 

O que é integração de sistemas e por que ela é vital para o RH moderno?

A integração de sistemas é o processo de conectar os diversos softwares e programas utilizados por uma empresa com o objetivo de compartilhar dados, complementar as informações uns dos outros e automatizar o maior número de tarefas possível.

Por meio da integração de sistemas é possível conectar o sistema de registro de ponto com o programa responsável pelas folhas de ponto e pagamento, possibilitando a troca de informações entre eles, promovendo maior assertividade, transparência, agilidade, consistência e tudo isso em conformidade com a legislação.

Através desta integração os processos se tornam muito mais eficientes, pois com o compartilhamento de informações as tarefas que eram manuais se tornaram automatizadas, reduzindo os erros, duplicidade e a repetição na execução de inúmeros trabalhos, e com isso a rotina dos profissionais da área é positivamente impactada, pois se torna possível direcionar os esforços para as funções estratégicas.

Os 4 benefícios estratégicos de integrar ponto, folha e ERP

Para que você compreenda melhor a importância de integrar os sistemas da empresa, vamos enumerar alguns dos mais importantes benefícios que os setores podem obter com este processo:

Redução de erros e maior conformidade trabalhista

Quando os sistemas são integrados, uma parte considerável das tarefas são automatizadas, reduzindo bastante a margem de erros operacionais, falhas humanas e o lançamento de informações em duplicidade.

Com os dados inseridos através de uma única fonte há maior consistência nas informações  compartilhadas, já que elas estarão iguais em todos os softwares e sistemas utilizados, além da otimização dos processos, já que os sistemas eletrônicos elaboram relatórios com os dados necessários, como por exemplo quantidade de horas extras a serem pagas por funcionário, já transferindo a informação para o programa da folha de pagamento de forma precisa.

Com a integração de sistemas as informações necessárias para auditorias e fiscalizações ficam armazenadas de forma segura, com acesso facilitado e em conformidade legal, reduzindo significativamente o risco de ações judiciais e passivos trabalhistas.

Eficiência operacional e economia de tempo

Outro ponto que precisa ser mencionado é a eficiência operacional que a integração de sistemas promove, uma vez que a grande maioria das tarefas manuais deixam de existir, permitindo que a equipe direcione seus esforços para ações estratégicas.

O retrabalho, para correção de erros manuais, também deixa de acontecer, pois os dados são lançados em um único sistema e compartilhados por todos os que forem autorizados a acessá-los e estiverem integrados, economizando tempo e evitando a duplicidade na inserção de informações.

Com a integração dos sistemas o fluxo de dados se torna mais rápido e eficiente, pois é possível acompanhar todas as informações inseridas em tempo real. Os sistemas podem elaborar relatórios com os dados de cada setor e as informações podem ser facilmente encontradas com uma busca por palavras-chave, como por exemplo os adicionais que devem entrar na folha de pagamento do mês corrente.

Melhoria na experiência do colaborador

Apesar de mudanças algumas vezes causarem um certo estranhamento no início, os colaboradores poderão perceber de forma muito rápida as inúmeras vantagens decorrentes da integração de sistemas.

O acesso às informações se torna mais simples e centralizado, sem que seja preciso procurar por elas em arquivos manuais, sem que seja preciso solicitar a outro departamento, promovendo maior autonomia.

Os processos se tornam mais simplificados e ágeis, há uma considerável redução na burocracia, e isso reflete de forma muito positiva na rotina dos colaboradores, promovendo maior satisfação e por consequência isso acaba se refletindo no aumento da produtividade.

Dados confiáveis para People Analytics

Utilizar os dados que ficam disponíveis mais facilmente com a integração de sistemas para análises estratégicas de People Analytics, proporciona uma base confiável para a tomada de decisões estratégicas.

As informações armazenadas e disponibilizadas com a integração de sistemas são confiáveis, e oferecem os mais diferentes tipos de dados, como histórico de cargos e salários, avaliações de desempenho, pontos fortes e melhorias necessárias, data de admissão, entre outros.

De posse desses dados é possível realizar pesquisas de clima empresarial bem embasadas, implementar políticas organizacionais direcionadas, estabelecer metodologias de governança, buscar plataformas de treinamento, e uma série de outras melhorias que vão impactar na experiência dos colaboradores, melhorar o clima organizacional, aumentar o engajamento e a produtividade, além de servirem como base para novos processos de recrutamento e seleção.

O fluxo ideal de dados: como a informação deve trafegar entre os sistemas

Para que a integração de sistemas ofereça o melhor resultado possível, definir como vai funcionar o fluxo de informações é muito importante, como mostraremos a seguir:

Do registro de ponto ao fechamento da folha: um caminho automatizado

Para que o fluxo de dados ocorra de forma ideal para a empresa e setores de RH e DP, o caminho a seguir seria o descrito abaixo:

• Registro de ponto dos colaboradores em um relógio de ponto eletrônico integrado aos demais sistemas, entradas, saídas, intervalos, atrasos, faltas, e outros acontecimentos que podem variar de acordo com a área de atividade da empresa e jornada de trabalho.
• Depois de armazenados os dados da jornada de trabalho, o sistema processa os registros, trata as ocorrências fora do padrão, como as horas extras, adicionais, faltas, atrasos e outras ocorrências dentro do próprio software.
• Os dados já tratados, apurados e validados são compartilhados automaticamente com os sistemas integrados, como os de folha de ponto e pagamento, os de obrigações fiscais, em tempo real.
• Com o fechamento da folha de pagamento realizado de forma automática pelo sistema, há a elaboração dos holerites, os relatórios administrativos são gerados, as informações sobre os funcionários são enviadas para o eSocial e os impostos podem ser escolhidos, pois já estarão calculados, com quase nenhuma ou nenhuma intervenção manual. 

Da admissão e desligamento no ERP para a folha e o ponto

Já no caso da integração de sistemas que envolvem a admissão de novos funcionários até o seu desligamento, o processo é muito mais fácil do que quando era feito de forma manual. 

• O registro do novo colaborador é feito no ERP com todas as suas informações pessoais, as informações sobre seu contrato e as financeiras, e esses dados são sincronizados automaticamente com o sistema de ponto.
• Já com as informações pertinentes dos funcionários cadastrados, ele pode iniciar sua jornada e registrá-la normalmente no primeiro dia. 
• As informações também são compartilhadas com o sistema da folha de ponto e de pagamento, e o novo colaborador já tem suas informações financeiras e de jornada de trabalho integradas para que os cálculos sejam feitos de salários e benefícios sejam realizados de forma automática.
• Posteriormente é feito o acompanhamento das informações, e elas são validadas para que os departamentos pessoal e de RH possam gerenciar facilmente.
• Em caso de demissões, o desligamento é registrado no ERP, com todas as informações pertinentes, o sistema de ponto é atualizado, o acesso do colaborador é bloqueado e todas estas informações são integradas com a folha de pagamento para a elaboração da rescisão contratual, documentos legais e pagamento das verbas rescisórias.

Tipos de integração: qual a melhor para a sua empresa?

Existem diferentes processo de integração de sistemas, vamos conhecer alguns deles a seguir:

Integração Nativa (Plug-and-Play)

Para realizar a integração de sistemas via Plug-and-Play, a Integração Nativa, a conexão é bastante simples e se dá de forma direta. Ela integra dois ou mais sistemas, sejam eles softwares, aplicativos ou plataformas sem necessidade de desenvolvimento customizado ou uso de plataformas intermediárias. É tão fácil quanto conectar uma impressora a um computador.

Integração via API

A integração de sistemas via API, Interface de Programação de Aplicações, funciona através da troca de informações entre aplicações. Os sistemas integrados enviam mensagem de solicitação entre si, e recebem uma resposta com os dados ou resultado da ação, de forma automatizada.

As APIs funcionam como mediadores, pois são elas que possibilitam a troca de informações entre os diferentes sistemas integrados de forma automática, em tempo real, sem que seja necessária participação de funcionários para que os sistemas estejam atualizados.

Plataformas de Integração como Serviço (iPaaS)

A integração de sistemas via iPaaS, ou Plataforma de Integração como Serviço, conecta diferentes softwares, sistemas e aplicativos através de interface salva em nuvem utilizando ferramentas de baixo código.

Esse tipo de serviço é capaz de gerenciar fluxos de trabalho e troca de dados, de forma segura e dentro das regras da LGPD. Os conectores são pré-construídos e utilizam APIs para que os usuários liberados possam acessar as informações, gerenciar as integrações e criar um fluxo de trabalho personalizado.

Ferramentas de RH: guia estratégico para modernizar a gestão de pessoas

Para uma gestão de pessoas mais eficiente e conectada, o uso de ferramentas de RH é imprescindível, pois elas otimizam todos os setores da empresa, permitem que os funcionários de todas as áreas se concentrem em atividades estratégicas e reduzem diversos problemas decorrentes de processos manuais.

Para que fique mais fácil compreender o conceito e a importância estratégica das ferramentas de RH, montamos um pequeno manual, explicando sua importante função na transformação digital do departamento. 

Vamos detalhar as seis categorias essenciais para 2026 (recrutamento, desempenho, aprendizagem, engajamento, operacional e analytics), orientar na seleção das melhores soluções para cada negócio, especialmente no que se refere à integração entre sistemas. 

Também demonstraremos como essas ferramentas geram eficiência operacional e melhoram a experiência do colaborador, tornando a empresa um lugar bem avaliado e desejado pelos talentos que estão em busca de recolocação profissional.

O que são e para que servem as ferramentas de RH?

As ferramentas de RH são soluções tecnológicas, como softwares, aplicativos ou plataformas, que são desenvolvidas para auxiliar o processo de gestão de pessoas, otimizar os processos e deixar os setores de RH e também DP mais eficientes, estratégicos e ágeis.

Elas são utilizadas para reduzir a burocracia, facilitar o compartilhamento de informações, otimizar as tarefas administrativas de forma a permitir que o foco dos profissionais do setor possa ser direcionado para o recrutamento e desenvolvimento de talentos, no aprimoramento da cultura organizacional e na gestão da mão de obra da empresa para que seu desempenho seja cada vez melhor.

Por que investir em ferramentas de RH é crucial para a estratégia da empresa?

O trabalho do setor de RH é cada vez mais pautado em ferramentas tecnológicas, pois elas contribuem significativamente para aumentar a eficiência em diversos aspectos, como mostraremos a seguir:

Do operacional ao estratégico: a transformação digital do RH

Com a automatização de tarefas através de ferramentas de RH, os processos manuais e repetitivos deixam de existir, reduzindo o número de erros e permitindo que o foco da equipe seja direcionado para atividades estratégicas.

Mais uma das vantagens de utilizar ferramentas de RH é a centralização das informações, pois os dados de funcionários e da jornada de trabalho são armazenados de forma segura, acessível tanto para a equipe que trata as informações quanto para os colaboradores que vão conseguir acompanhar os seus registros e em caso de auditoria ou fiscalização.

Muitas dessas informações coletadas são tratadas pelas ferramentas de RH, como as do sistema de registro de ponto eletrônico da TWO RH, que elaboram e emitem relatórios fundamentais para a análise de desempenho dos colaboradores, oferecendo suporte para a tomada de decisões estratégicas.

Ganho de eficiência, redução de erros e melhoria na experiência do colaborador

Como mencionamos antes, o trabalho manual e repetitivo é mais propenso a erros, que são praticamente eliminados através das ferramentas de RH, melhorando a experiência dos profissionais de RH, pois com a automatização de tarefas burocráticas suas habilidades podem ser melhor aproveitadas.

A vantagem competitiva cresce, já que os processos de recrutamento, contratação, retenção e desenvolvimento de talentos ganham destaque com a maior eficiência dos profissionais da área, profissionais estes que preferem trabalhar em empresas que adotam ferramentas que sejam capazes de oferecer maior transparência e conformidade legal.

O uso de ferramentas de RH também é uma motivação a mais, gerando engajamento e satisfação dos colaboradores, e por consequência é possível alcançar um aumento significativo na produtividade e lucratividade, fazendo com o que o setor de RH seja um parceiro importante no crescimento e desenvolvimento organizacional.

As 6 categorias essenciais de ferramentas de RH para 2026

Vamos apresentar abaixo algumas das principais ferramentas de RH utilizadas:

Recrutamento e Seleção (ATS)

Na parte de Recrutamento e Seleção os ATS, ou Applicant Tracking System (Sistema de Rastreamento de Candidatos), é um software que otimiza todo o processo, pois ele automatiza todas as etapas.

Tudo é feito de forma digital, a divulgação da vaga, o recebimento, armazenamento, classificação e triagem de currículos, agendamento das entrevistas e admissão, otimizando essas tarefas, e possibilitando um gerenciamento mais eficiente do processo de contratação, pois é possível selecionar candidatos com o uso de palavras-chave.

Gestão de Desempenho e Feedback

Mais uma parte importante do setor que é otimizada pelas ferramentas de RH é a gestão de desempenho, que pode ser feita através de plataformas digitais e softwares, que são capazes de mensurar e avaliar o desempenho individual e em equipe, obtendo embasamento para a tomada de decisão estratégica.

Através deste tipo de processo é possível avaliar se as expectativas estão sendo atingidas, o que pode ser feito para melhorar a produtividade e desenvolver as habilidades individuais, promovendo uma comunicação mais eficiente e oferecendo um feedback assertivo e construtivo, de forma a engajar e motivar os colaboradores.

Podem ser utilizadas: avaliações de desempenho 360°, MBO ou gestão por objetivos, matriz nine box, pesquisas de pulso e engajamento, softwares de RH integrados que centralizam dados sobre a trajetória dos funcionários e sessões de feedback.

Aprendizado e Desenvolvimento (LMS)

Para medir o desenvolvimento e o aprendizado de cada colaborador, o sistema LMS, Learning Management System, centraliza os  cursos e programas de treinamento, administrando as informações, documentando o processo e monitorando todo o ciclo dos colaboradores de forma individual e conjunta.

O Sistema de Gestão de Aprendizado consegue medir o desenvolvimento e a aprendizagem pois funciona como um ambiente virtual de treinamentos, o que o torna capaz de mensurar o progresso e a eficiência de cada curso ou treinamento oferecido, além de poder se integrar a outras ferramentas de RH para gestão de pessoas.

O LMS permite que os gestores acompanhem o progresso individual de cada colaborador, sua evolução no treinamento, o tempo gasto em cada módulo e os resultados das atividades propostas, gerando relatórios minuciosos, dashboards com um panorama analítico e ainda emitem certificados de conclusão do curso.

Engajamento e Clima Organizacional

Mais uma ferramenta de RH bastante útil é a que mede o engajamento e o clima organizacional, que são as pesquisas de pulso, eNPS e softwares que avaliam como se sentem os colaboradores de forma individual e coletiva.

Os KPIs que medem o comprometimento, satisfação, absenteísmo e turnover e essas respostas contribuem para que os gestores identifiquem gargalos e problemas e implementem mudanças estratégicas para melhorar o ambiente organizacional e o engajamento dos colaboradores.

RH Operacional (Folha, Ponto, eSocial)

Uma das mais úteis ferramentas de RH é o REP, o Registro Eletrônico de Ponto, que é o sistema que armazena as informações do registro da jornada de trabalho necessárias para a elaboração das folhas de ponto e pagamento.

Além de armazenar os dados, o sistema de registro de ponto eletrônico, como os da TWO RH, podem ser integrados a outros softwares de gestão já utilizados pelas empresas, e oferecem todas as informações para o eSocial, recolhimento de tributos, FGTS, INSS e todos os compromissos fiscais das empresas, tudo em conformidade legal e automatizada.

People Analytics

O People Analytics é uma ferramenta de RH que fornece insights derivados da análise de dados comportamentais e do desempenho dos colaboradores, o que permite aos gestores utilizar estatísticas para a tomada de decisões estratégicas no setor de RH. 

Essa metodologia coleta, analisa e transforma as informações em relatórios que auxiliam no recrutamento e seleção, na gestão de pessoas, consegue prever futuros desligamentos e ainda contribui de maneira significativa para melhorar a experiência dos funcionários.

Como escolher as melhores ferramentas para o seu negócio?

Para escolher as melhores ferramentas de RH para sua empresa é preciso analisar alguns fatores importantes, como os objetivos estratégicos do seu negócio, os problemas a serem resolvidos e as necessidades dos colaboradores. 

Defina as metas a serem alcançadas, como melhorar o processo de recrutamento e seleção ou a implementação de um sistema eficiente de treinamento. Relacione os problemas a serem resolvidos, que podem ser um processo de contratação pouco eficiente ou a alta rotatividade de funcionários. 

Considere as ferramentas necessárias para que os colaboradores possam atingir os objetivos e solucionar os problemas recorrentes. Na sequência é preciso pesquisar sobre que ferramentas podem atender melhor às demandas organizacionais.

Leve em conta a sua usabilidade, se ela é de fácil aprendizado e manuseio. Verifique previamente se a ferramenta pode ser integrada aos sistemas já utilizados pela empresa. Analise se todas as funcionalidades necessárias já fazem parte do sistema ou se ele pode ser personalizado de acordo com sua área de atividade e suas demandas.

Converse com os vendedores sobre a escalabilidade do sistema, se ele é capaz de se adaptar à expansão do seu negócio. Verifique se há disponibilização de treinamento e material informativo, e não deixe de se certificar que há suporte no pós-venda, como assistência técnica presencial e remota, e qual o prazo médio para resposta e atendimento em caso de emergência.

A integração entre sistemas: a chave para um RH verdadeiramente conectado

De fato a integração dos sistemas utilizados em uma empresa é capaz de impactar positivamente o funcionamento da empresa de uma maneira geral, especialmente dos setores de RH e DP, pois permite que muitos dos processos que vêm sendo feitos de forma manual sejam automatizados.

O compartilhamento de informações entre os sistemas é a chave para minimizar erros, reduzir os custos, eliminar o retrabalho, promover maior eficiência operacional, combater a duplicidade de informações lançadas, além de garantir maior precisão e transparência, com dados precisos e atualizados em tempo real.

Cabe ressaltar que as ferramentas de RH proporcionam a conexão das empresas com diversos órgãos públicos para envio de informações fiscais, unifica dados, facilita o acesso a informações, e contribui imensamente para uma gestão eficiente de pessoas, promovendo uma visão estratégica das equipes e seus resultados.